AIIM: Уровень управления электронными документами всё еще лишь догоняет уровень бумажного делопроизводства

В конце сентября 2009 года ассоциация специалистов в области управления контентом AIIM в серии «Обзоры состояния отрасли» (AIIM Industry Watch) опубликовала документ под названием «Электронное управление документами: всё еще догоняет бумажное делопроизводство» (Electronic Records Management - still playing catch-up with paper).

Отчёт выпущен по итогам опроса 768 индивидуальных членов AIIM, проведенного с 30 июля по 18 августа 2009 года с использованием веб-инструментария. При анализе во многих случаях исключались данные по организациям с менее чем десятью сотрудниками, а также ответы, полученные от поставщиков продуктов и услуг для управления контентом. Отчет можно скачать на сайте ассоциации, по адресу http://www.aiim.org/Research/Electronic-Records-Management-Research.aspx (требуется пройти регистрацию).

Общий вывод, сделанный авторами отчета, следующий: в большинстве организаций к электронным документам всё ещё относятся менее серьёзно, чем к бумажным. Ответственность за применение хорошей практики управления документами к электронным документам, похоже, лежит скорее на ИТ-службе, чем на службе делопроизводства; и даже там, где разработаны хорошие регламенты, они часто не выполняются, и их исполнение не контролируется.

При этом, однако, всё большее число организаций гармонизируют свои регламенты и процедуры управления электронными и бумажными документами. Многие переходят на чисто электронную модель, связывая воедино свои хранилища документов и информации с целью улучшить процесс выемки поиска и документов в случае судебных разбирательств, а также повысить эффективность оперативной работы.

Основные результаты опроса:

• В 56% организаций объёмы бумажных документов по-прежнему стабильно растут,  но в 22% - наконец-то появились признаки их сокращения. Одновременно в 70% организаций объёмы электронных документов «увеличиваются быстро», и, как и можно было ожидать, не сокращаются ни в одной организации.
  
  
• В половине организаций поступающие бумажные документы сканируются и затем сохраняются в электронном, а не в бумажном виде. Примерно треть коммерческих организаций подумывает о переходе на чисто электронное хранение документов.
  
  
• Что же касается второй половины организаций, то помимо того, что входящие бумажные документы вручную формируются в дела, в 40% из них вновь созданные офисные документы, а также сообщения электронной почты регулярно распечатываются, для того, чтобы подшить их в бумажные дела.
  
  
• Вероятность отнесения респондентами электронных документов к категории «не управляемых организацией» вдвое выше, чем для бумажных документов.
  
  
• 71% организаций имеют процедуру приостановления уничтожения бумажных документов в случае возникновения судебных исков, к которым те могут иметь отношение. Только 57% организаций имеет подобную процедуру для электронных документов.
  
  
• Процедура отбора и выемки относящихся к делу бумажных документов в случае судебного разбирательства будет затяжной (месяц и более) в 25% организаций, в то время как в случае выемки электронных документов – только в 17% организаций.
  
  
• Большинство компаний при проведении отбора и выемки электронных документов в случае судебных разбирательств полагается на ИТ-службу, в то время, как с бумажными документами разбираются специалисты службы делопроизводства и деловых подразделений.
  
  
• 13% организаций уже используют специальные средства для отбора и выемки документов, и ещё 22% планируют внедрить такие средства. 42% используют для этих целей свои электронные системы управления контентом или документами, и 12% - «Корпоративный поиск» (Enterprise Search – единая система поиска по ряду корпоративных хранилищ информации и документов).
  
  
• Из числа организаций, не имеющих электронных систем управления документами/контентом, 60% не смогут, в случае возникновения проблем, заявить о своей уверенности в том, что их электронные документы не были модифицированы, уничтожены, и что к ним не было неавторизованного доступа.
  
  
• 38% опрошенных признали, что в их организации отсутствует или очень слаб контроль исполнения политики в области управления документами; в 55% организаций отсутствуют руководства по работе с важными сообщениями электронной почты как с документами.
  
  
• 31% организации имеет 20 и более хранилищ контента, которые было бы полезно как-то связать друг с другом. В качестве наиболее приоритетного контента рассматривается электронная почта.
  
  
• В 35% организаций для объединения хранилищ контента используются самостоятельно разработанные средства; ещё 28% использует заказные средства, разработанные для них поставщиками. Спецификация CMIS (Content Management Interoperability Services – службы обеспечения интероперабельности при управлении контентом) заинтересовала пока что 15% организаций.
  
  
• Половина организаций «допускает возможность» хранения документов у местного, идентифицируемого поставщика услуг внеофисного хранения; однако 77% заявили о том, что никогда не будут хранить свои документы в публичном «облаке» (типа того, что предлагают Google, Amazon и Microsoft), даже если получат гарантии того, что хранилище будет располагаться на национальной территории. Однако 67% готовы подумать об использовании корпоративного или государственного «облака».
  
  
• Две трети организаций сохраняют существенную часть своих документов в исходных форматах, таких как Word и Excel, - хотя треть организаций планирует перейти в течение трёх лет на формат PDF/A.
  
  
• Более 70% организаций не имеют каких-либо планов и не предпринимают мер, направленных на обеспечение долговременной архивации электронных документов. У них отсутствуют политики миграции на новые носители и в новые форматы иили виртуализации программных приложений.
  
  
• Ожидается, что расходы на управление документами в течение ближайших 12 месяцев в целом возрастут. В отношении расходов на консультационное облуживание, ожидается небольшое снижение.

Источник: сайт AIIM
http://www.aiim.org/Research/Electronic-Records-Management-Research.aspx