Перемены – это новые возможности, часть 2: Как управлять изменениями

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.ru/2014/12/1_30.html )

Вторая часть заметки Росса Непина (Ross Nepean), вице-президента по глобальному маркетингу американской компании Tab ( http://www.tab.com , поставщик решений для управления документами), была опубликована на блоге компании 4 декабря 2014 года.

В первой части этой заметки мы говорили о преимуществах принятия изменений и использования их как возможности для улучшения своей программы управления документами.

К сожалению, не все инициативы по осуществлению перемен идут в соответствии с планами. Нервирующе высока частота неудач, например, проектов конверсии (миграции) документов и внедрения электронных систем управления документами.

Чтобы помочь Вам избежать подобной участи, мы хотим поделиться советами, которые помогут вам успешно пройти путь перемен в Вашей программе управления документами.

Правильное отношение к переменам

По опыту участия на протяжении многих лет в широком спектре проектов, мы отметили несколько ключевых подходов, которые успешных специалисты по управлению документами используют для управления изменениями.

Следование приведенным ниже 7 советам не только поможет Вам управлять рисками неудач, но и в конечном итоге обеспечит Вашему проекту больший успех после внедрения.

• Рассказывайте о том, какую отдачу получат пользователи. Если сотрудники основных деловых подразделений не поймут, в чём их интерес, то у Вас будут трудности с обеспечением их участия в проекте, как во время внедрения, так и после него. Четкую информацию об отдаче следует давать конечным пользователями как можно раньше по ходу этого процесса.


• Найдите друзей на верхних этажах иерархии. Для высшего руководства ключевым является ответ на вопрос: «Что от этого получит организация?». Чтобы заручиться поддержкой на высшем уровне, важно суметь объяснить, каким образом проект будет содействовать достижению деловых целей и стратегических приоритетов организации в целом.


• Выполните своё «домашнее задание»: оцените готовность к переменам. Есть много причин, по которым организация или её подразделение может оказаться не готовым к переменам. Для этого могут быть финансовые и правовые причины, а может быть и так, что сама программа управления документами является недостаточно передовой. Крайне важно знать, с чем предстоит столкнуться, и учесть этого в своих планах.


• Обдуманно «вступайте в сражения». Пытаться решать сразу все проблемы большого проекта «на одном дыхании» - не всегда хорошая идея. Кроме того, трудно добиться признания всего проекта целиком. Поэтапное развертывание проекта в стадии, или же проведение пилотных проектов способствуют решению этих проблем. После ряда успехом меньшего масштаба будет проще добиться одобрения более широкомасштабных внедрений.


• Создавайте сеть поддержки. Чтобы заручиться широкой поддержкой во всей организации или в её структурном подразделении, полезно создать небольшую группу продвигающих проект людей – например, проектный комитет или рабочую группу. Эти люди будет пропагандировать проект и обеспечат очень нужную помощь по мере его развёртывания.


• Активно распространяйте информацию. План распространения информации имеет жизненно важное значение для успеха. Следует принять во внимание уникальные информационные потребности каждой группы заинтересованных сторон и обеспечить регулярное предоставление информации через различные каналы.


• Планируйте ход изменений, и меняйте план по мере необходимости. Официальный, оформленный в письменном виде план - это ещё один важный инструмент для достижения успеха. Как минимум, план должен включать цели проекта и показатели, используемые для оценки успешности; главное направление и основные вехи; потребности в ресурсах, а также анализ рисков проекта. В то же время специалисты по управлению документами должны быть готовы скорректировать план по мере необходимости – скорее всего, такие корректировки понадобятся!

Добавили бы Вы что-нибудь к этому списку? Какие уроки Вы извлекли при реализации изменений в Вашей программе управления документами?

Росс Непин (Ross Nepean)

Источник: сайт компании Tab
http://recordsmanagement.tab.com/records-management-best-practices/change-equals-opportunity-part-2-how-to-manage-change/