Кто не идёт вперед, тот идёт назад

Сроки хранения документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость

2012-02-03T00:05:00.020+04:00

Общий срок хранения документов по налоговому учету установлен в Налоговом Кодексе.

Налоговый Кодекс Российской Федерации (часть первая)

Статья 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов;

В постановлении Правительства установлены сроки хранения документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость.

Журнал учета, составленный на бумажном носителе или в электронном виде, хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи. В прежних «Правилах ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, сроки хранения этих документов не были установлены.

Хранению в течение «в течение не менее 4 лет с даты последней записи» подлежат также следующие документы, не регистрируемые в журнале учета (п.15 Приложения №3)

а) Полученные документы:
Заверенные в установленном порядке комиссионером (агентом): копии счетов-фактур, полученных комитентами (принципалами) на бумажном носителе, выставленных продавцом комиссионеру при приобретении для комитента товаров (работ, услуг) или имущественных прав, и переданных комиссионером комитенту. В случае выставления продавцом счетов-фактур в электронном виде, комитент должен хранить счета-фактуры, выставленные продавцом комиссионеру, им полученные и переданные комитенту;

Таможенные декларации (их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации / индивидуальным предпринимателем), платежные и иные документы, подтверждающие уплату НДС, - в отношении товаров, ввезенных на территорию РФ;

Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов с отметками налоговых органов об уплате НДС или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации, копии платежных и иных документов, подтверждающих уплату налога на добавленную стоимость, - в отношении товаров, импортируемых на территорию РФ с территории государства - члена Таможенного союза;

Заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС - при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей;

Документы(или их нотариально заверенные копии), которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав, и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ;

Первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), полученных имущественных прав в целях восстановления суммы налога в порядке, установленном подпунктом 4 пункта 3 статьи 170 Налогового кодекса РФ.
б) Переданные нотариально заверенные копии документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав, и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации;

в) Иные документы, подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком: бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы налога в соответствии с пунктом 6 статьи 171 Налогового кодекса РФ и платежно-расчетный документ, свидетельствующий о перечислении суммы налога в бюджет, подлежащий регистрации налоговым агентом, указанным в пункте 4.1 статьи 161 Налогового кодекса РФ, в книге продаж, дополнительном листе книги продаж и в случаях, установленных статьей 171 Налогового кодекса Российской Федерации, - в книге покупок.

Изменены сроки хранения книг покупок и продаж. Ранее эти документы требовалось хранить 5 лет с даты последней записи, теперь этот срок сокращён до 4 лет:

Было: «Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914)

15. Книга покупок хранится у покупателя в течение полных 5 лет с даты последней записи.

27. Книга продаж хранится у поставщика в течение полных 5 лет с даты последней записи.

Стало:

«Форма книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила ее ведения» (Приложение № 4 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137)

п.24 … Книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи.

«Форма книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила ее ведения» (Приложение № 5 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137)

п.22 … Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся не менее 4 лет с даты последней записи.

Мой комментарий: Фактически требования к работе с документами, применяемыми при расчетах по налогу на добавленную стоимость, ужесточаются. Требуется более тщательная их регистрация и организация хранения на протяжении установленных сроков.

Использование смешанного документооборота создаст дополнительные проблемы в организации документационного обеспечения этой деятельности, поэтому при принятии решения о переходе на использование электронных счетов-фактур необходимо учитывать риски, которые при этом возникают. Кроме того, организациям придется существенно переработать свою внутреннюю нормативную базу.

Источник: Консультант Плюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=124837

Перечень 2010 года снова «под огнём»

2012-02-02T10:00:00.030+04:00

Передышка в «битве за Перечень» была недолгой. Перечень был повторно опубликован 19 сентября 2011 года, а, как оказалось, уже 25 октября 2010 года «Норильский никель» снова подал в Высший Арбитражный Суд исковое заявление к Министерству культуры РФ. Он собирается до конца выяснить вопрос, поставленный перед Высшим Арбитражным Судом при рассмотрении предыдущего дела в августе-сентябре 2011 года. С 19 января 2012 года к иску в качестве соиcтца присоединился Красноярский речной порт. Рассмотрение дела № ВАС-14589/2011 назначено на 15 февраля 2012 года, и его будет рассматривать тот же судья.

«Норильский никель» настаивает на признании недействующим приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» в части, в которой данным нормативным правовым актом на акционерные общества и другие коммерческие организации, которые не подведомственны федеральным органам государственной власти, включая заявителя, возлагаются обязанности по хранению перечисленных в Перечне документов.

На этот раз «Норникель» просит признать приказ недействующим на том основании, что на момент издания приказа у ведомства отсутствовали «полномочия по утверждению перечней типовых архивных документов, образующихся в деятельности коммерческих организаций».

Как я и предполагала, очередное обострение судебного противостояния «Русала» и «Норникеля» (10 ноября 2011 года Третий арбитражный апелляционный суд частично удовлетворил иск «Русала», обязав «Норникель» представить своему акционеру часть запрошенных тем документов) тут же привело к возобновлению спора о правомочности использования Перечня типовых архивных документов в качестве перечня документов, которые должны представляться по требованию акционеров.

В итоге нас ждет вторая серия разбирательств.

Источники: Официальный сайт Высшего арбитражного суда / сайт газеты «Извести» / сайт «Право.ru»
http://www.izvestia.ru/news/513787
http://pravo.ru/news/view/63179/
http://kad.arbitr.ru

Дополнительные материалы:

Посты на блоге

«Так каким перечнем должны пользоваться акционерные общества?», 7 декабря 2010 года, http://rusrim.blogspot.com/2010/12/blog-post_5183.html

«Высший арбитражный суд рассмотрит требование о признании недействующим Перечня типовых управленческих архивных документов», 27 июня 2011 года, http://rusrim.blogspot.com/2011/06/blog-post_27.html

«Перечень типовых архивных документов 2010 года признан судом неопубликованным, не вступившим в силу и не подлежащим применению», 7 сентября 2011 года, http://rusrim.blogspot.com/2011/09/2010.html

«Перечень 2010 года опубликован повторно», 3 октября 2011 года, http://rusrim.blogspot.com/2011/10/2010.html

«Арбитражная практика: Перечень типовых управленческих документов не является перечнем документов, подлежащих предоставлению по требованию акционера», 12 октября 2011 года, http://rusrim.blogspot.com/2011/10/blog-post_12.html

Арбитражная практика: Теперь уже Арбитражному суду Москвы придется решать вопрос с Перечнем типовых архивных управленческих документов, 13 января 2012 года, http://rusrim.blogspot.com/2012/01/blog-post_7063.html

Статьи

«Арбитражная практика: Так каким же перечнем пользоваться акционерным обществам?», журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии», № 3, 2011 г., http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=82609

«Страна осталась без Перечня типовых управленческих архивных документов!», журнал Делопроизводство и документооборот на предприятии. № 10, 2011 г., С.12-25, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=87047&SECTION_ID=771

Правительство Евросоюза опубликовало проект нового законодательства о персональных данных, часть I

2012-02-02T00:07:00.000+04:00

25 января 2012 года Европейская Комиссия (правительство Евросоюза), в рамках намеченного кардинального пересмотра политики в области защиты персональных данных, опубликовала проект обязательных для членов Евросоюза правил (в отличие от директив, которые каждая страна может реализовывать по-своему), регламентирующих обработку персональных данных и свободно перемещение таких данных.

Документ по названием COM(2012) 11/4 «Draft Proposal for a Regulation of the European Parliament and of the Council on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (General Data Protection Regulation)» доступен по адресу http://ec.europa.eu/justice/data-protection/document/review2012/com_2012_11_en.pdf .

Вторым ключевым документом, подготовленным в рамках реформы, является «Проект Директивы европейского парламента и Совета о защите физических лиц в плане обработки их персональных данных компетентными органами с целью предотвращения, расследования, обнаружения или преследования уголовных преступлений либо исполнения уголовных наказаний, и о свободном перемещении таких данных» (COM(2012) 10 final "Proposal for a Directive of the European Parliament and of the Council on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by competent authorities for the purposes of prevention, investigation, detection or prosecution of criminal offences or the execution of criminal penalties, and the free movement of such data", Brussels, 25.1.2012, http://ec.europa.eu/justice/data-protection/document/review2012/com_2012_10_en.pdf ).

На странице сайта Еврокомиссии доступен ряд других материалов, связанных с реформой, см. http://ec.europa.eu/justice/newsroom/data-protection/news/120125_en.htm .

В тот же день перед журналистами выступила уполномоченный Еврокомиссии по этим вопросам Вивиан Рединг (Viviane Reding, см. фото); видеозапись её пресс-конференции доступна по адресу http://bambuser.com/channel/privateuser/broadcast/2313394

Вивиан Рединг отвечает на вопросы журналистов

В своем выступлении Рединг больше всего говорила о необходимости изменений в сфере защиты персональных данных в интересах повышения конкурентоспособности европейской экономики. Новое, единое для всех стран-членов Евросоюза законодательство позволит существенно облегчить бремя, связанное с исполнением требований по защите персональных данных, особенно для мелких и средних предприятий. Единство законодательства позволит организовать взаимодействие организаций с властями таким образом, что орган по защите персональных данных в стране регистрации станет единой точкой контакта.

Что касается интересов граждан, то, по мнению Рединг, основная отдача для них последует от укрепления доверия граждан к операторам персональных данных, что позволит им шире пользоваться онлайн-услугами (и заодно это будет способствовать росту «электронного» сектора экономики). У граждан будет право «быть забытыми» (т.е. потребовать быстрого, без излишних формальностей, уничтожения оператором их персональных данных), - но лишь постольку, поскольку это не противоречит правам и свободам других лиц и организаций, а также интересам общества в целом.

Рединг особенно подчеркнула, что универсальных, ничем не ограниченных прав не бывает. В частности, права граждан на неприкосновенность их частной жизни ограничиваются, например, законными интересами общества в сфере обеспечения безопасности, борьбы с серьёзными преступлениями. Соответственно, новое законодательство упростит обмен персональными данными между силовыми структурами стран-членов Евросоюза.

Для России имеет смысл внимательно следить за развитием событий, и не только потому, что Европа для нас важнейший торговый партнер, но и в связи с тем, что отечественное законодательство представляет собой, по сути дела, национальную адаптацию действующей европейской директивы о персональных данных. Вряд ли я ошибусь, предсказав, что, после вступления в силу новых европейских правил, в течение года-двух аналогичные изменения произойдут и в российском законодательстве.

(Продолжение следует)

Дополнительные материалы: Евгений Царев «Евросоюз открыто объявил о реформировании законодательства в сфере защиты персональных данных», http://www.tsarev.biz/news/evrosoyuz-o-reformirovanii-zakonodatelstva-o-personalnyx-dannyx/?utm_source=feedburner&utm_medium=feed&utm_campaign=Feed%3A+tsarev%2FKWeJ+(Информационная+безопасность+по-русски)

Источник: сайт Еврокомиссии
http://ec.europa.eu/justice/newsroom/data-protection/news/120125_en.htm

Правила ведения книг покупок и продаж

2012-02-02T00:05:00.022+04:00

Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 года № 1137 утверждены формы и правила заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в том числе установлены новые «Форма книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила ее ведения» (Приложение № 4) и «Форма книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила ее ведения» (Приложение № 5).

Книга покупок

Книга покупок ведется покупателями на бумажном носителе либо в электронном виде. В ней регистрируются выставленных продавцами счета-фактуры, в целях определения суммы НДС предъявляемой к вычету (возмещению) в установленном порядке (п.1). В книге покупок регистрируются не только счета-фактуры, но и другие документы, подтверждающие правомочность налоговых вычетов.

В книге покупок регистрируются:

Счета-фактуры, полученные от продавцов и зарегистрированные в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, по мере возникновения права на налоговые вычеты в порядке, установленном статьей 172 Налогового кодекса Российской Федерации (т.е. включать в книгу покупок можно только счета-фактуры, зарегистрированные в журналах регистрации – Н.Х.) (п.2),
Документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав в качестве вклада в уставный (складочный) капитал хозяйственных обществ и товариществ или паевых взносов в паевые фонды кооперативов, и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации (п.14),
Таможенные декларации на ввозимые товары и платежные документы, подтверждающие фактическую уплату таможенному органу налога на добавленную стоимость при ввозе товаров на территорию Российской Федерации (п.17)
Заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметками налоговых органов об уплате НДС, с указанием реквизитов документов, подтверждающих фактическую уплату НДС при ввозе на территорию РФ с территории государства - члена Таможенного союза товаров, в отношении которых взимание НДС осуществляется налоговыми органами (п.17),
Бланки строгой отчетности или их копии с выделенной отдельной строкой суммой НДС, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей (п.18)

Регистрируемые в книге покупок счета-фактуры могут быть получены на бумажном носителе и в электронном виде, а также заполнены комбинированным способом: частично с помощью компьютера, частично от руки, но с соблюдением установленных правил заполнения. Не соответствующие требованиям счета-фактуры регистрации не подлежат (п.2).

Мой комментарий: Следует отметить, что возможность комбинированного заполнения счета-фактуры впервые явным образом предусмотрена в нормативном акте. Ранее применение такого метода заполнения счетов-фактур служило налоговым органам поводом для отказа в возмещении НДС (см. например, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда по делу № А56-1949/2005 от 10 января 2006 года).

В некоторых, перечисленных в документе случаях счета-фактуры в книге покупок не регистрируются (п.19).

Установлены и требования к порядку оформления книги покупок. Аналогичные требования предъявляются и к порядку оформления книг продаж (п.22).

Форма книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила ее ведения (Приложение № 4 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137)

24. По истечении налогового периода, до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, книга покупок, составленная на бумажном носителе, подписывается руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем, прошнуровывается, ее страницы пронумеровываются. При этом страницы книги покупок, составленной на бумажном носителе организацией, скрепляются печатью организации. Дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе, подписываются руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем, прикладываются к книге покупок за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в том числе корректировочный) до внесения в него исправлений, пронумеровываются с продолжением сквозной нумерации страниц книги покупок за указанный налоговый период, прошнуровываются и скрепляются печатью.

Книга покупок, составленная в электронном виде организацией или индивидуальным предпринимателем за налоговый период, и дополнительные листы книги покупок, составленные в электронном виде за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в том числе корректировочный) до внесения в него исправлений, подписываются электронной цифровой подписью соответственно руководителя организации (уполномоченного им лица), индивидуального предпринимателя при их передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом Российской Федерации.

При такой формулировке получается, что электронные книги покупок и продаж не требуется заверять по истечении налогового периода подписью руководителя. С моей точки зрения, с документами, вне зависимости от вида носителя, нужно работать одинаково: если бумажная книга регулярно заверяется, то аналогичное требование следовало предъявить и к электронным книгам. Либо наоборот: если заверение нужно только тогда, когда книга представляется в налоговые органы, то следовало бы снять требование о заверении бумажной книги покупок сразу по окончании налогового периода.

Книга продаж

Книга продаж ведется на бумажном носителе либо в электронном виде, и предназначена для регистрации (п.1 Приложения № 5):

счетов-фактур,
контрольных лент контрольно-кассовой техники,
бланков строгой отчетности при реализации товаров, выполнении работ, оказании услуг населению,
платежно-расчетных документов, свидетельствующих о перечислении налоговыми агентами, указанными в пунктах 2 и 3 статьи 161 Налогового кодекса РФ, суммы налога за соответствующий налоговый период (п.15).

Регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. При этом единой регистрации подлежат счета-фактуры, составленные как на бумажном носителе, так и в электронном виде (п.2).

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=124837

Новый Южный Уэльс (Австралия): Передача документов в архивы – или миграция систем?

2012-02-01T11:00:00.000+04:00

Я уже не раз писала о проекте создания электронного государственного архива, реализуемом в австралийском штате Новый Южный Уэльс (см. http://rusrim.blogspot.com/search/label/Новый Южный Уэльс ). 18 января 2012 года участники проекта выложили на своём сайте для обсуждения любопытную концептуальную статью под названием «Миграция систем в архивы» (System migrations to archives, http://futureproof.records.nsw.gov.au/system-migrations-to-archives-a-research-paper-from-the-digital-archives-team/ ).

В статье рассматриваются три проблемы с использованием термина «передача» для описания процессов, предшествующих приёму документов на хранение в электронный архив. Вместо этого рекомендуется использовать проектно-ориентированный подход миграции систем.

Подчёркивается, что целью осуществляемого Управлением государственных документов штата (State Records NSW) проекта электронного архива является создание электронной системы управления документами, охватывающей все прочие системы управления документами – системы систем – а не просто электронного хранилища для хранения электронных объектов.

Вместо того, чтобы концентрировать усилия на решении проблемы обеспечения долговременной сохранности электронных объектов в виде наборов отдельных файлов, электронный архив штата ставит своей целью обеспечить сохранность документов органов государственной власти в их контексте, в качестве неотъемлемой части систем управления документами агентств. Такая цель повлияет на то, как будет обеспечиваться сохранность документов и доступ к ним, как они будут описываться и храниться. В частности, она повлияет на процессы, которые проектная группа собирается разработать и внедрить для того, чтобы дать возможность государственным органам передавать электронные документы на архивное хранение. В этой связи, задача статьи заключается в том, чтобы обосновать утверждение о том, что термин «передача» (transfer) является не лучшим для описания этого набора процессов, и что предпочтительно говорить о «миграции систем».

Авторы статьи подчёркивают важность терминологии, используемой для описания соответствующих процессов, поскольку она «формирует наш образ мышления и влияет на разрабатываемые и используемые нами в работе инструменты и системы». Они отмечают, что, безусловно, в работе электронного архива будет место «передаче» (в узком смысле) – официальной передаче ответственности и контроля над электронными документами от государственного органа документационно-архивной службе штата. Но, по их мнению, данный термин не следует в более широком смысле – для описания более широкого набора процессов (например, переговоров, планирования и обмена документами), имеющих место между государственным органом и документационно-архивной службой до принятия электронных документов на хранение в электронный архив.

В качестве проблем, связанных с использованием термина «передача», называются фокус на файлы (в ущерб контексту, т.е. метаданным, имеющимся в системе управления документами), линейная последовательность деловых процессов и неявные предположения относительно важности передачи ответственности за хранение. Утверждается, что ныне существующие программные средства, ориентированные в основном на работу с файлами, плохо подходят для приема на хранение партий электронных документов, которые не являются аккуратной подборкой файлов – например, документов из СЭД, из деловых систем на основе баз данных или из облачных систем.

Кроме того, ориентация на отдельные файлы в конечном итоге может, по мнению авторов, повредить пользователям электронных архивов. С точки зрения доступа, цель электронного архива – не создание библиотеки электронных объектов, в которой пользователи могут копаться, а живой системы управления документами, в которую публика могла бы обращаться за официальными документами, и на которую государственные органы могли бы продолжать опираться в качестве свидетельства их деловой деятельности.

Авторы считают, что в архив должны быть полностью перенесены делопроизводческие структуры из ведомственных систем, а не одни только электронные файлы – с тем, чтобы персонал агентств мог продолжать использовать свои электронные документы и иметь доступ к той же контекстуальной информации, что была доступна при работе в их собственных ведомственных системах управления документами.

Мой комментарий: Как мне кажется, новозеландские коллеги забывают о том, что нужно не только уметь помнить, но и уметь забывать; и что лишняя информации практически всегда снижает эффективность информационных систем. Да и насколько, например, важно помнить все детали процессов создания и утверждения подавляющего большинства документов, спустя многие годы после того, как они вступили в силу? Мне также трудно себе представить, как они будут решать глобальную задачу, которую они перед собой ставят, в рамках более чем скромного бюджета проекта…

Авторам статьи не нравится, что употребление термина «передача» приводит к линейной последовательности рабочих процессов, когда другие процессы электронного архива (такие, как планирование и выполнение действий по обеспечению сохранности, таких как миграция в другие форматы) выполняются лишь после передачи/приёма на хранение документов (Интересно, что действующие электронные архивы других стран на такого рода трудности вроде бы не жалуются :) – Н.Х.). Зато при использовании подхода «миграции систем» официальная передача документов является лишь одним из элементов более масштабного проекта, существующим параллельно с другими процессами, такими как планирование сохранности, отображение метаданных, извлечение данных, карантин, характеризация файлов, миграция форматов и т.д.

В статье отмечается ряд дополнительных преимуществ подхода «миграции систем». Во-первых, в этом случае документационно-архивной службе проще общаться с техническими обществами вне (сравнительного узкого) круга специалистов по обеспечению сохранности электронных материалов. Термин «миграция систем» понятен не только архивистам и специалистам по управлению документами, но и ИТ-специалистам.

Далее, использование архивно-документационной службой такого подхода обеспечивает использование разрабатываемых ею процессов и инструментов не только в проектах обеспечения долговременной сохранности, но и органами государственной власти штата при выполнении ими внутренней миграции электронных документов.

Наконец, такой подход желателен потому, что позволяет привнести в процесс передачи документов строгость формального управления проектами (планирование, отчетность, исполнение и анализ).

Мой комментарий: Как мне кажется, коллеги несколько преувеличивают «роль терминов в истории», и склонны ставить перед своим проектом задачи, которые он может просто «не потянуть». Достаточно посмотреть на то, с какими трудностями толкнулся американский проект ERA вследствие его глобальности. Однако поднятые в статье опросы, как мне кажется, интересны, и заслуживают того, чтобы и отечественные специалисты обратили на них внимание.

Источник: сайт Управления государственных документов штата Новый Южный Уэльс (Австралия)
http://futureproof.records.nsw.gov.au/system-migrations-to-archives-a-research-paper-from-the-digital-archives-team/

Опубликован стандарт ISO 12651-1:2012 – словарь терминов по управлению графическими образами документов

2012-02-01T09:00:00.008+04:00

10 января 2012 года Международная организация по стандартизации сообщила о публикации новой редакции стандарта ISO 12651-1:2012 «Управление электронным контентом – Словарь – Часть 1: Электронное управление графическими образами документов» (Electronic document management - Vocabulary - Part 1: Electronic document imaging), которая заменила редакцию 1999 года. Объём документа – 18 страниц.

Как отмечается в аннотации, стандарт ISO 12651-1:2012 определяет термины и концепции, относящиеся к управлению электронным контентом. Его задача – упростить общение в области управления электронным контентом и перевод соответствующих терминов на другие языки.

Используемый по тексту стандарта термин «electronic document management» (электронное управление контентом) используется как «зонтичный» термин, охватывающий технологии ввода, управления и хранения.

Источник: сайт ИСО
http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=54755

Правила ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур

2012-02-01T00:05:00.026+04:00

Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 года № 1137 утверждены формы и правила заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в том числе установлены новые «Правила ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (Приложение № 3).

Основное изменение связано с порядком формирования счетов-фактур в дела. Если раньше сами счета фактуры хранились в журналах регистрации, то теперь они должны будут формироваться в самостоятельные дела.

Вместо двух журналов, предусмотрено ведение одного журнала в двух частях:

Было: «Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914)

1. Покупатели ведут журнал учета полученных от продавцов оригиналов счетов-фактур, в котором они хранятся, а продавцы ведут журнал учета выставленных покупателям счетов-фактур, в которых хранятся их вторые экземпляры.

Стало: «Форма журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила его ведения» (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 года № 1137)

1. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, ведется налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, в том числе исполняющими обязанности налоговых агентов, за каждый налоговый период на бумажном носителе либо в электронном виде. Журнал состоит из двух частей - части 1 «Выставленные счета-фактуры» и части 2 «Полученные счета-фактуры».

Счета-фактуры, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета по дате их выставления. Счета-фактуры, полученные на бумажном носителе или в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 2 журнала учета по дате их получения (п.3 Приложения №3).

Предусмотрена возможность ведения смешанного документооборота. Так, в случае, если покупатель не получил от продавца счет-фактуру в электронном виде, допускается его составление продавцом на бумажном носителе (п.4 Приложения №3), при этом реквизиты документа дополняются подписью главного бухгалтера организации или иного уполномоченного лица. В этом случае продавец и покупатель соответственно регистрируют только выставленный и полученный счет-фактуру на бумажном носителе, и его перевыставление в электронном виде не допускается.

Если на дату составления указанного счета-фактуры на бумажном носителе возникла необходимость внесения изменений в ранее составленный счет-фактуру в электронном виде, в том числе в связи с изменением уполномоченного лица, подписавшего счет-фактуру, покупателю направляется счет-фактура на бумажном носителе с исправленными реквизитами, и с указанием порядкового номера исправления и даты исправления. Если продавец выставил покупателю, а покупатель получил только счет-фактуру с исправленными реквизитами, в частях 1 и 2 журнала учета продавец и покупатель соответственно регистрируют только счет-фактуру с исправленными реквизитами.

Мой комментарий: Есть опасения, что такой порядок может запутать не только продавцов и покупателей, но и контролирующие органы. Если, например, будет изучаться документ, содержащий информацию о внесенных исправлениях, то контролирующий орган может потребовать первоначальную версию, - и как тогда, в её отсутствие, организация сможет доказать, что документ просто не составлялся, а не был уничтожен в корыстных целях?

Особенностью регистрации электронных счетов-фактур является то, что если продавцу не пришло от покупателя подтверждение получения счета-фактуры, - даже при наличии у продавца подтверждения спецоператора с указанием даты и времени принятия соответствующего файла от продавца (п.6 Приложения №3), - то они не подлежат регистрации.

Мой комментарий: С одной стороны, при выставлении счета-фактуры, ему должен быть присвоен конкретный регистрационный номер, и он должен быть зарегистрирован по дате выставления. С другой стороны, те счета-фактуры, на которые не будет получено подтверждения о доставке их покупателю, включать в журнал учета нельзя. Так куда же их записывать?

Получается, что зарегистрировать электронный счет-фактуру в журнале в момент выставления нельзя – информация о нем должна где-то «зависнуть» до тех пор, пока не будут получены две квитанции (от оператора и от покупателя). Только тогда ему можно будет присвоить регистрационный номер и внести в журнал. На практике это означает, что придется вести отдельный учет выставленных, но ещё не подтвержденных счетов фактур в некоем «неофициальном» журнале или базе данных.

При использовании услуг спецоператора для обмена электронными счетами-фактурами, в качестве даты выставления счета фактуры в журнале указывается дата поступления файла счета-фактуры спецоператору, указанная в подтверждении спецоператора – но при условии подтверждения покупателем доставки ему этого документа. (п.7).

Мой комментарий: Следует отметить, что в документе постоянно упоминается «электронная цифровая подпись», и только она, - и это несмотря на то, что закону «Об ЭЦП» жить осталось всего полгода (если, конечно, срок его действия не будет продлён, поскольку государственные органы, скорее всего, не успеют скорректировать к июлю 2012 года свои нормативные документы с учетом закона «Об электронной подписи»).

При повторном направлении (неоднократном направлении) в электронном виде одного и того же счета-фактуры указывается дата того направления, по которому получено извещение покупателя о получении счета-фактуры.

Полученные счета-фактуры подлежат единой регистрации в хронологическом порядке по дате получения в части 2 журнала учета (п. 10 Приложения №3), - но не все. Некоторые полученные счета-фактуры в журнале учета не регистрируются (п.9 Приложения №3).

Мой комментарий: Интересно, а как же их учитывать и регистрировать. В каком журнале регистрации? Жаль, что разработчики правил забыли добрый старый принцип «Пусть безобразно, зато единообразно». Чем сложнее и изощрённее правила, тем больше будет допускаться неумышленных ошибок, особенно мелкими и средними предприятиями, не располагающими высококвалифицированными специалистами по налоговому учету, - и тем больше будет штрафов, которые, конечно, казну пополнят, но развитию экономики способны будут нанести существенный ущерб.

В случае получения счета-фактуры в электронном виде через спецоператора, в качестве даты получения счета-фактуры в журнале указывается дата направления спецоператором покупателю файла счета-фактуры, указанная в подтверждении спецоператора, при наличии подтверждённой спецоператором отправки покупателем в адрес продавца извещения о получении счета-фактуры (п.11 Приложения №3).

Если обособленные подразделения организации выставляют покупателям и/или получают от продавцов счета-фактуры от имени организации, то эти счета-фактуры учитываются в журнал учета по организации (п.13 Приложения №3).

Мой комментарий: Получается, что не допускается ведение обособленными подразделениями собственных журналов учета. Это, с моей точки зрения, создает неудобства для организации и по сути дела заставляет её вводить оперативное онлайн-взаимодействие между подразделениями, выставляющими счета-фактуры, и подразделением, которое будет централизовано вести журнал учета.

Журнал учета можно вести как в электронном, так и в бумажном виде, причем порядок оформления различается:

Журнал учета, составленный на бумажном носителе, подписывается до 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, руководителем организации (уполномоченным им лицом) или индивидуальным предпринимателем, прошнуровывается, его страницы пронумеровываются. При этом написано, что «страницы журнала учета, составленного организацией, скрепляются печатью этой организации» (вот так формулировочка - неужели на каждую страницу придётся ставить печать?! – Н.Х.).
Журнал учета за налоговый период, составленный в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью руководителя организации (уполномоченного им лица), индивидуального предпринимателя при передаче журнала учета в налоговый орган (получается, что сразу после окончания налогового периода журнал можно и не подписывать, и тогда можно вносить в него исправления вплоть до момента представления в налоговую инспекцию! – Н.Х.).

Мой комментарий: Если в бумажном виде журнал должен регулярно подписываться и оформляться, для электронного журнала таких жестких требований нет. С моей точки зрения, в данном случае, ведение электронного журнала менее обременительно, а самое главное, внесение в него информации, при наличии между обособленными подразделениями единой сети, можно организовать силами сотрудников, непосредственно выставляющих счета-фактуры.

Контроль над правильностью ведения составленного организацией журнала учета на бумажном носителе или в электронном виде осуществляет руководитель организации (уполномоченное им лицо), а если журнала учета ведется индивидуальным предпринимателем, - то индивидуальный предприниматель.

Счета-фактуры, подтверждения спецоператора и извещения покупателей о получении счетов-фактур хранятся в хронологическом порядке по мере их выставления или получения за соответствующий налоговый период (п.14 Приложения №3).

Мой комментарий: К сожалению, в документе совершенно не урегулирован вопрос о том, как организовывать хранение документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, при смешанном документообороте, - кроме требования о хранении в хронологическом порядке.

С моей точки зрения, как самой организации, так и контролирующему органу было бы удобно, чтобы, как минимум, один комплект документов (электронный или бумажный) был полным за счет пополнения его копиями (возможно, заверенными) документов, выставленных или полученных в иной форме, при этом на местоположение соответствующих подлинников должны даваться ссылки.

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=124837

США: Проблемы обеспечения долговременной сохранности электронных материалов в киноиндустрии

2012-01-31T11:00:00.000+04:00

Современная киноиндустрия чрезвычайно активно использует цифровые технологии для создания кинопродукции. Ежегодно создаются многие терабайты данных, и, соответственно, всё острее встает проблема обеспечения их долговременной сохранности. Этот вопрос привлёк к себе внимание американской Академии киноискусства, которая заказала проведение специальных исследований этого вопроса.

Первое такое исследование было проведено в 2007-2008 годах. По его итогам был опубликован отчёт «Электронная дилемма: Стратегические проблемы с архивацией и предоставлением доступа к электронным киноматериалам» (The Digital Dilemma: Strategic Issues in Archiving and Accessing Digital Motion Picture Materials, http://www.artmob.ca/files/pdf-stc_digital_dilemma.pdf ).

В отчёте отмечалось, что если к сохранению мастер-копии готового фильма относятся серьёзно (записывая цветовые каналы по отдельности на стабильную черно-белую плёнку с гарантированным сроком хранения не менее 100 лет, и помещая плёнки в холодное защищённое удаленное хранилище), то сохранение многочисленных электронных рабочих материалов (при работе над одним фильмом создается до 2 петабайт электронных данных) представляет собой проблему. Были приведены интересные цифры: ежегодные расходы на обеспечение сохранности аналоговой мастер копии одного фильма составляют чуть больше тысячи долларов, в то время, как аналогичные расходы на электронную мастер копию (объёмом порядка 8 терабайт) на порядок больше – 12,5 тысяч долларов.

На днях академия опубликовала отчет по итогам второго исследования по данному вопросу: «Электронная дилемма 2: Проблема с точки зрения независимых производителей кинофильмов, представителей документального кино и некоммерческих аудиовизуальных архивов» (The Digital Dilemma 2 Perspectives from Independent Filmmakers, Documentarians and Nonprofit Audiovisual Archives, отчет можно скачать по на сайте Академии http://origin-www.oscars.org/science-technology/council/projects/digitaldilemma2/ при условии бесплатной регистрации).

В этом отчете основное внимание уделено наиболее острым проблемам, с которыми сталкиваются независимые кинематографисты, документалисты и некоммерческие аудиовизуальные архивы. В то время, как на долю независимых производителей приходится 75% выходящих в прокат кинофильмов, у этих сообществ обычно нет тех ресурсов, персонала и финансирования для решения вопросов сохранности, которые имеются у крупных голливудских киностудий и других крупных богатых организаций. Независимые кинематографисты создают – а некоммерческие киноархивы собирают и хранят - значительную часть аудио- и кинематографического наследия. При проведении данного исследования Академия киноискусства объединила усилия с Национальной программой по развитию инфраструктуры и обеспечению долговременной сохранности электронной информации (National Digital Information Infrastructure and Preservation Program, NDIIPP) Библиотеки Конгресса США, в убеждении, что эти сообщества не должны быть забыты.

В ходе исследования были проведены беседы с рядом производителей, распространителей и маркетологов, а также более широкий онлайн-опрос независимых производителей. Кроме того, представительная группа некоммерческих аудиовизуальных архивов предоставила сведения о деятельности в области обеспечения долговременной сохранности электронных материалов, в том числе информацию о контенте, который они получают в виде изначально-электронных файлов, об их текущей практике переформатирования контента в интересах его долговременной сохранности, и об их общей электронной инфраструктуре, политиках и стратегиях финансирования.

Сделанные в отчете выводы говорят о том, что для этих различных и широко разбросанных лиц и организаций существует настоятельная необходимость заняться, пока не поздно, решением проблемы обеспечения электронной сохранности, чтобы не было невозвратно утрачено культурно-историческое наследие, представителями которого они являются.

По поводу данного отчета острую статью под заголовком «Академии поднимает тревогу по поводу хрупкости электронных материалов» опубликовал 18 января 2012 года на сайте Variety Дэвид Коэн (David S. Cohen). Подзаголовок статьи констатирует: «Научно-технический отчет говорит о коротком сроке жизни неплёночных форматов». Ниже приводится перевод этой статьи (с некоторыми сокращениями):

В тот самый день, когда открылся кинофестиваль Sundance, а фирма «Истман Кодак» подала заявление о банкротстве, Академия киноискусства вылила ушат ледяной воды на электронную революцию в производстве кинопродукции.

Обеспечение долговременной сохранности кинофильмов является постоянной проблемой для всей отрасли, но в своём новом докладе Академия предупреждает, что срок жизни фильмов, снятых или завершенных с использованием электронных технологий, может оказаться столь коротким, что утраты могут иметь место ещё до их выхода в прокат. Хуже всего то, что независимые производители и документалисты, чьи работы в наибольшей степени подвержены риску, похоже, склонны игнорировать опасность.

Если первый отчет, выпущенный в 2007 году, был посвящен киностудиям, то второй посвящен проблемам независимых производителей и документалистов, и в нём сделан следующий вывод: «технологии, упрощающие создание кинопродукции, одновременно являются причиной того, что не гарантирован долговременный доступ к ней». Выявленное игнорирование этими сообществами хрупкости электронных файлов, возможно, не имеет большого значения – у этих секторов киноиндустрии в любом случае нет ресурсов для решения данной проблемы.

Соавтор отчёта, член научно-технического совета Милт Шефтер (Milt Shefter) так сказал корреспонденту издания Variety: «Время для проведения исследований закончилось. Нам нужно найти какие-то решения, либо мы потеряем массу материалов».

Говоря коротко, длительность хранения электронных материалов, будь то на жестких дисках, DVD или на твердотельной памяти, и близко не подходит к более чем столетнему сроку хранения, который обеспечивает пленка. Продолжительность жизни электронных носителей информации измеряется годами, а не десятилетиями, и файловые форматы способны устаревать не за годы, а за считанные месяцы. Как отмечается в докладе, эта проблема затрагивает не только библиотечные материалы, но и фильмы, ждущие выхода в прокат. «В целом», - отмечается в докладе, - «тем фильмам независимых производителей, которым повезёт попасть в прокат, удается это сделать спустя существенно большее время, чем фильмам производства крупных студий. Этот период может превысить допустимый срок «хранения на полке» любых электронных материалов, - т.е. ко времени выпуска в прокат электронные данные могут стать недоступными.»

«Большинство опрошенных во время подготовки данного отчета кинематографистов не были осведомлены о бренности электронного контента и о том, насколько короток срок его хранения (при хранении по принципу «положил-забыл») по сравнению с 95-летним и более сроком, в течение которого, по американскому законодательству, кинематографисты могут сохранять и эксплуатировать имущественные авторские права на свои работы».

Значительная часть созданного независимыми производителями контента, говорится в докладе, может быть потеряна раньше, чем будут использованы все преимущества от 95-летней защиты имущественных авторских прав.

Неосведомленность производителей кинопродукции о данной проблеме Шефтер назвал «вероятно, самым большим сюрпризом для нас». «Они думают в первую очередь о преимуществах электронных рабочих процессов», говорит он, «но не задумываются над тем, что будет с их (электронными) мастер-копиями. Работа строится таким образом, чтобы сделать фильм, представить его аудитории, а затем переходить к следующему».

Также сюрпризом для исследователей Академии стала неосведомленность документалистов об уязвимости электронных файлов. Напротив, они, как правило, радовались легкости доступа к отснятым материалам в век электронных технологий. Когда исследователи заговорили о том, что из-за несохранения электронных файлов может образоваться «черная дыра, охватывающая последние 25-30 лет», то, по словам Шефтера, «до них эта мысль не дошла».

«Главное отличие между аналоговым и цифровыми носителями информации заключается в том, что аналоговые носители можно было хранить по принципу «положил и забыл»», объясняет Шефтер. «Электронными же данными необходимо активно управлять».

Такое активное управление, однако, обходится дорого - намного дороже, чем помещение плёнки в защищённое хранилище. Даже когда производители и предпринимают меры, они сталкиваются с непреодолимой проблемой: единственно надежным способом длительного архивного хранения электронных графических образов является их перевод в аналоговый вид. На сегодня наилучшим архивным решением является печать фильма на плёнку, в идеале – печать на чёрно-белую пленку по отдельности трёх цветовых слоёв. Это очень дорогое решение.

Академия, по словам директора её научно-технического совета Энди Мальца (Andy Maltz), делает все возможное, чтобы способствовать решению этой проблемы. «Один из ключевых вопросов при обеспечении долговременной сохранности – использование стандартных файловых форматов, с тем, что если вы можете восстановить поток битов, то вы будете знать, что они означают и как они должны отображаться на экране». Проект Академии «Концепция обмена графическими образами» (Image Interchange Framework) помогает разрабатывать такие стандарты, и первый из них будет опубликован уже в этом году.

Академия координирует усилия Голливуда по взаимодействию с Библиотекой Конгресса и с другими отраслями с целью поиска методов архивации электронных данных. Но, говорит Мальц, «Обеспечение архивного срока хранения своих продуктов – задача самих производителей». К счастью для индустрии развлечений, она не одна столкнулась с этой проблемой. Банковский сектор, медицина, энергетика и другие отрасли должны сохранять электронные данные куда дольше, чем несколько лет, и все они сейчас в поисках все того же неуловимого прорывного решения.

В докладе подчёркивается, что, если обеспечение долговременной сохранности не станет требованием, учитываемым в стратегиях планирования, бюджетирования и маркетинга, то она останется в равной степени проблемой для независимых производителей, документалистов и архивов. «Эти сообщества, и национальное артистическое и культурное наследие, очень выиграли бы от разработки всеобъемлющего, скоординированного плана обеспечения электронной сохранности для будущего».

Доклад включает в себя предложения по расширению образовательных программ, обмена информацией и сотрудничества между архивами и другими организациями.

Шефтер подчеркнул, что ни научно-технически совет, ни данный отчет не ставят под сомнение электронные технологии производства кинопродукции, дающие в ряде случаев «огромные преимущества». По его словам, «Ставится вопрос о том, что, по мере того, как мы осваиваем преимущества новой технологии, одной вещи недостаёт: обеспечения долгосрочного гарантированного доступа. Это нам обеспечивал мир аналоговых технологий, и мы считаем, что любые новые технологии должны обеспечивать не меньшее».

Дэвид Коэн (David S. Cohen)

Источники: сайт Академии киноискусства / сайт Variety
http://origin-www.oscars.org/science-technology/council/projects/digitaldilemma2/download.php
http://www.variety.com/article/VR1118048861/

Правительством установлены правила заполнения счетов-фактур, в том числе и электронных

2012-01-31T00:05:00.046+04:00

Этот документ ждали очень давно, поскольку без него невозможно было начать практическое использование в стране электронных счетов-фактур, - и, наконец, дождались! Постановление Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 года № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость» должно, наконец, дать «зелёный свет» применению современных технологий при ведении счетов-фактур и ряда других видов документов.

Сразу хочу подчеркнуть: документ также существенно меняет порядок работы с соответствующими документами на традиционных носителях.

Регламентированы формы и порядок ведения, учета и хранения следующих документов:

Счета-фактуры,
Корректировочного счета-фактуры,
Журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур,
Книги покупок, и
Книги продаж.

Федеральная налоговая служба (ФНС) в ближайшее время собирается утвердить коды видов операций по налогу на добавленную стоимость (НДС), необходимые для ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (п.3 Постановления).

Пока непонятно, с какого момента нужно начинать работать по-новому

К сожалению, в самом постановлении не определен порядок вступления в силу новых правил. По информации «Консультант Плюс» (см.: http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=125209 ) постановление было опубликовано в «Собрании законодательства РФ», 16.01.2012, № 3, ст. 417. Номер журнала должен был выйти в свет 27 - 30 января.

Согласно общему порядку для Постановлений Правительства, они вступают в силу по истечении 7 дней после дня официального опубликования, т.е., в данном случае, с 24 января 2012 года. В то же время статья 5 части первой Налогового Кодекса РФ предусматривает, что изменения законодательства о налогах должны вступать в силу не ранее начала очередного налогового периода по налогу на добавленную стоимость, т.е. с 1 апреля 2012 года.

По неофициальной информации компании «Консультант Плюс», ФНС в настоящее время готовит разъяснения по этому вопросу.

Составление и регистрация счетов-фактур

Думаю, что бухгалтерам предстоит в ближайшее время приложить серьезные усилия по освоению новых правил заполнению формы счета-фактуры. Среди требований есть несколько таких, которые напрямую относятся к делопроизводству.

Прежде всего, в форме счета-фактуры предусмотрено, что все исправления, внесенные в счет фактуру, должны учитываться, а все изменения - регистрироваться. В зависимости от того, какого рода эти изменения, придется составлять либо корректировочную счет-фактуру, либо создавать новую версию старой. Корректировочная счет-фактура выставляется в случае, если изменения произошли в результате выполнения определенных условий договора, согласно которым изменяется цена и (или) количество (объем) отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) (см. п. 3 ст. 168 Налогового кодекса РФ).

В случае если изменения произошли «в результате исправления технической ошибки, возникшей в результате неправильного ввода данных о цене и (или) количестве отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) в информационные системы, используемые для ведения бухгалтерского и налогового учета, или в связи с арифметической ошибкой продавца» (см. Письмо Минфина РФ от 30 ноября 2011 года № 03-07-09/44), то создается новая версия счета-фактуры, содержащая информацию о номере исправления и дате его внесения (строка 1-а).

Это может серьезно усложнить внесение любых исправлений в счета-фактуры. Сейчас технически исправления вносятся гораздо проще.

Было: «Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914)

29. Не подлежат регистрации в книге покупок и книге продаж счета-фактуры, имеющие подчистки и помарки. Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления.

Стало: «Форма счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила его заполнения» (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 года № 1137)

7. В счета-фактуры, составленные с даты вступления в силу постановления Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137 на бумажном носителе или в электронном виде, исправления вносятся продавцом (в том числе при наличии уведомлений, составленных покупателями об уточнении счета-фактуры в электронном виде) путем составления новых экземпляров счетов-фактур в соответствии с настоящим документом.

В новом экземпляре счета-фактуры не допускается изменение показателей, указанных в строке 1 счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений, и заполняется строка 1а, где указывается порядковый номер исправления и дата исправления.

Теперь придумана такая «незамысловатая» схема, что разобраться в ней, не имея технического образования и «без пол-литры» нелегко. Думаете, я преувеличиваю? Судите сами:

7. При внесении в счет-фактуру исправлений после составления к нему одного или нескольких корректировочных счетов-фактур в графах 3 - 6, 8 и 9 исправленного счета-фактуры указываются показатели без учета изменений, указанных в графах 3 - 6, 8 и 9 по строке Б (после изменения) и в графах 5, 6, 8, 9 по строкам В (увеличение), Г (уменьшение) одного или нескольких корректировочных счетов-фактур, составленных к этому счету-фактуре.

Стоит обратить внимание на то, что впервые установлены требования к порядку нумерации счетов-фактур (п.1 Приложения № 1), различающиеся в зависимости от того, кто составляет счет-фактуру.

Таблица 1. Требования к порядку формирования номера счета-фактуры

С моей точки зрения, теперь возникает потребность во внутреннем нормативном регулировании порядка нумерации счетов-фактур в организации, поскольку нарушение установленных Постановлением Правительства требований может послужить поводом для отказа в возврате НДС.

Изменены требования к порядку подписания счетов-фактур:

Если раньше в форме счета-фактуры была предусмотрена подпись руководителя организации и главного бухгалтера, то теперь вместо них счета-фактуры могут пописать «иные уполномоченные лица»,
При составлении организацией счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется.

Получается, что требования к оформлению счетов-фактур на бумажных и электронных носителях различаются, что, с моей точки зрения, в корне неправильно. Неизбежно возникает вопрос: если при составлении счета-фактуры в электронном виде считается достаточным подписание его руководителем (или уполномоченным им лицом), то зачем требовать две подписи при составлении счета-фактуры на бумаге?

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=124837

Международный совет архивов: Начато закрытое обсуждение комплекта материалов, помогающих внедрять требования к системам управления документами ICA-Req (ISO 16175)

2012-01-30T11:00:00.000+04:00

Нет, не одобряет Международный совет архивов (МСА) такие новомодные штучки, как открытость и публичность обсуждения проектов стандартов и руководств. На сегодняшний день это, пожалуй, самая консервативная и закрытая из организаций, занимающихся разработкой стандартов в области управления документами и архивного дела – и, как мне кажется, это не повышает её авторитет.

Заговорила я об этом в связи с тем, что группа разработчиков стандарта ICA-Req, утвержденного международный стандарт ISO 16175 «Информация и документация – Принципы и функциональные требования к документам в электронной офисной среде» (Information and documentation - Principles and functional requirements for records in electronic office environments, материалы о нём см. http://rusrim.blogspot.com/search/label/ICA-Req ), подготовила проекты комплекта документов, которые должны помочь заинтересованным организациям внедрять у себя этот стандарт.

Сейчас начато – и продлится до 28 февраля 2012 года – обсуждение этих материалов, однако для участия в нём нужно очень сильно попросить организаторов, поклясться в своем хорошем знании стандарта ISO 16175 … Поневоле складывается впечатление, что разработчики не уверены в качестве подготовленных ими документов и боятся по-настоящему открытого обсуждения. В самом деле, какие ещё могут быть причины для подобной закрытости – ведь не боязнь же за утечку гениальных идей? :)

По крайней мере, список подготовленных материалов был оглашен в письме, выложенном на форуме МСА. Он включает:

Продукт 1: Материалы для продвижения стандарта

ICA-Req для аудиторов и омбудсменов
ICA-Req для производителей программного обеспечения
ICA-Req для руководителей
ICA-Req для специалистов по работе с документами
ICA-Req для ИТ-специалистов

Продукт 2: Инструмент для оценки готовности к работе с электронными документами (e-readiness assessment tool)

Продукт 3: Детальное руководство по внедрению первого модуля ICA-Req «Основные положения и принципы»

Продукт 4: Детальное руководство по внедрению третьего модуля ICA-Req «Функциональные требования и рекомендации по управлению документам в деловых системах»

Руководство по определению, оценке и удовлетворению требований к управлению документами,
Выявление документов, хранящихся в деловых системах, с использованием технического отчета ISO/TR 26122:2008 «Информация и документация – Анализ деловых процессов в отношении документов».

Продукт 5: Сводное руководство по специфическим проблемам внедрения третьего модуля ICA-Req, связанным с вопросами управления документами

Продукт 6: Варианты внедрения на основе сценариев

Требования с точки зрения управления документами к деловым системам на основе баз данных,
Требования с точки зрения управления документами к деловым системам, хранящим внутри себя документы,
Требования с точки зрения управления документами к многоцелевым деловым системам.

Продукт 7: Примеры из практики (Case studies)

Продукт 8: Сводное руководство по внедрению стандарта на французском языке

Продукт 9: Детальное руководство по внедрению стандарта на французском языке

Обучающие модули:

Обучение по второму модулю ICA-Req «Функциональные требования и рекомендации по управлению документам в электронной офисной среде» для специалистов по работе с документами,
Обучение по третьему модулю ICA-Req для специалистов по работе с документами,
Обучение по третьему модулю ICA-Req для ИТ-специалистов и владельцев деловых процессов.

Источник: листсерв МСА

Арбитражная практика: Субсидиарная ответственность в 13 миллионов рублей за несохранение документов по дебиторской задолженности

2012-01-30T00:05:00.024+04:00

В делах о банкротствах бывших руководителей все чаще привлекают к субсидиарной ответственности. На это раз на бывшего руководителя был перенесен долг организации в 13 млн. рублей.

Разбираться с вопросом в феврале 2011 года пришлось Арбитражному суду Кемеровской области (дело № А27-22130/2009).

Суть спора

ООО «Строительная компания «Каскад»» в мае 2010 года было признано банкротом, и был утвержден конкурсный управляющий. В октябре 2010 года в арбитражный суд поступило заявление конкурсного управляющего о привлечении бывшего руководителя должника П. к субсидиарной ответственности. Общая сумма требований кредиторов, включенных в реестр требований кредиторов, составила более 13 миллионов рублей.

В качестве основания для привлечения П. к субсидиарной ответственности конкурсный управляющий назвал неисполнение обязанности по передаче ему документов, подтверждающих дебиторскую задолженность должника, отсутствие первичных документов, подтверждающих дебиторскую задолженность согласно списку дебиторов, а также документов по дебиторской задолженности, поименованных в пояснительной записке от 10.04.2010 №4Б.

Бывший руководитель, в свою очередь, утверждал, что вся документация организации была передана конкурсному управляющему по акту от 24.05.2010 года. Документы по дебиторской задолженности у руководителя должника отсутствовали, поскольку были переданы в налоговый орган для проведения выездной налоговой проверки, и не были возвращены налоговым органом руководителю должника.

Позиция Арбитражного суда Кемеровской области

Первичные учетные документы являются составной частью системы ведения бухгалтерского учета; их составление, учет и хранение в силу закона обязан обеспечить единоличный исполнительный орган общества - в данном случае его руководитель.

Суд счел, что сам факт отсутствия и непередачи конкурсному управляющему документов, подтверждающих дебиторскую задолженность общества, свидетельствует о наличии оснований для привлечения ответственного лица к субсидиарной ответственности по п. 5 ст. 10 Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)», - поскольку отсутствие первичных документов бухгалтерского учета по дебиторской задолженности влечет невозможность удовлетворения требований кредиторов, оспаривания сделок должника с целью возврата имущества в конкурсную массу (оценки правомерности произведенного зачета) и т.д., т.е. влечет причинение вреда кредиторам.

Так, конкурсным управляющим была проведена претензионная работа в отношении дебиторов, указанных в списке от 30.06.2009 года, в результате чего от ООО «Стройкомплект», ООО «Кузбассэлектромонтаж» получены отказы в удовлетворении требований в связи с тем, что конкурсным управляющим не приложены первичные документы, подтверждающие дебиторскую задолженность.

Суд отметил, что тот факт, что у ООО не было определенного места для хранения документации, не может являться основанием для освобождения П. от ответственности и, напротив, по мнению суда, свидетельствует о вине руководителя должника. Суд полагает, что П. как руководитель должника, действуя разумно и добросовестно, обязан был обеспечить надлежащие условия хранения документации, не мог не знать об обязанности руководителя должника обеспечить надлежащее ведение бухгалтерского учета и отчетности, сохранность соответствующей документации .

Доводы П. о том, что первичные документы были изъяты в ходе проведения налоговой проверки, и не были впоследствии возвращены должнику, противоречат имеющимся в деле доказательствам. Судом было установлено, что в ходе проведения налоговой проверки должником были предоставлены копии документов.

Суд удовлетворил заявление конкурсного управляющего ООО о привлечении П. к субсидиарной ответственности и взыскании с него более 13,6 млн. рублей.

В июле 2011 года Федеральный арбитражный суд Западно-Сибирского округа оставил решение Арбитражного суда Кемеровской области без изменения.

Бывший руководитель обратился с заявлением о пересмотре решений судов в порядке надзора.

Коллегия Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации в сентябре 2011 года (определение № ВАС-12216/11) сочла, что оснований для переоценки выводов судов, сделанных на основании исследованных ими фактических обстоятельств и представленных доказательств, не имеется, и отказала в передаче дела в Президиум Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации для пересмотра в порядке надзора.

Источник: Официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://ras.arbitr.ru/

Квебек (Канада): Деловые и архивные документы

2012-01-29T00:05:00.000+04:00

Терминологические споры идут и во франкоязычном мире. Этой теме посвящена заметка франко-канадского специалиста из провинции Квебек Мишеля Робержа (Michel Roberge), опубликованная на его блоге «Les Carnets de Michel Roberge» 16 января 2012 года под названием «Documents d’activité et archives».

С профессиональной точки зрения, 2011 год завершился отказом от использования смешной фразы «управление записями» (gestion des enregistrements) в качестве буквального перевода термина «управление документами» (records management). Новый стандарт ISO 30300 теперь официально разделяет понятия «деловые документы» и «архивные документы» - позиция, которую я отстаивал с 1983 года:

Деловые документы (documents d’activité, англ. records): «информация [вне зависимости от вида носителя, формы или формата] созданная или полученная, и в дальнейшем сохраняемая в качестве доказательства или актива физического или юридического лица, во исполнение им своих юридических обязательств или в интересах его деловой деятельности». (Это – хорошо знакомое определение понятия «документ» из стандарта ISO 15489-1:2001, известного у нас как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, повторенное с небольшими изменениями в новом стандарте ISO 30300 – Н.Х.)
Архивные документы (archives): «Документы постоянного хранения; деловые документы, сохраняемые для постоянного использования». Данный термин также, помимо прочего, ассоциируется с местом хранения архивных документов (dépôt d’archives - архивохранилище). (Согласно ISO 30300, ещё одно значение термина «архив» - это, как у нас, организация или её подразделение, отвечающие за отбор, принятие на хранение, обеспечение сохранности и предоставление доступа к архивным документам – Н.Х.)

Это совершенно ясные формулировки, отражающие реальность: деловые документы могут быть активными (в текущем делопроизводстве - documents actifs (courants)), полуактивными (semi-actifs, semi-courants) или неактивными (готовыми к уничтожению по мере того, как они утратят свою ценность). К архивным относятся те деловые документы, что подлежат постоянному хранению вследствие их архивной (archivistique), исторической или культурной ценности. Задачей системы управления деловыми документами является обеспечение возможности использования документов для выполнения организацией своей миссии и для целей внутреннего управления организацией. Выявление и обеспечение сохранности архивных документов является результатом систематического управления жизненным циклом деловых документов. Два объекта управления объектами: две профессии.

Круг замкнулся: профессия возвращает к истокам управления документами (records management) и управления архивными документами (archives management), которые американцы практиковали в Квебеке с конца 1960-х годов. Использование такой международной точки зрения сулит многообещающее будущее для продвижения наших профессиональных услуг.

Мишель Роберж (Michel Roberge)

Источник: блог Мишеля Робержа
http://gestarcarnets.blogspot.com/2012/01/504-documents-dactivite-et-archives.html

Новая Зеландия: В марте 2012 года пройдёт конференция по вопросам обеспечения долговременной сохранности документов и информации, часть II

2012-01-28T00:05:00.001+04:00

(Окончание, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2012/01/2012-i.html )

Доклад, представленный на конференцию Юэном Кокреном (Euan Cochrane) из Архивов Новой Зеландии и Дирком фон Суходолецем (Dirk von Suchodoletz) из университета немецкого города Фрайбурга, называется «Создание, отображение и форматы файлов» (File Creation, Rendering and Formats).

Файлы, которые, как мы принимаем по умолчанию, форматируется в соответствии с одним и тем же стандартным файловым форматом, часто могут создаваться по-разному различными программными приложениями. Кроме того, файлы также нередко по-разному отображаются различными приложениями для просмотра файлов. Архивы Новой Зеландии изучают, в какой степени такое утверждение соответствует истине, и проводят соответствующие эксперименты и тесты. В докладе будут сообщены результаты этих экспериментов, и возможные последствия для электронной сохранности. Данная сессия завершится обсуждением примеров успешной разработки в Европе практических инструментов, позволяющих разбираться с некоторыми из этих последствий.

Триш О’Кэйн (Trish O’Kane) и Клер Сомервиль (Claire Somerville), представляющие фирму The Knowledge Warehouse, назвали свой доклад «Данные и базы данных – это не то, что Вы думаете!» (Data and databases – it’s not what you think!).

У специалистов по управлению документами, привыкших смотреть на документы с традиционной точки зрения, могут возникать трудности применением концепций управления документами по отношению к данным. Разговоры об «обеспечении длительной сохранности баз данных» и даже о «передача баз данных на хранение» не срабатывают в мире информации. Картина часто намного больше и сложнее, чем отдельные базы данных.

По мнению докладчиков, базы данных не содержат документов – и они обещают объяснить, почему. Базы данных, как они считают, можно использовать для создания правильно сформированных документов, долговременную сохранность которых уже можно обеспечить. Можно также сохранять сами массивы данных. Можно разработать требования: к созданию и сохранению документов, созданных на основе данных, для процесса вывода из эксплуатации баз данных и для миграции массивов данных.

Докладчики, - эксперты как в области структурированных данных, так и управления документами, - расскажут специалистам делопроизводства о ключевых концепциях, связанных с данными, базами данных и хранилищами данных. Разговор коснется хорошей практики в управления данными, и как это увязывается с метаданными для управления документами.

Наконец, отмечу доклад Яна Дальстена Сёренсена (Jan Dalsten Sørensen) из Национальных архивов Дании: «Национальный стандарт электронных документов: Датская точка зрения» (A national standard for digital records – a Danish perspective).

Для датских Национальных Архивов обеспечение долговременной сохранности баз данных было важной задачей, начиная с 1973 года. Контент как деловых систем, так и систем управления документами передается на хранение в виде реляционных баз данных. Таким образом, все 3600 архивных информационных AIP-пакета изначально электронных материалов в коллекции датских архивов состоят из файлов, экспортированных из баз данных.

Архивирование контента из баз данных, даже из систем управления документами, позволяет Национальным Архивам сохранить те же метаданные дел и документов, которые соответствующий государственный орган считал важными для себя, - вместо того, чтобы вводить какой-то определенный стандарт обязательных метаданных.

Вместо этого, датские архивисты разработали очень конкретный стандарт для структуры, содержания и форматов в сдаточном информационном SIP-пакете, закрепленный в нормативном документе. Этот стандарт описывает типовой SIP-пакет, который должен использоваться при любой передаче материалов на архивное хранение, будь то из систем управления документами или из деловых систем. Все сдаточные пакеты готовятся создателем документов, и за его счет. Все электронные документы государственных органов должны быть переданы на архивное хранение в соответствии с требованиями данного нормативного документа, независимо от того, передаются ли они в Национальные Архивы или муниципальный архив.

В докладе будет рассказано о действующем стандарте для SIP-пакетов, и опыт его использования. Также будет рассмотрена связь между правилами уведомления и утверждения новых ИТ-систем и стандартом для SIP-пакетов, и обозначены некоторые проблемы, с которыми столкнулись датчане при использовании такого подхода.

Источник: сайт Национальных Архивов Новой Зеландии
http://archives.govt.nz/advice/government-digital-archive-programme/future-perfect-2012-digital-preservation-design/future-0
http://archives.govt.nz/advice/government-digital-archive-programme/future-perfect-2012-digital-preservation-design/biograph

Новая Зеландия: В марте 2012 года пройдёт конференция по вопросам обеспечения долговременной сохранности документов и информации, часть I

2012-01-27T10:00:00.001+04:00

Как я уже писала (см. http://rusrim.blogspot.com/2011/07/blog-post_31.html ), 26-27 марта 2012 года в Веллингтоне, Новая Зеландия, пройдёт интересная международная конференция «Будущее совершенное 2012: Запроектированная электронная сохранность» (Future Perfect 2012: Digital Preservation by Design). Уже опубликована программа конференции, включающая доклады ряда известных специалистов (см. http://archives.govt.nz/advice/government-digital-archive-programme/future-perfect-2012-digital-preservation-design/future-0 ). Выложены, в том числе, и краткие тезисы докладов.

В программе я бы выделила, конечно, доклад Джеффа Розенберга (Jeff Rothenberg), которого можно считать классиком в области стратегий обеспечения сохранности электронных документов. Его доклад называется «Обеспечение сохранности электронных материалов в перспективе: Насколько далеко мы продвинулись, и что дальше?» (Digital Preservation in Perspective: How far have we come, and what's next?).

После краткого обзора истории обеспечения электронной сохранности, в докладе будет представлена точка зрения Джеффа Розенбегра по поводу того, где данное направление деятельности находится сейчас, и что еще предстоит сделать. В завершение своего выступления, Джефф поставит ряд проблем и вопросов, нацеленных на стимулирование и фокусирование проходящих на конференции профессиональных дискуссий.

Запланировано два интересных доклада представителей мормонской церкви (The Church of Jesus Christ of Latter-day Saints), которая, в соответствии с особенностями данной религии, большое внимание уделяет генеалогическим исследованиям, сбору и сохранению генеалогической информации.

В докладе Дениса Филипса (Dennis Philips) «Работа в масштабе организации по успешному внедрению кооперативной электронной сохранности» (Working Across Organisations to Successfully Implement Cooperative Digital Preservation)

В этом докладе разговор пойдёт о кооперативной, направленной на вовлечение сторонних организаций (outreaching) модели обеспечения электронной сохранности, которая успешно реализуется Церковью Иисуса Христа Святых последних дней при взаимодействии с многочисленными организациями, в тесной увязке с ее программой управления документами и стратегией использования электронных документов.

Система обеспечения сохранности электронных документов (Digital Records Preservation System, DRPS) исторического департамента Церкви является основой стратегии, обеспечивая сохранность документов, имеющих непреходящую ценность, в соответствии с процессом управления документами. Услуги системы DRPS планируют использовать такие организации, как FamilySearch, департамент медиа-услуг Церкви, 28 других внутренних подразделений Церкви, университет Brigham Young, библиотека университета штата Юта, несколько других учебных заведений, и (со временем) коммерческие партнеры Церкви.

Учитывая столь широкий диапазон документосоздающих организаций, исторический департамент Церкви реализовал кооперативный подход к обеспечению электронной сохранности, способствующий использованию целого ряда инновационных решений типичных проблем, связанных с электронной сохранностью, включая

Права собственности на контент хранилища DRPS,
Ответственность за планирование управления документами организации,
Экспертиза ценности документов,
Использование предпочтительных файловых форматов,
Методы каталогизации,
Гибкость средств поиска и извлечения информации,
Обеспечение целостности информации,
Автоматизированный приём на хранение, и
Одновременная поддержка как архива открытого доступа, так и архива, доступ к материалам которого строго ограничен.

Среди наиболее важных результатов применения этого подхода – политика контроля версий DRPS и документ о взаимопонимании относительно услуг по обеспечению электронной сохранности для образовательных учреждений.

Доклад другого представителя мормонской церкви Гэри Райта (Gary T. Wright) называется «Обеспечение целостности данных в электронном архиве» (Ensuring Data Integrity in a Digital Preservation Archive).

В докладе сначала пойдёт речь о необходимости обеспечения постоянной целостности данных, находящихся на длительном или постоянном хранении в электронном архиве. Будут проанализированы некоторые возможные варианты порчи данных. Затем докладчик расскажет, как мормонская церковь выполнила это фундаментальное требование к доверенному архиву в своей системе обеспечения сохранности электронных документов (Digital Records Preservation System, DRPS).

Данное решение имеет множество аспектов, начиная с разработки архитектуры системы, которая справляется с проблемы, связанными со сбоями при проверке целостности информации, возникающими во время электронной передачи документов на всём пути от его создателя до конечного места хранения на автоматизированных ленточных накопителях.

Решение построено на расширениях программного обеспечения, совместно разработанных тремя различных поставщиками с целью закрыть имеющиеся недостатки, и обеспечить создание отчетов для целей контроля. Оно также предусматривает периодические проверки целостности данных во всех архивных информационных AIP-пакетах (терминология стандарта OAIS – Н.Х.), записанных на архивных картриджах с магнитной лентой, с использованием встроенных возможностей проверки целостности данных, предоставляемых современными ленточными накопителями.

В целом, в докладе рассматриваются проблемы (и некоторые работающие решения), связанные с выполнением основного требования электронной сохранности - постоянного поддержания целостности данных.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2012/01/2012-ii.html )

Источник: сайт Национальных Архивов Новой Зеландии
http://archives.govt.nz/advice/government-digital-archive-programme/future-perfect-2012-digital-preservation-design/future-0
http://archives.govt.nz/advice/government-digital-archive-programme/future-perfect-2012-digital-preservation-design/biograph

Судебная практика: Нарушение работодателем порядка увольнения в связи с ликвидацией организации привело к восстановлению сотрудников на работе

2012-01-27T00:05:00.007+04:00

Каждый день создаются и ликвидируются коммерческие организации, это естественный процесс. Ликвидация организации автоматически означает увольнение сотрудников. Однако даже законопослушные организации рискуют попасть в неприятности, если не будут четко соблюдать процедуру увольнения.

На этот раз Санкт-Петербургский городской суд в октябре 2010 года рассматривал вопрос о том, насколько правильно было оформлено увольнение сотрудников в связи с ликвидацией организации (дело № 2-4893/11).

Суть спора

Два бывших сотрудника автономной некоммерческой образовательной организации, работавшие в её филиале в другом городе, обратились в суд с иском о восстановлении на работе, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула, компенсации морального вреда.

Позиция Выборгского районного суда Санкт-Петербурга

Определением Выборгского районного суда Санкт-Петербурга заявленные требования о восстановлении работников на работе были удовлетворены. Суд установил, что работодатель имел основания для расторжения трудовых договоров, однако им был нарушен порядок увольнения в связи с ликвидацией организации и сокращением численности и штата работников. Работники были предупреждены об изменении существенных условий трудового договора, а не о сокращении занимаемых должностей.

Установив факт незаконного увольнения, Выборгский районный суд Санкт-Петербурга от в сентябре 2011 года принял решение о восстановлении сотрудников на работе в прежних должностях.

В пользу истцов были взысканы суммы за дни вынужденного прогула, денежной компенсации морального вреда, а также расходов по оплате услуг представителя.

Позиция Санкт-Петербургского городского суда

Судебная коллегия по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда в октябре 2011 года (кассационное определение № 33-16093/2011) рассмотрела кассационную жалобу автономной некоммерческой образовательной организации.

Суд установил, что протоколом собрания участников ООО от 11 апреля 2011 года было принято решение о закрытии, в том числе, и филиала. Приказом от 11 апреля 2011 года из действовавшего штатного расписания ООО были исключены должности сотрудников филиала. 10 июня 2011 года был издан приказ о закрытии филиалов с 20 июня 2011 года.

15 апреля 2011 года сотрудники были уведомлены работодателем о невозможности сохранения условия договора о месте работы в г. <...> в связи с закрытием филиала по причине отсутствия лицензии на осуществление образовательной деятельности с 15 июня 2011 года. Сотрудникам было предложено продолжить работу в прежних должностях в г. Санкт-Петербурге и разъяснено, что в случае отказа трудовой договор будет расторгнут на основании п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. На основании приказов от 20 июня 2011 года и от 16 июня 2011 года сотрудники были уволены.

Суд пояснил, что увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ может последовать в случае отказа работника от предложенной работы в той же организации, где он работал в пределах той же местности.

Cуд также сослался на позицию, изложенную в определении Конституционного Суда РФ от 21 апреля 2002 года № 144-О, согласно которой расторжение трудового договора с работниками, работающими в расположенном в другой местности в обособленном структурном подразделении организации, осуществляется по правилам, предусмотренным для случаев ликвидации такого структурного подразделения, поскольку это фактически означает прекращение деятельности самой организации в той местности и, соответственно, делает невозможным перевод работников с их согласия на другую работу в ту же организацию в пределах той же местности.

Материалами дела был подтвержден факт ликвидации филиала ООО и сокращения должностей сотрудников в нем. Однако уведомлениями сотрудники были поставлены в известность об изменении существенных условий трудового договора, а не о сокращении занимаемых должностей. Суд первой инстанции обоснованно счел, что увольнение по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ в связи с отказом от перевода на работу в другую местность является незаконным вследствие нарушения обществом процедуры увольнения.

На этом основании судебная коллегия оставила без изменения решение Выборгского районного суда Санкт-Петербурга, а кассационную жалобу автономной некоммерческой образовательной организации - без удовлетворения.

Источник: Кадис
http://www.kadis.ru/texts/index.phtml?id=59762

Проект MoReq2010: Где же DLM-форум, или он зачах?

2012-01-26T11:00:00.034+04:00

Заметка директора компании Inforesight Limited и автора спецификаций MoReq/MoReq2 Марка Фреско (Marc Fresko) была опубликована 25 января 2012 года на блоге сообщества специалистов по управлению электронными документами на сайте ассоциации AIIM. В названии поста на английском языке (Whither DLM-forum - or wither?) можно заметить изящную игру слов :)

В моем недавнем посте на блоге (см. http://rusrim.blogspot.com/2011/12/moreq2010_19.html ) я писал об обещаниях, раздаваемых относительно MoReq, и особенно MoReq2010. Не всё там выглядело ярким и светлым. Это заставило меня задуматься о DLM-форуме – об организации, которая дала вам MoReq, и я пришел к выводу, что картина деятельности DLM-форума почти вся выдержана в тёмных тонах. DLM-форум систематически обещал больше, чем следовало, и делал меньше, чем обещал; ему не хватает разумных механизмов управления. Ему не хватает ресурсов. Он делает весьма немного - даже сейчас, через 13 месяцев после завершения 2010 года, нет ни малейших намеков на то, что спецификации MoReq2010 когда-либо будут завершены.

Давайте взглянем на показатели работы DLM-форума:

Является DLM форум по-прежнему актуальным? Есть ли у него будущее? Вам судить. Я. Со своей стороны, призываю все заинтересованные стороны сделать что-нибудь.

Гораздо более подробно об этом, включая предложения для заинтересованных сторон, можно прочитать в статье под названием «DLM-форум: Балансирование на натянутой веревке» (The DLM Forum: A Tightrope Balancing Act) на странице сайта со вспомогательными материалами по спецификациям MoReq, посвященной MoReq2010, http://moreq2.eu/other/moreq2010-anouncements/files-download/259_20ff2bbb651667da658fe81fdde11648 . Приятного чтения!

Марк Фреско (Marc Fresko)

PS: В моем предыдущем посте я писал, что бумажный вариант MoReq2010 (версия 1.1) отсутствовал в книжном онлайн-магазине Евросоюза. Вот и сейчас, через 5 недель после её официального представления, он все еще недоступен - но вы можете скачать PDF-версию здесь , (29 Мб, регистрация не требуется), чтобы увидеть, чего же вам тут не хватает. Это только мне так кажется, или кому-то где-то здесь чего-то недостаёт?

Мой комментарий: Обратите внимание, в постскриптуме Марк Фреско привел ссылку на сайт, с которого можно скачать свежую версию 1.1 спецификаций MoReq2010, которая пока не выложена на официальных сайтах DLM-форума.

Источник блог «ERM Community Blog» на сайте ассоциации AIIM
http://www.aiim.org/community/blogs/community/Whither-DLM-Forum-or-Wither

[ Дополнение от 01.02.2012 ] Версию 1.1 спецификаций MoReq2010 теперь можно скачать и с сайта DLM-форума, по адресу http://moreq2010.eu/pdf/moreq2010_vol1_v1_1_en.pdf

Арбитражная практика: В недобросовестные поставщики можно попасть из-за ограничений на размер прикрепляемых файлов

2012-01-26T00:05:00.026+04:00

Я уже описывала проблемы с организацией электронных аукционов, когда из-за технической невозможности подписать контракт в электронном виде организации включались в списки недобросовестных поставщиков.

На это раз Арбитражный суд Ямало-Ненецкого автономного округа (ЯНАО) в августе 2011 года решал вопрос о том, нужно ли оставить в списках недобросовестных поставщиков организацию, которая не смогла приложить к электронному контракту все необходимые для его заключения документы из-за того, что размер прикрепляемых файлов на электронной площадке ограничен 16 мегабайтами (дело № А81-2464/2011).

Суть дела

По результатам проведения 7 апреля 2011 года процедуры открытого аукциона в электронной форме победителем было признано ООО «Глобула». Открытый аукцион проводился на электронной торговой площадке, владельцем которой является ЗАО «Сбербанк-АСТ».

В пределах установленного срока ООО подписало электронной цифровой подписью проект государственного контракта и документ об обеспечении исполнения контракта (а именно, договор поручительства), и отправило их оператору электронной торговой площадки.

Заказчик получил эти документы через оператора торговой площадки. При рассмотрении документа об обеспечении исполнения контракта, заказчиком было установлено, что ООО не представило копий бухгалтерской отчетности поручителя, копий учредительных документов, копий документов, подтверждающих полномочия руководителя. На этом основании заказчик обратился в Управление Федеральной антимонопольной службы (УФАС) по ЯНАО с письмом о признании общества уклонившимся от заключения контракта и включении сведений об нём в реестр недобросовестных поставщиков.

Решением антимонопольного органа, сведения об ООО «Глобула» были включены в реестр недобросовестных поставщиков в связи с уклонением от заключения контракта на оказание услуг по механизированной уборке и содержанию территории.

Не согласившись с решением антимонопольного органа, общество обратилось в арбитражный суд.

Позиция ООО

Общество в своем заявлении писало, что на электронной площадке «Сбербанк-АСТ» интерфейс страницы обработки сведений о контракте предусматривает возможность размещения двух файлов: файла проекта (проект контракта в виде файла от заказчика) и файла обеспечения (документ об обеспечении контракта в виде файла).

Согласно размещенной на электронной площадке инструкции по добавлению документов, размер прикрепляемого файла не может превышать 16 мегабайт. Общий объем отсканированных копий бухгалтерской отчетности, документа, подтверждающего полномочия, и иных необходимых документов в отношении поручителя составляет 25,8 мегабайт. Размер файла с договором поручительства – 1,17 МБ. Итого, общий объем документов – 27 мегабайт. Таким образом, предоставление всех указанных документов в составе одного файла явилось технически невозможным.

Указанные факты были задокументированы и представлены в УФАС по ЯНАО.

Необходимые документы в отношении поручителя были направлены обществом в адрес заказчика 19 апреля 2011 года и получены последним 26 апреля 2011 года.

Позиция Арбитражного суда Ямало-Ненецкого автономного округа

В августе 2011 года арбитражный суд первой инстанции нашел требования ООО подлежащими удовлетворению. По мнению суда, направление обществом документов, подтверждающих обеспечение, в адрес заказчика 18 апреля 2011 года почтовой связью свидетельствует об отсутствии намерения уклониться от заключения контракта.

Суд подчеркнул, что включение в реестр недобросовестных поставщиков является специфической формой принудительного воздействия на участников размещения заказа, причем применение данной меры влечёт для организации негативные последствия – публикацию в свободном доступе информации о лице как о ненадежном поставщике, ненадлежащим образом исполнившим принятое на себя обязательство и, как следствие, подрыв его деловой репутации и возможное уменьшение в будущем количества заключенных сделок, а также выгоды от осуществления предпринимательской деятельности.

Суд посчитал, что антимонопольный орган, рассматривающий вопрос о внесении данных о юридическом лице в реестр недобросовестных поставщиков, не может ограничиваться формальной констатацией лишь факта непоступления в адрес заказчика в установленный срок документов, не выявив иные, связанные с ним обстоятельства, в том числе наличие или отсутствие вины соответствующих субъектов, в какой бы форме она ни проявлялась.

Кроме того, суд подчеркнул, что в оспариваемом решении антимонопольный орган не дал оценку приведенным обществом доводам относительно тех обстоятельств, вследствие которых требуемые документы несвоевременно поступили в адрес заказчика.

На этом основании суд признал решение Управления Федеральной антимонопольной службы по Ямало-Ненецкому автономному округу недействительным, и обязал Управление исключить из реестра недобросовестных поставщиков сведения об обществе с ограниченной ответственностью «Глобула».

В апелляционную и кассационную инстанции участники спора не обращались.

Мой комментарий: Это ещё одно судебное решение, показывающее, что начала меняться позиция судов в отношении включения организаций в список недобросовестных поставщиков по формальным признакам. Суд раскритиковал формальное отношение ФСФР к установлению вины организации и к включению её в «чёрный список».

Источник: Официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://ras.arbitr.ru/

Утвержден ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»

2012-01-25T12:51:00.000+04:00

Согласно информации, полученной от технического подкомитета ПК6 технического комитета по стандартизации «Жизненный цикл электронного документооборота», приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18.10.2011 № 466-ст утвержден подготовленный подкомитетом национальный стандарт ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности».

Информация о разработке проекта данного ГОСТ Р, а также тексты окончательной редакции и пояснительной записки размещены на сайте подкомитета ПК6 (см. http://www.pk6.eos.ru/work/list.php?SECTION_ID=1036&ELEMENT_ID=84835 ).

О содержании данного документа и о работе над его русской версией см. также http://rusrim.blogspot.com/2010/02/blog-post_16.html и http://rusrim.blogspot.com/2011/09/blog-post_26.html .

Как мне кажется, стандарт появляется как нельзя более своевременно – как раз тогда, когда вопросы обеспечения долговременной сохранности электронных документов без ущерба для их юридической значимости и доказательной силы становятся как никогда актуальными. Заинтересованным организациям я бы рекомендовала, по возможности, использовать этот стандарт совместно с британским стандартом BS 10008 «Допустимость в качестве доказательства и доказательная сила электронной информации. Спецификации» (вместе с разъясняющими его публикациями серии BIP 0008-2008, см. http://www.eos.ru/upload/analitica/Secretar_2009_06_32-39.pdf ), и с только что утвержденным стандартом ISO 14641-1 (см. http://rusrim.blogspot.com/2012/01/blog-post_5411.html ) .

В Египте предпринимаются героические усилия для спасения поврежденных книг и рукописей

2012-01-25T11:00:00.001+04:00

Данная текстовая версия радиорепортажа была опубликована 9 января 2012 года на сайте Public Radio International (PRI).

На фото: Научный сотрудник Национальной библиотеки показывает обгоревшие страницы «Описания Египта» (Фото: Ноэл Кинг.)

В разгар «арабской весны» в Египте, участники протестов сожгли малоизвестный Институт Египта (Institut D’Egypt), в помещениях которого хранились сотни и тысячи редких книг и рукописей. Многие из них сгорели либо были повреждены как огнем, так и водой, когда пожарные пытались потушить огонь. Теперь реставраторы пытаются спасти то, что уцелело.

Столкновения между «продемократически» (кавычки мои – Н.Х.) настроенными демонстрантами и силами безопасности в течение почти двух недель декабря 2011 года будоражили центр Каира. Говорят, что столкновения начались после того, как полиция избила одного из митингующих. В ходе последовавшего хаоса, более десятка человек погибло - но они были не единственными жертвами. Был сожжён научно-исследовательский институт Египта, созданный в 1798 году Наполеоном Бонапартом, и тысячи редких книг были уничтожены.

Сейчас в помещениях первого этажа Национальной библиотеки Египта идет героическая работа по спасению того, что уцелело. Группы исследователей, реставраторов и добровольцев пытаются спасти 193 тысячи редких рукописей, книг и научных журналов. Книги находятся в плачевном состоянии - обгоревшие, а затем залитые водой, когда пожарные отчаянно пытались потушить пламя.

Магди Монтассир (Magdi Montassir) занимается вакуумной упаковкой мокрых книг. Он осторожно помещает каждую книгу в полиэтиленовый пакет, который затем кладет в машину, внешне напоминающую копировальный аппарат. Он закрывает крышку, поворачивает рукоять, и пакет наполняется воздухом. Затем весь воздух выталкивается из пакета с резким свистом. «Машина герметически запечатывает пакет», поясняет Монтассир. «Откачивает из него кислород и азот. Теперь, закройте машину. Сейчас она работает».

В отсутствие кислорода, бактерии и грибки не развиваются на влажных страницах. Помещенные в вакуумную упаковку книги беспорядочно сложены в проходах. Вид сложенных штабелями в тускло освещенном коридоре тысяч редких томов просто шокирует. Но другого места для них просто нет.

Самый быстрый и простой способ высушить книги - просто вынести их на крышу здания под лучи египетского солнца (Понятно, что такой метод используется от отчаяния – при подобной сушке бумага неминуемо будет коробиться и выцветать. По-хорошему, поврежденные материалы следовало бы заморозить, а затем не спеша сушить с использованием вакуумной сушки, - но для этого нужна как соответствующая техника, так и деньги, которых, очевидно, нет… - Н.Х.). На крыше египетского Национального архива, ещё большее число книг сушится на солнце, разложенные на придавленных камнями листах газет.

Внизу молодой человек в лабораторном белом халате распростерся над столом, и феном для волос сушит влажный научный журнал. А за его спиной лежит жемчужина египетской коллекции: оригинал «Описания Египта» (Description D’Egypt), книга, датируемая 1798 годов – временем египетской кампании Наполеона, в которой рассказывается о египетских обычаях, культуре, искусстве и истории. Её страницы обгорели по краям, а в остальном книга находится в приличном состоянии.

Эти книги - из Института Египта, здание которого было национальным сокровищем, о существовании которого большинство египтян даже не подозревало. В отсутствие государственного финансирования и программ оцифровки томов, историки говорят об Институте как о наводящей сон библиотеке, в которую приходят лишь исследователи, у которых в избытке времени и терпения.

Тот, кто поджёг здание в разгар столкновений между египетскими демонстрантами и силами безопасности в декабре, вероятно, даже не знал, что он разрушал.

«Мы культурные люди», подчёркивает Зайн эль Дин Мохаммед Абдель Хати (Zain El Din Mohammed Abdel Hati), председатель египетской Национальной библиотеки. Он с негодованием говорит о демонстрантах, сжёгших Институт. «Думаю, что то, кто это сделал - враг египетской культуры. И сейчас у нас много таких врагов», говорит он.

Абдель Хати потратил значительную часть бюджета библиотеки на спасательно-реставрационные работы. Но деньги заканчиваются, и сами спасатели устали. Их нервы на пределе. Многим эта утраты разбили сердце.

Научный сотрудник Мохаммед Хасан (Mohammed Hassan) становится на колени в комнате, где вентиляторы включены на полную мощность, чтобы ускорить сушку книг. Поток от вентиляторов направлен в потолок, чтобы не поднимать в воздух золу и отдельные листы, - все, что осталось от многих книг. Руками в перчатках он осторожно перебирает сгоревшие страницы. Но Хасан ничего не собирается выбрасывать, даже обугленных обрывков. Определить, от каких книг эти обрывки, невозможно. «Чтобы их выбросить, нужно, чтобы мне сказал об этом специалист, имеющий опыт в таких делах», говорит Хасан. «А пока... Я должен всё сохранить».

Пока эксперты не решат, какие книги могут быть сохранены, а какие - нет, добровольцы будут продолжать работать в течение многих часов подряд, вооружённые фенами для волос и машинами для упаковки в плёнку, пытаясь спасти историю - страницу за страницей.

Источник: сайт Public Radio International (PRI)
http://www.pri.org/stories/world/middle-east/a-heroic-effort-underway-in-egypt-to-save-damaged-books-manuscripts-7837.html

Реестр объектов топливно-энергетического комплекса

2012-01-25T00:05:00.000+04:00

Постановлением Правительства Российской Федерации от 22 декабря 2011 года № 1107 утверждены «Правила формирования и ведения реестра объектов топливно-энергетического комплекса»

Реестр формируется и ведется федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере топливно-энергетического комплекса на основании уведомлений, направляемых уполномоченными органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации (п.2).

Реестр формируется и ведется на электронных и бумажных носителях. При несоответствии записей на бумажных носителях записям на электронных носителях приоритетное значение имеют сведения, зафиксированные на бумажных носителях (п.6). Реестр на бумажных носителях ведется непрерывно в виде реестровых книг учета категорированных объектов (п.7).

Источник: КонсультантПлюс
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=124278

Видео: Принципы и стандарты управления документами (на английском языке)

2012-01-24T16:40:00.000+04:00

Ассоциация специалистов по управлению контентом AIIM, среди других материалов, позволяющих подготовиться к сдаче экзамена на получение профессиональной сертификации, выложила 8-минутный модуль, в котором кратко описываются основные (с точки зрения AIIM) принципы и стандарты управления документами. Как мне кажется, он может быть полезен тем специалистам по управлению документами, которые учат английский язык либо осваивают англоязычную отраслевую терминологию.

Модуль подготовлен Стивом Вайзменом (Steve Weissman), главным консультантом/аналитиком консультационной фирмы Holly Group и инструктором программ сертификации AIIM в сферах управления контентом и деловыми процессами. В модуле упомянуты такие стандарты, как ISO 15489 и ISO 23081 (адаптированные в России соответственно как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» и ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы»), «Дублинское ядро» метаданных (Dublin Core), CMIS, MoReq2010 и DoD 5015.2.

Источник: YouTube
http://youtu.be/9vsZgqjIBQ0

Международная организация по стандартизации: Обсуждается вопрос пересмотра стандарта по управлению документами ISO 15489

2012-01-24T11:00:00.012+04:00

Данная информация была опубликована 19 января 2012 года на сайте Международного Совета Архивов как часть новостей о деятельности технического подкомитета ИСО TC46/SC11, занимающегося стандартизацией в области управления документами.

Каждые три-пять лет международные стандарты проходят процедуру пересмотра (review – в ходе этой процедуры оценивается актуальность стандарта и принимается решение о продлении его действия без изменений, доработке либо отмене – Н.Х.). Так, стандарт ISO 15489 «Информация и документация – Управление документами – Общие требования» (в нашей стране адаптирован как ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 – Н.Х.) проходил эту процедуру в 2006 году, и был в неизменном виде подтверждён на очередной срок. В 2011 года началась очередная процедура пересмотра. Рассматривается несколько возможных вариантов – стандарт может быть:

Подтвержден и оставлен как есть (возможно, с исправлением мелких ошибок),
Подправлен, или
Полностью переработан (что означает отмену ныне действующего стандарта).

В настоящее время проводится опрос национальных органов по стандартизации – членов технического подкомитета ИСО TC46/SC11, в ходе которого они могут проголосовать за один из этих вариантов, а также подать свои замечания и предложения. Голосование завершится в марте 2012 года. На своей встрече в Берлине в мае 2012 года подкомитет решит, что будет дальше с этим стандартом.

Сейчас самое время тем архивистам и специалистам по управлению документами, для кого представляет интерес этот стандарт, сообщить свою точку зрения своим национальным органам по стандартизации.

Мой комментарий: Ситуация вокруг стандарта складывается довольно сложная. Многих стандарт вполне устраивает в существующем виде; в то время, как представители некоторых передовых стран, особенно США, хотели бы его доработать с учетом произошедших за последнее десятилетие изменений в технологиях и праве (напомню, что стандарт был принят в 2001 году. У американцев есть и ещё один мотив: пару лет назад именно на основе этого стандарта были разработаны новые правила управления документами в федеральных органах исполнительной власти США, которые постоянно на него ссылаются – при том, что сам стандарт в США не адаптирован как национальный, и это даже не планируется).

Кроме того, поскольку содержание стандарта практически полностью включено в новые стандарты системы менеджмента документов ISO 30300 и 30301, может быть поставлен вопрос и о его отмене – чего, конечно, не хотелось бы, поскольку в нашей стране ГОСТ Р ИСО 15489 только-только начал понемногу завоевывать авторитет…

Источник: сайт Международного Совета Архивов
http://www.ica.org/12263/news-et-events/iso-tc46sc11-records-and-archives-last-developments.html

К 2014 году в электронном виде будут оказывать все государственные и муниципальные услуги

2012-01-24T00:05:00.023+04:00

Распоряжением Правительства РФ от 28 декабря 2011 года № 2415-р «О внесении изменений в распоряжения Правительства Российской Федерации» скорректирован план перехода на предоставление государственных и муниципальных услуг (функций) в электронном виде.

Для справки: «Перечень мер, осуществляемых на этапах перехода на предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в электронном виде федеральными органами исполнительной власти» (утв. распоряжением Правительства РФ от 17.10.2009 № 1555-р)

I этап - завершение размещения информации о государственной услуге и государственной функции в сводном реестре государственных и муниципальных услуг (функций) и на едином портале государственных и муниципальных услуг (функций).

II этап - завершение размещения на едином портале государственных и муниципальных услуг (функций) форм заявлений и иных документов, необходимых для получения государственной услуги (функции), и обеспечение доступа к ним для копирования и заполнения в электронном виде.

III этап - обеспечение возможности для заявителей в целях получения государственных услуг (функций) представлять документы в электронном виде с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг (функций).

IV этап - обеспечение возможности для заявителей осуществлять мониторинг хода предоставления государственной услуги или исполнения государственной функции в электронном виде.

V этап - обеспечение возможности получения результатов предоставления государственных услуг и исполнения государственных функций в электронном виде, если это не запрещено федеральным законом.

Федеральным органам исполнительной власти предписано в 2-месячный срок утвердить планы перевода предоставления в электронном виде государственных услуг (функций), не включенных в план перехода на предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в электронном виде и обеспечить их реализацию с установленные сроки (п.2).

Высшим исполнительным органам государственной власти субъектов РФ рекомендовано утвердить в 2-месячный срок планы перевода предоставления в электронном виде государственных и муниципальных услуг, не включенные в сводные перечни первоочередных государственных и муниципальных услуг, и обеспечить реализацию указанных планов в установленные сроки (п.3).

Давайте сравним сроки перевода государственных услуг, установленных распоряжениями Правительства, принятых в 2009-2011 годах:

Любопытная картина получается: крайние сроки первых этапов были постепенно передвинуты на более позднее время (поскольку на практике планы выполняются с заметным отставанием), а последних этапов – наоборот, приближены! В итоге и так не очень-то реальные планы потихоньку переходят в разряд малонаучной фантастики…

К 2014 году, согласно планам, в электронном виде будут оказывать все государственные и муниципальные услуги, электронный вид представления результатов которых не запрещен федеральными законами.

Минэкономразвития России поручено обеспечить мониторинг выполнения распоряжения Правительства федеральными органами исполнительной власти и выборочный мониторинг выполнения субъектами Российской Федерации (п.4).

Кроме того, внесены изменения в распоряжение Правительства РФ от 17.10.2009 № 1555-р «О плане перехода на предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в электронном виде федеральными органами исполнительной власти».

Отменено требование к федеральным органам исполнительной власти о ежеквартальном представлении в Минкомсвязи России информации о результатах выполнения плана, а к Минкомсвязи – о ежеквартальном представлении в Правительство РФ доклада о ходе реализации плана.

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=124441

США: Опубликованы федеральные требования к поставщикам облачных услуг для государственных органов

2012-01-23T11:00:00.019+04:00

Заметка Эрика Чаброу (Eric Chabrow) была опубликована на сайте www.govinfosecurity.com 9 января 2012 года

В рамках федеральной программы управления рисками и авторизацией (Federal Risk and Authorization Management Program, FedRAMP), предназначенной для отбора поставщиков услуг облачных вычислений для государственных органов, федеральное правительство США установило порядка 170 мер по обеспечению безопасности (см. http://www.gsa.gov/graphics/staffoffices/FedRAMP_Security_Controls.zip ).

Меры безопасности, отобранные для программы FedRAMP, согласованы с рекомендациями, содержащимися в 3-й редакции специальной публикации SP 800-53 Национального института стандартов и технологий (National Institute of Standards and Technology, NIST) «Рекомендуемые меры безопасности для федеральных информационных систем и организаций» (NIST SP 800-53R3: Recommended Security Controls for Federal Information Systems and Organizations, http://csrc.nist.gov/publications/nistpubs/800-53-Rev3/sp800-53-rev3-final.pdf ) для систем, инциденты в которых способны оказать небольшое или умеренное воздействие на деятельность и активы государственных органов. Чтобы получить разрешение на оказание облачных услуг федеральным органам государственной власти, поставщики облачных услуг обязаны реализовать у себя эти меры безопасности.

В прошлом году, Объединенный совет по авторизации (Joint Authorization Board) программы FedRAMP получил более 1000 комментариев от заинтересованных государственных и коммерческих организаций, из которых 350 были связаны с мерами безопасности и предложенными советом усовершенствованиями.

В своём посте на блоге, размещенном на сайте Совета ИТ-директоров федеральных органов власти (Federal Chief Information Officers Council), ИТ-директор департамента национальной безопасности (Department of Homeland Security) Ричард Спайрз отметил, что одобренные советом меры безопасности являются основой мер, необходимых для того, чтобы надлежащим образом отреагировать на уникальные особенности авторизации облачных продуктов и услуг, в число которых входят возможность обслуживания одной системой группы клиентов (multi-tenancy), а также управление инфраструктурой и выделением коллективно используемых ресурсов (shared resource pooling). «Это основа используется всеми федеральными органами государственной власти и [поставщиками облачных услуг], и к ней государственными органами могут быть добавлены дополнительные меры, необходимые для удовлетворения их специфических требований», пишет Спайрз.

Порядок реализации мер безопасности FedRAMP будет детализирован в ряде документов, которые будут выпущены в этом году перед вводом программы в действие. Эти документы будут согласованы с публикацией NIST SP 800-37 «Концепция управления рисками» (NIST SP 800-37 Guide for Applying the Risk Management Framework to Federal Information Systems: A Security Life Cycle Approach, http://csrc.nist.gov/publications/nistpubs/800-37-rev1/sp800-37-rev1-final.pdf ). В их число входят:

План обеспечения безопасности системы (System Security Plan), в котором разъясняется, каким образом требования, связанные с каждой из мер безопасности, должны выполняться в среде облачных вычислений. В рамках плана, для каждой из мер должны быть подробно описаны (1) развертываемые решения, такие как устройства, документы и процессы; (2) ответственность и обязанности поставщиков и государственных органов-клиентов по реализации плана; (3) сроки реализации; и (4) каким образом решение удовлетворяет требованиям.
План оценки безопасности (Security Assessment Plan), в котором подробно описывается, как каждая из реализованных мер будут оцениваться и проверяться, с тем, чтобы обеспечить её соответствие требованиям;
Отчёт об оценке безопасности (Security Assessment Report) – в этом документе разъясняются проблемы, выводы, и рекомендации по итогам оценок мер безопасности, подробно описанных в плане оценки безопасности.

Правительство не позволит федеральным органам власти использовать услуги поставщика облачных вычислений до тех пор, пока тот не представит доказательства того, что его меры безопасности проверены и одобрены аккредитованной при программе FedRAMP организацией - третьей стороной. Совет объявил, что порядок проверки поставщиков облачных услуг аккредитованными третьими сторонами будет опубликован в следующем месяце.

«Единый процесс управления рисками в рамках FedRAMP будет использоваться для оценки предлагаемых поставщиками ИТ-услуг от имени федеральных органов власти, что позволит этим органам не проводить собственных программ управления рисками», подчеркнул Спайрз. «Сокращая дублирование усилий по управлению рисками, программа FedRAMP позволит федеральным органам сосредоточить свои усилия по оценке ИТ-услуг на конкретных потребностях этих органов, а также на их специфических требованиях по обеспечению конфиденциальности и безопасности».

Эрик Чаброу (Eric Chabrow)

Источник: сайт govinfosecurity.com
http://www.govinfosecurity.com/articles.php?art_id=4391

План работы Росархива: Полномочия, облака, информатизация

2012-01-23T00:05:00.020+04:00

На сайте Росархива выложен План работы Федерального архивного агентства на 2012 год, утвержденный 12 января 2012 года министром культуры РФ, см. http://archives.ru/reporting/plans/plan-faa-2012.shtml . В разделе «Организационное, правовое и кадровое обеспечение» обнаружилось несколько интересных пунктов.

Самым интересным, на мой взгляд, является пункт 1.4, предусматривающий подготовку (во исполнение поручения Правительства РФ от 25.10.2011 № ВВ-П10-7484) проекта постановления Правительства о наделении Росархива полномочиями по выработке и реализации государственной политики и нормативному правовому регулированию и контролю, а также оказанию государственных услуг и управлению государственным имуществом в сфере документационного обеспечения управления, в том числе электронного документооборота. Работу над документом планируется завершить в 1 квартале 2012 года.

Похоже, что Росархиву удалось, наконец, убедить Правительство в необходимости возвращения ему утраченных в 2004 году функций в области документационного обеспечения управления. Важно, однако, чтобы ведомство взяло на себя не больше функций, чем его немногочисленные сотрудники способны качественно реализовать.

В течение года планируется продолжить работу по сопровождению законопроекта «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»» и статьи 26.3 Федерального закона от 06.10.1999 № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» (п.1.3.). Это означает, что Росархив не рассчитывает на внесение изменений в закон в 2012 году.

Как обычно, меня интересовало, что запланировано в области информационных технологий, управления электронными документами и электронного архивного дела.

Росархив планирует в первом квартале принять участие в проработке. совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, вопросов о создании системы электронного документооборота по «облачной» технологии SaaS (программное обеспечение как услуга) (п.1.10.2). Видимо, в недрах Правительства всерьёз изучается вопрос об использовании облачных технологий в государственном управлении.

В течение года будет организована работа по поэтапному переходу Росархива на безбумажный (!) документооборот (по специальному плану) и по представлению информации в Минкомсвязи России о ходе и результатах проведенных мероприятий Росархива по созданию (модернизации) информационной системы электронного документооборота, обеспечению соответствия информационной системы электронного документооборота предъявляемым к ней требованиям (п. 1.11.1).

Научные исследования и методические разработки, а также внедрение информационных технологий (п.2) будут проводиться в течение года по специальным планам. Это:

Выполнение отраслевых научно-исследовательских работ (Росархив и ВНИИДАД) (п.2.1),
Реализация «Программы информатизации Росархива и подведомственных ему учреждений» на 2011 – 2020 гг. (п.2.4). Именно в этом документе запланированы серьёзные работы по созданию Центра хранения электронных документов и по разработке нормативно-методической базы в отношении электронных документов.

Росархив планирует также принять участие, совместно с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, в:

Подготовке докладов в Правительственную комиссию по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления «О ходе реализации мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот» и «О выявленных сложностях и перспективах перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот» (5.5.1),
Проведении мониторинга хода реализации мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот (5.5.2).

Источник: Официальный сайт Федерального архивного агентства
http://archives.ru/reporting/plans/plan-faa-2012.shtml

Видео: Порванные документы Штази пытаются восстанавливать с помощью компьютерной программы

2012-01-22T11:00:00.002+04:00

Двадцать лет назад при объединении Германии ей в наследство досталось более 100 километров документов Службы безопасности ГДР (Штази), и ещё более 16 тысяч мешков шредированных и порванных вручную документов.

По политическим причинам немецкие архивисты не готовы пока признать провал проекта восстановления шредированных документов и уничтожить мешки с бумажной стружкой. Поэтому о шредированных документах сейчас стараются лишний раз не вспоминать, а основные усилия прилагают к восстановлению порванных на крупные куски бумаг, что, естественно, сделать куда проще.

Видео показывает технологию восстановления порванных документов, которая уже более десятка лет обкатывается в институте Фраунгофера в Берлине (Fraunhofer-Institutes) . Под этот проект разрабатывается специальное программное обеспечение для суперкомпьютера, способное автоматически собирать воедино фрагменты документов. Правда, продемонстрированные в видеоролике автоматически восстановленные документы состоят из таких больших кусков, что их проще собрать вручную, - что, похоже, на самом деле и происходит :)

Показаны также прекрасные хранилища, где покоятся тысячи мешков, до которых руки ещё не дошли...

Источники: блог Archivalia / YouTube
http://archiv.twoday.net/stories/64028155/
http://youtu.be/xxAeJGFJ0rE

Установлен порядок информационного взаимодействия налоговых органов с иными ведомствами при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей

2012-01-22T00:05:00.021+04:00

Постановлением Правительства РФ от 22 декабря 2011 года № 1092 утверждены «Правила представления в регистрирующий орган иными государственными органами сведений в электронной форме, необходимых для осуществления государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, а также для ведения единых государственных реестров юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Правила определяют порядок информационного взаимодействия федерального органа исполнительной власти с иными органами государственной власти, а также территориальными органами Пенсионного фонда Российской Федерации и региональными отделениями Фонда социального страхования Российской Федерации при государственной регистрации юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств и физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей (ИП), а также ведении Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) и Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП).

При осуществлении информационного взаимодействия сведения и документы направляются регистрирующим органом, а также представляются в регистрирующий орган в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью (п.2).

Требования к форме электронных документов, представляемых в процессе информационного взаимодействия, определяются регистрирующим органом (п.3).

Межведомственное информационное взаимодействие регистрирующего органа с иными органами при наличии технической возможности осуществляется с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) (п.4). (Как видим, правила не предусматривают использование только СМЭВ – Н.Х.).

Правилами установлено, какие документы, кем и в какие сроки предоставляются, причем срок исполнения межведомственных запросов установлен более короткий, чем срок, предусмотренный ст. 7.2 федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» - два-четыре рабочих дня со дня поступления межведомственного запроса в орган или организацию, вместо пяти рабочих дней, допускаемых законом.

В ФНС предоставляются:

Территориальными органами Пенсионного фонда РФ - документы, подтверждающие представление сведений в территориальный орган Пенсионного фонда РФ - в течение 2 рабочих дней, следующих за днем получения межведомственного запроса регистрирующего органа (п.5).
Министерством внутренних дел Российской Федерации (МВД России) - справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям, выданная физическому лицу, регистрируемому в качестве ИП - в течение 4 рабочих дней, следующих за днем получения межведомственного запроса (п.6).
Уголовно-исполнительной инспекцией - информация о вступлении в силу решения суда, которым физическому лицу - ИП, назначено наказание в виде лишения права заниматься предпринимательской деятельностью на определенный срок - в течение 5 рабочих дней с даты вступления в силу решения суда (п.7).
Федеральная миграционная служба - информация об аннулировании документа, подтверждающего право физического лица, осуществляющего деятельность в РФ осуществляющего деятельность в качестве ИП, временно или постоянно проживать в РФ - в течение 5 рабочих дней со дня принятия решения об аннулировании указанного документа (п.8).

ФНС предоставляет:

В территориальные органы Пенсионного фонда РФ, региональные отделения Фонда социального страхования РФ, территориальные органы Федеральной службы государственной статистики - сведения о создании, реорганизации и ликвидации юридических лиц, о создании крестьянских (фермерских) хозяйств, приобретении физическими лицами статуса ИП, прекращении крестьянских (фермерских) хозяйств, прекращении физическими лицами деятельности в качестве ИП, а также иные сведения о юридических лицах, крестьянских (фермерских) хозяйствах и физических лицах, осуществляющих деятельность в качестве ИП - в течение 5 рабочих дней с момента внесения в соответствующий государственный реестр (п.9)
В территориальные органы Федеральной миграционной службы - сведения о приобретении иностранным гражданином или лицом без гражданства статуса ИП либо прекращении указанными лицами деятельности в качестве ИП, а также иные сведения о таких лицах, - в срок не более 5 рабочих дней с момента внесения в ЕГРИП (п.10)
В территориальные органы Федерального агентства по управлению федеральным имуществом и военные комиссариаты - сведения о создании, реорганизации и ликвидации юридических лиц, а также иные сведения о юридических лицах, - в течение 5 рабочих дней с момента внесения в ЕГРЮЛ (п.11).

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=124321

ARMA International: Главные проблемы, стоящие перед специалистами по управлению документами и информацией, часть IV

2012-01-21T11:00:00.003+04:00

(Окончание, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2012/01/arma-international-iii.html )

Продолжаю знакомить коллег с тем, как кандидаты на высшие посты в ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International отвечают на следующий вопрос: «Назовите два, по Вашему мнению, наиболее существенных изменения в государственном управлении и деловой деятельности, которые в ближайшие три-пять лет повлияют на управление документами и информацией как профессию, и поясните, как ARMA могла бы отреагировать на эти изменения».

Алисон Норт (Alison North), претендент на пост международного директора (International Director): Взрывной рост объёмов контента и ужесточение законодательно-нормативных требований - наиболее распространенные изменения в деловой деятельности и государственном управлении, которые продолжать влиять на профессию управления документами и информацией. Ниже я сузила их до двух конкретных областей, связанных как с контентом, так и с нормативными требованиями, и добавила свои предложения относительно того, как ассоциация ARMA могла бы отреагировать на эти изменения.

1) Воздействие информации, поступающей «в реальном времени». Учитывая постоянный рост объёмов информации, доставляемой в реальном времени «человеку с улицы» на мобильные телефоны, от и к журналистам через Твиттер, передаваемой между террористами и бунтовщиками - можем ли мы рассматривать этот фактор как положительную помощь в доставке информации, помогающую коммерческим организациям и государственным органам доставлять свою продукцию и услуги?

2) Приход на рабочие мета представителей «поколения Y». Люди, родившиеся между 1980 и 2000 годами, всё проще относятся к раскрытию собственных (а в ряде случаев, и чужих) персональных данных в социальных сетях. В последние годы эти молодые люди влились в ряды работников, принеся с собой легкое отношение к обмену информацией с использованием веб-средств. Судя по всему, растет количество утечек данных на рабочих местах. Как специалистам по управлению документами и информацией на это реагировать, стремясь получать выгоду от позитивного отношения «поколения Y» к обмену информацией, в условиях, когда ужесточаются законодательно-нормативные требования, направленные на то, чтобы помешать нам обмениваться информацией?

На эти изменения можно было бы реагировать следующим образом:

Спонсировать исследования того, как эту открытость и готовность обмениваться информацией можно было бы совместить с практикой управления документами,
Согласовать метрики принципов GARP с использованием поступающей в реальном времени информации и с культурой обмена информацией,
Лоббировать в правительстве относительно введения меньшего числа нормативных требований, разработки простых и понятных законов, содержащих четкие указания по вопросам управления и обмена информацией,
Ввести обучение и профессиональную подготовку по вопросам, когда и как обмениваться информацией, где показывать, как использовать социальные сети с выгодой для деловой деятельности,
Ввести обучение и профессиональную подготовку по вопросам информации, поступающей в реальном времени, и её возможного использования на рабочем месте.

Джон О’Брайан (John J. O’Brien), претендент на пост международного директора: 1) Распространение социальных сетей и технологий, выводящих информационный контент из-под физического и, зачастую, интеллектуального управления и контроля со стороны организации, представляют собой сдвиг в исторически сложившейся, фокусирующейся на внутренних вопросах роли специалистов по управлению документами. Одновременно с растущими ожиданиями в отношении подотчетности и прозрачности, нарастает «распыление» информационного контента. Чтобы знать, где и какая информация, и каким образом создается, используется и хранится, нужно опережающее вовлечение специалистов по управлению документами в процессы принятия решений, связанных с управлением содержащими знания ресурсами.

2) Материальные элементы (здания, инвентарь, признанная интеллектуальная собственность, денежные средства) определяют лишь часть стоимости организации. Говорят, что нематериальные элементы (бренд, компетенция и знания персонала, взаимоотношения с местными и международными клиентами, партнерами и сотрудниками; инфраструктура, которая способствует (или препятствует) получению отдачи от ресурсов) определяют до 70% рыночной стоимости организации. Поскольку все организации стремятся повысить оценку своей стоимости, то для специалистов по управлению документами есть возможность для того, чтобы продемонстрировать, как документные системы имеют потенциал для того, чтобы сделать нематериальные активы видимыми, и, следовательно, управляемыми.

Первое из этих двух изменений ближе к традиционной роли, выполняемой специалистами по управлению документами. Второе подразумевает перенос представлений о разумном управлении документами из пресловутых центров хранения документации на заседания совета директоров, - вне зависимости от размера организации. Эти перемены наблюдаются в международном масштабе как на развитых, так и на развивающихся рынках.

Решение этих вопросов предполагает концептуальное и практическое «соединение точек» такими способами, которые воспринимаются в странах с более базовым пониманием управления документами, которые, тем не менее, уже еще сталкиваются с проблемами, связанных с широким использованием передовых технологий. Сюда входит и накопление знаний, и возможность создания инструментов/ресурсов, которые потенциально могут быть полезными членам ассоциации, в какой бы стране те ни жили и работали.

Мартин Сашек (Martin D. Sušec), претендент на пост международного директора: Два основных изменения в деловой деятельности и государственном управлении, которые будут влиять на практическое управление документами и информацией в ближайшие три-пять лет, это ужесточение регулирования деятельности в сфере финансовых услуг и промышленности, производящей продукты массового потребления; а также распространение оказываемых третьими сторонами информационных услуг на основе облачных вычислений.

В будущем нормативные акты государственных органов потребуют от коммерческих организаций создания дополнительной документации, подтверждающей предпринимаемые ими усилия по исполнению законодательно-нормативных требований в отношении мониторинга сомнительных финансовых операций, раннего выявления конфликтов интересов, и порядка финансирования политических партий и движений. Тенденция к использованию информационных услуг, предоставляемых на основе облачных вычислений поставщиками, выступающими в роли третьей стороны, потребует более тщательной проверки поставщиков и включения более жестких положений в договора, особенно в плане отслеживания сроков хранения, обеспечения безопасности, поддержания и уничтожения информации компании в организованном поставщиками облаке.

Источник: ARMA International

[ дополнение от 31.01.2012 ]

По итогам голосования, избраны:
Julie J. Colgan - Президент ассоциации ARMA
Denise L. Pickett - директор
Alison North - международный директор

Утверждены также безальтернативные кандидатуры:
Brenda Prowse - казначей
Patricia Burns - директор по канадским вопросам

Так перешли федеральные органы исполнительной власти на межведомственное взаимодействие с использованием СМЭВ, или нет?

2012-01-21T00:05:00.010+04:00

У нас часто так бывает, что информация из разных источников о достигнутых результатах может быть диаметрально противоположной. Особенно это проявляется при освещении вопроса перехода на электронные государственные услуги: сначала утверждается, что все идет успешно и по плану, а потом принимается очередное решение либо о переносе сроков, либо о возвращении к тем этапам работ, которые вроде бы уже были успешно завершены.

Так, в протоколе заседания подкомиссии по использованию информационных технологий при предоставлении государственных и муниципальных услуг Правительственной комиссии по внедрению информационных технологий в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления от 22 декабря 2011 г. № 29 было недвусмысленно сказано, что федеральные органы исполнительной власти и органы государственных внебюджетных фондов закончили переход на процедуру межведомственного взаимодействия при предоставлении государственных услуг с использованием СМЭВ (п.5).

Неделю спустя было принято постановление Правительства РФ от 28 декабря 2011 года №1184 «О мерах по обеспечению перехода федеральных органов исполнительной власти и органов государственных внебюджетных фондов на межведомственное информационное взаимодействие в электронном виде», определяющее меры, которые должны обеспечить переход на межведомственное информационное взаимодействие в электронном виде при предоставлении государственных услуг, и сроки их реализации.

У специалистов, само собой, возник вопрос: так перешли ФОИВ на межведомственное взаимодействие, или только собираются? Например, эту тему подробно обсуждает в своем блоге Альберт Бертяков (см.: http://ecm-discovery.blogspot.com/2012/01/s01e03-p01-10.html ).

Стоит также обратить внимание и на п.4 протокола Подкомиссии:

4. Минкомсвязи России в срок до 1 марта 2012 г. проработать вопрос о поэтапном переводе в СМЭВ межведомственных запросов федеральных органов исполнительной власти и органов государственных внебюджетных фондов в рамках предоставления государственных услуг и исполнения государственных функции, осуществляемых в настоящее время с применением иных межведомственных информационных систем, и представить доклад в Правительство Российской Федерации.

Получается, что органы государственной власти на межведомственное взаимодействие перешли, а вот межведомственные запросы почему-то пересылаются не по СМЭВ, а через иные межведомственные информационные системы!

Источники: Консультант+ / Портал методической поддержки реализации Федерального закона № 210-ФЗ
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=111803;fld=134;dst=4294967295
http://210fz.ru/mdx/index.php?id=403

Важные документы по истории нашей страны скоро станут доступны в электронном виде - за деньги и на американском сайте

2012-01-20T10:00:00.011+04:00

Данная статья, написанная Шарон Ин (Sharon Yin), была опубликована на сайте Йельского университета (США) 17 января 2012 года, под заголовком «Электронный архив Сталина близок к завершению».

По словам директора издательства Йельского университета (Yale University Press) Джона Донатича (John Donatich), издательство, вероятно, к лету этого года сделает «Электронный архив Сталина», содержащий более 28 тысяч документов, связанных с деятельностью руководителя бывшего Советского Союза Иосифа Сталина, доступным на платной основе.

Проект является кульминацией более чем 20-летнего сотрудничества между Йельским университетом и Российским государственным архивом социально-политической истории (РГАСПИ). Дэвид Шифман (David Schiffman), директор издательства Йельского университета по электронным публикациям, сказал, что студенты и преподаватели университета получат бесплатный доступ к архиву, поскольку издательство предоставляет все свои публикации библиотеке Йельского университета (Получат ли бесплатный доступ российские историки и студенты? Подумал ли кто-нибудь об этом при заключении контрактов? – Н.Х.).

«Основной целью является предоставление студентам и ученым доступа к очень важному набору первоисточников, без необходимости ехать в Москву», отметил Донатич. «Этот новый способ ведения исследований стал возможным благодаря быстрому развитию цифровых инструментов, которые не существовали еще 10 лет назад».

Шифман, сравнивая архив с [американскими] президентскими библиотеками, сказал, что он включает личные документы Сталина, письма и частные пометки на полях различных книг, в дополнение к документам, связанным с его деятельностью в сфере государственного управления и иностранных дел.

Хотя дискуссии об изучении и оцифровке бумаг Сталина начались где-то в 2005 году, а официальное соглашение об их оцифровке было подписано в 2009 году, «Электронный архив Сталина» стал результатом гораздо более длительных взаимоотношений, подчеркнул Донатич.

После распада Советского Союза в 1991 году, издательство Йельского университета начало сотрудничать с РГАСПИ при создании «Анналов коммунизма» - серии из 25 томов об истории советского и международного коммунизма. По словам Донатича, когда сталинские документы были рассекречены, РГАСПИ обратился к университету с предложением об их оцифровке.

Согласно пресс-релизу издательства, публикации из серии «Анналы коммунизма» будут включены в «Электронный архив Сталина».

Руководитель библиотеки университета Сьюзен Гиббонс (Susan Gibbons), член Совета управляющих издательства, видевшая несколько демонстраций архива, рассказывает, что электронный архив включает социальные инструменты, позволяющие исследователям взаимодействовать и обсуждать материалы архива. ««Электронный архив Сталина» не является электронным эквивалентом традиционной книге», подчеркивает Гиббонс.

Хотя, по мнению Татьяны Лоркович (Tatjana Lorkovic), куратора славянских и восточно-европейских коллекций библиотеки Йельского университета, «Электронный архив Сталина» не является «полным», она считает, что содержащаяся в нём информация будет «очень полезна» для ищущих первоисточники студентов и преподавателей.

Профессора славянских языков и литературы Джон Маккей (John MacKay) и Владимир Александров (Vladimir Alexandrov) добавили, что покрываемый архивом период советской истории имел далеко идущие последствия для остального мира, что делает архив важным ресурсом для исследователей.

В числе спонсоров проекта были фонд Эндрю Меллона (Andrew W. Mellon Foundation), фонд Смита Ричардсона (Smith Richardson Foundation) и корпорации Карнеги (Carnegie Corporation of New York).

Шарон Ин (Sharon Yin)

Мой комментарий: Хорошо, что важные для истории нашей страны документы, – пусть и за деньги, которые пойдут в американский карман, – станут доступны отечественным исследователям. А вот за свою страну как-то обидно и стыдно…

Источник: сайт Yale Daily News
http://www.yaledailynews.com/news/2012/jan/17/stalin-digital-archive-nears-completion/

ARMA International: Главные проблемы, стоящие перед специалистами по управлению документами и информацией, часть III

2012-01-20T00:05:00.001+04:00

(Продолжение, предыдущую часть см. http://rusrim.blogspot.com/2012/01/arma-international-ii.html )

Продолжаю знакомить коллег с тем, как кандидаты на высшие посты в ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International отвечают на следующий вопрос: «Назовите два, по Вашему мнению, наиболее существенных изменения в государственном управлении и деловой деятельности, которые в ближайшие три-пять лет повлияют на управление документами и информацией как профессию, и поясните, как ARMA могла бы отреагировать на эти изменения».

Дениз Пикет (Denise Pickett), претендент на пост директора: В сфере деловой деятельности, я предвижу изменения в управлении медицинскими документами, порождаемые новым законодательством о здравоохранении [в США – Н.Х.]. Закон требует, чтобы все медицинские учреждения и подразделения, вне зависимости от их размера, перешли на использование национальной электронной системы медицинской документации, - в то время, как многие из таких подразделений не имеют необходимых ресурсов и квалифицированных специалистов, которые бы помогли им выполнить требования законодательства. Я обратила внимание на то, что ARMA запланировала на сентябрь два веб-семинара, связанные с электронными медицинскими документами, и постоянное внимание этим вопросам будет положительным фактором.

Поскольку я работаю в организации, выполняющей государственные контракты, я наблюдаю, как всё больше и больше контрактной документации создается и поддерживается в электронном виде, а бумажных документов используется очень мало. Я считаю, что в государственном секторе ARMA может и дальше использовать свои взаимоотношения с MER (конференция по вопросам управления электронными документами, см. также http://rusrim.blogspot.com/search/label/MER - Н.Х.), и своевременно организовывать для широкой аудитории обучение по различным вопросам, связанным с электронными документами.

Как для государственного, так и для коммерческого секторов я предвижу, продолжающуюся озабоченность и неопределенность относительно облачных вычислений. ARMA должны и дальше фокусировать на этом вопросе свои образовательные мероприятия (вебинары) и доклады на ежегодных конференциях, а также, где возможно, организовать разработку стандартов.

Марк Симпсон (Marc Simpson), претендент на пост директора: Эволюционирующие технологии продолжают менять способы ведения деловой деятельности у государственного управления. Многие государственные и коммерческие организации сейчас используют социальные сети, создавая тем самым совершенно новую область, в которой нужно документами и информацией. Многие экологически-сознательные работодатели стремятся уменьшить свою зависимость от бумажных документов; а другие стремятся сэкономить на площадях для хранения документов. Таким образом, все больше компаний и государственных органов переходит на использование электронных документов и виртуальных средств их хранения. Необходимость вовлечения квалифицированных специалистов по управлению документами в процессы принятия ИТ-решений становится все более и более острой и приобретает критически-важное значение.

Продолжают расти число судебных разбирательств и объёмы раскрытия государственных документов. Для того, чтобы обезопасить себя, государственным органам и коммерческим организациям принципиально важно сделать две вещи:

Внедрить признанные и принятые стандарты и практики делопроизводства, а также
Брать на работу – и ценить - квалифицированных, обученных специалистов по управлению документами и информацией.

Патриция Бернс (Patricia Burns), единственный кандидат на пост директора от Канады: 1) Перестройка служб для того, чтобы вписаться в «похудевшие» бюджеты организаций, и способности специалистов по управлению документами и информацией в этих условиях сохранить надлежащий уровень работы. ARMA может помочь в решении этой проблемы, используя возможность обратиться к своим членам и подготовить их к этим переменам, предлагая соответствующие обучающие мероприятия, а также продвигая «общепринятые принципы делопроизводства» GARP, который включают модель высокоуровнего управления информацией (information governance).

2) Подотчетность и прозрачность, подтверждающие требуемое гражданами и заинтересованными сторонами хорошее ведение деловой деятельности и государственного управления. Ассоциации ARMA необходимо и дальше продвигать принципы GARP и их применение в организациях. Организации, внедряющие GARP, смогут четко определить, где им нужно сделать улучшения, чтобы обеспечить эффективное управление информацией.

(Окончание следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2012/01/arma-international-iv.html )

Источник: ARMA International

Международная организация по стандартизации утвердила новый стандарт по обеспечению сохранности электронных документов

2012-01-19T10:00:00.025+04:00

Официального извещения Международной организации по стандартизации (ИСО) пока нет, но в частном порядке члены соответствующего технического комитета уже сообщили в социальных сетях о том, что одобрен и вскоре будет официально опубликован стандарт ISO 14641-1 «Управление электронными документами – Проектирование и эксплуатация информационных систем для обеспечения сохранности электронных документов. Часть 1: Спецификации» (Electronic archiving - Part 1: Specifications concerning the design and the operation of an information system for electronic information preservation).

Стандарт подготовлен 171-м Техническим комитетом ИСО, и является адаптацией авторитетного французского стандарта NF Z 42-013, регламентирующего порядок
хранения электронных документов на носителях однократной записи. В первую часть стандарта собраны наиболее общие положения его французского прототипа.

Первая часть стандарта ISO 14641 должна обеспечить для организаций концептуальную основу. В ней описываются методы и способы, которые следует использовать при внедрении электронных информационных систем для управления документами и их хранения. В сочетании с соответствующими политиками организации по управлению документами, она описывает критерии, используемые при проектировании систем, и требования к этим системам. Эти требования рассчитаны на то, чтобы обеспечить, чтобы все управляемые информационной системой документы, захватывались ею, хранились, извлекались и открывались на доступ таким образом, который бы гарантировал их целостность и аутентичность в течение всего срока хранения.

Стандарт предусматривает возможность использования трех видов носителей информации: физических и логических устройств однократной записи (WORM), и перезаписываемых носителей. Целостность документов на физических и логических WORM-носителях обеспечивается за счет их физических и конструктивных особенностей. На использовании перезаписываемых носителей, целостность может обеспечиваться при помощи криптографических средств. В частности, могут использоваться контрольные суммы, хэши (дайджесты), отметки времени и электронные цифровые подписи. Во всех случаях требуется соблюдение установленных процедур.

Стандарт подразумевает использование только таких систем, что способны исключить возможность модификации или замены введенных в них документов. К прочим системам, в которых пользователи могут изменять хранящиеся в них материалы, стандарт неприменим.

Стандарт применим в отношении электронных документов:

полученных в результате сканирования оригинальных бумажных документов или микроформ,
полученных в результате конверсии аналогового аудио- или видеоконтента,
изначально созданных в электронном виде каким-либо программным приложением,
поступивших из других источников, создающих электронный контент, включая двух- и трехмерные карты и чертежи, цифровые аудио- и видеозаписи, цифровые графические медицинские документы (рентгеновские снимки, томограммы) и т.д.

Стандарт предназначен для:

Организаций, стремящихся внедрить информационные системы, обеспечивающие:

Хранение электронных документов, созданных путем сканирования, в условиях, обеспечивающих их сохранность и точное соответствие оригиналу,
Хранение изначально электронных документы в условиях, обеспечивающих целостность информации и читаемость документов;
Возможность аудита всех операций, связанных с электронными документами.

Организаций-поставщиков ИТ-услуг и программного обеспечения, стремящихся разработать системы, обеспечивающие целостность и аутентичность сохраняемых в них документов;
Организаций, оказывающих своим клиентам услуги по хранению документов.

Обязательно следует иметь в виду, что, несмотря на достаточно качественный перевод, терминология стандарта во многом осталась французская, и это может серьёзно запутать тех, что читает документ на английском языке. Так, в стандарте под «архивами» и «архивными документами» следует понимать вовсе не архивные документы, как может показаться при буквальном прочтении текста, а практические все документы, постоянно или временно хранимые организацией – включая документы, активно используемые деловыми подразделениями. В случае подготовки на базе данного стандарта российского ГОСТа, я бы настоятельно рекомендовала брать за основу для перевода оригинальный французский текст.

Содержание стандарта следующее:

1. Область применения
2. Нормативные ссылки
3. Термины и определения
4. Общие характеристики и уровни требований
5. Общие спецификации
6. Используемые для хранения документов носители информации
7. Системы, использующие съёмные носители информации
8. Системы, использующие логические носители информации однократной записи
9. Системы, использующие перезаписываемые носители информации
10. Процесс захвата
11. Использование документов
12. Аудит системы хранения документов
13. Архивация доверенной третьей стороной
14. Поставщики услуг

С моей точки зрения, это полезный и востребованный сейчас в нашей стране документ, описывающий ряд способов организации хранения электронных документов, с сохранением их юридической значимости и доказательной силы. Думаю, его стоило бы поскорее перевести на русский язык.

[ Дополнение от 30.01.2012 ] 24 января 2012 года стандарт ISO 14641-1:2012 был официально опубликован, см. http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=54911

Источники: LinkedIn / Xing
http://www.linkedin.com/groupAnswers?viewQuestionAndAnswers=&discussionID=89822341&gid=1815294&trk=eml-anet_dig-b_nd-pst_ttle-cn&ut=0Rmhptk151sB41
https://www.xing.com/net/informationlifecyclemanagement/digital-preservation-332785/fr-la-norme-afnor-zf-z42-013-sea-systemes-electronique-d-archivage-est-transformee-en-iso-14641-1-39429697/

Арбитражная практика: А была ли ЭЦП?

2012-01-19T00:05:00.010+04:00

Активное использование ЭЦП при проведении электронных аукционов приводит к тому, что в ходе судебных споров регулярно приходится разбираться как в самой технологии, так и в процедурах, установленных законодательством и нормативными правовыми актами.

В данном случае, в октябре 2011 года, Арбитражному суду Архангельской области пришлось разбираться в вопросе о том, была ли котировочная заявка подписана электронной цифровой подписью или нет, и оценивать противоречивые доказательства, представленные сторонами (дело № А05-6983/2011).

Суть спора

Традиционный способ «насолить» выигравшему конкурс конкуренту и доставить неприятности заказчику – подать жалобу в Управление Федеральной антимонопольной службы (УФАС) на нарушение заказчиком положений законодательства о госзакупках. Такую жалобу подало ООО «Торговый Дом «Рояль»», чья заявка не была зарегистрирована Администрацией муниципального образования «Виноградовский муниципальный район» (Администрация), в результате общество не смогло принять участие в запросе котировок на право заключения муниципального контракта на приобретение рояля, а победителем была признана другая организация.

УФАС, проверив законность проведения запроса котировок, выявило ряд нарушений, включая действия Администрации, не зарегистрировавшей котировочную заявку ООО. Заявка была подана в электронной форме 10 мая 2011 года, то есть до окончания срока подачи котировочных заявок, на адрес электронной почты Администрации.

Администрация направила ООО по электронной почте письмо с подтверждением факта получения заявки и предложением направить данную котировочную заявку на бумажном носителе по почте. При этом, по утверждению представителя Администрации, котировочная заявка не была подписана электронной цифровой подписью.

Котировочная заявка ООО на бумажном носителе была отправлена по почте 17 мая 2011 года и поступила только 23 мая 2011 года, то есть после окончания срока подачи заявок.

В предписании о прекращении нарушений Федерального закона «О размещении заказов на поставки товаров» УФАС потребовало отменить запрос котировок путем отмены всех документов, составленных в ходе размещения заказа.

Администрация подала иск в арбитражный суд.

Позиция Арбитражного суда Архангельской области

Суд, изучив существующие законодательно-нормативные требования, определил, что, согласно законодательству, котировочная заявка может быть подана участником размещения заказа в письменной форме (на бумажном носителе) или в форме электронного документа, подписанного электронной подписью, поскольку только в таком случае электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Суд подчеркнул, что заверение электронного документа электронной подписью обусловлено необходимостью удостоверить заявленные сведения (волю и волеизъявление конкретного лица) и подтвердить юридическую силу документа (котировочной заявки). Участник запроса котировок, реализуя свое право на подачу котировочной заявки в форме электронного документа, обязан был обеспечить выполнение нормативных требований, предъявляемых к такому документу.

Если же электронное сообщение не подписано электронной подписью, то независимо от его названия, оно в принципе не может быть признано документом, каковым выступает по закону котировочная заявка, поэтому у уполномоченного органа не возникает обязанности принимать и регистрировать такое сообщение как котировочную заявку.

ООО утверждало, что оно направило по электронной почте по установленной форме котировочную заявку с приложением сертификатов электронной подписи, в подтверждение чего представило в суд распечатку электронного письма. От уполномоченного органа был получен ответ о поступлении котировочной заявки с просьбой направить её на бумажном носителе. При этом, когда суд предложил ООО переслать на электронный адрес суда направленную им уполномоченному орган у котировочную заявку, то без объяснения причин ООО уклонился от представления таких доказательств суду.

Администрация в суде не оспаривала факта поступление в её адрес электронного сообщения от ООО, поименованного как котировочная заявка, но отрицала факт его подписание электронной подписью, а также поступление вместе с заявкой сертификата электронной подписи. В подтверждение этой позиции она представила скриншоты электронных сообщений, а также, в соответствии с определением суда, переслала на электронный адрес суда электронное сообщение с котировочной заявкой, поступившее от ООО.

Судом было установлено, что представленное ООО копия сопроводительного письма, при котором по электронной почте была направлена заявка, по содержанию и объему вложений не соответствует представленному Администрацией сопроводительному письму, а именно: в документе, представленном обществом, указано, что вместе с котировочной заявкой был направлен сертификат электронной подписи в виде архивного файла, всего объем вложений составляет 46,5 килобайт; в то время. как в письме, представленном Администрацией, поименована только котировочная заявка без приложения сертификата, и объем вложений составил 35 килобайт.

Суд, исследовав представленные доказательства, установил, что из представленных скриншотов и электронного сообщения следует, что котировочная заявка ООО не была подписана электронной цифровой подписью.

На этих основаниях суд сделал вывод о том, что при вынесении решения УФАС не был установлен факт подписания (не подписания) ООО электронной подписью котировочной заявки. УФАС установило факт нарушения на основании косвенных доказательств, в частности, подтверждения уполномоченным органом факта получения котировочной заявки.

В результате суд принял решение о том, что оспариваемое решение УФАС подлежит признанию недействительным в части признания Администрации муниципального образования «Виноградовский муниципальный район» нарушившим часть 3 статьи 46 Федерального закона «О размещении заказов».

В апелляционный и кассационный суд никто из участников дела не обращался.

Мой комментарий: Это судебное решение интересно ещё и тем, что суд, признав противоречивость представленных сторонами доказательств, дал оценку их доказательной силы.

Далее, нельзя не отметить, что общество представило в суд «слегка подправленные» электронные документы, - в данном случае, электронное письмо, - чтобы подтвердить факт направления заявки, подписанной ЭЦП с приложением сертификата. Пока наши суды, с моей точки зрения, весьма либерально относятся к такого рода действиям

Источник: Официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://ras.arbitr.ru/

В сети выложен ряд моих новых статей

2012-01-18T12:00:00.064+04:00

На сайте компании «ЭОС» выложены тексты моих статей, опубликованных в 2011 году. Познакомиться с ними можно по следующим ссылкам:

Архивная служба Еврокомиссии: новые подходы к архивной обработке документов // Делопроизводство.- 2011.- № 1.- С. 32-38, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=87241
Три вида электронной подписи вместо ЭЦП: что изменится для пользователей? // Секретарь-референт. - 2011. - № 6. - С. 31-34, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=87032&SECTION_ID=771
Изменился порядок истребования и представления документов в налоговые органы // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2011.- № 6. - С.12-20, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=84218
Готовятся существенные изменения в закон об архивном деле // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2011.- № 6. - С.78-86, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=85167
В перечень научно-технических документов внесены изменения // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2011.- № 7. - С.36-38, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=87049&SECTION_ID=770
Арбитражная практика: копия с копии не считается // Секретарь-референт. - 2011. - № 7. - С. 54-55, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=87038&sphrase_id=16967
«Переварить» уже проведенные преобразования // IDO Business. – 2011. - №5. - С. 30-33, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=87034&SECTION_ID=765
Изменение законодательства о госуслугах: шаг вперед, два – назад… // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2011.- № 8-9. - С.26-35; С.42-54, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=87055&SECTION_ID=771
Порядок работы с электронными счетами-фактурами проясняется // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2011.- № 8. - С.46-54, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=87051&SECTION_ID=766
Государственная Дума отклонила законопроект «Об электронном документе» // Секретарь-референт. - 2011. - № 8. - С. 38-39, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=87045&SECTION_ID=771
Арбитражная практика: номера договоров // Секретарь-референт. - 2011. - № 8. - С. 40-41, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=87036&SECTION_ID=766
Страна осталась без Перечня типовых управленческих архивных документов! // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2011.- № 10. - С.12-25, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=87047&SECTION_ID=771
Зарубежный опыт создания государственных электронных архивов // Документация в информационном обществе: международный опыт управления документами: докл. и сообщ. на XVII Междунар. науч.-практ. конф., 25-26 нояб. 2010 г., г. Москва / Росархив, ВНИИДАД.- М., 2011.- С. 120-128, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=87025&SECTION_ID=770
Управление сроками хранения документов в федеральных органах исполнительной власти: американский опыт // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2011.- № 11. - С.28-40, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=87053&SECTION_ID=766
Новый официальный источник опубликования законов и нормативных правовых актов // Секретарь-референт. - 2011. - № 11. - С. 52-53, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=87248
Правительство определило, сколько будет стоить государственная информация // Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2011.- № 12. - С.64-74, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=87245
Роль архивов в информационном обществе: готовы ли архивы к этой ноше? // Инфодокум.АРХИВ-2011: Первом профессиональном форуме «Эффективный архив в управлении», 8-9 декабря 2011 г., г. Москва: материалы конгресса / Гильдия управляющих документацией.- М., 2011.- С.55-60, http://www.eos.ru/eos_delopr/eos_analitics/detail.php?ID=87259

ARMA International: Главные проблемы, стоящие перед специалистами по управлению документами и информацией, часть II

2012-01-18T11:00:00.005+04:00

(Продолжение, начало см. http://rusrim.blogspot.com/2012/01/arma-international-i.html )

Продолжаю знакомить коллег с тем, как кандидаты на высшие посты в ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International отвечают на следующий вопрос: «Назовите два, по Вашему мнению, наиболее существенных изменения в государственном управлении и деловой деятельности, которые в ближайшие три-пять лет повлияют на управление документами и информацией как профессию, и поясните, как ARMA могла бы отреагировать на эти изменения».

Бренда Прауз (Brenda Prowse), единственный кандидат на пост казначея: Два основных изменения, которые я вижу, это сокращение бюджетов (в связи с нынешним состоянием экономики) и изменения в законодательно-нормативных требованиях. В то же время, хочу подчеркнуть, что это в основном касается США, и в гораздо меньшей степени - Канады, особенно моей провинции, в которой, в отличие от остальной Северной Америки, сейчас наблюдается бум в жилищном строительстве и увеличение числа рабочих мест. Однако, мы, похоже, представляем собой аномалию, и нужно решать общераспространенные проблемы :)

Будучи «глобальной» ассоциацией, ARMA должны быть в курсе перемен, влияющих на её членов, и реагировать соответствующим образом. Совершенно очевидно, что сокращение финансирования повлияет на возможности принимать участие в семинарах и конференциях. ARMA может оказать помощь, продолжая предлагать курсы онлайн-обучения, позволяющие сэкономить на командировочных расходах. Тем не менее, значение обучения «лицом к лицу» нельзя игнорировать, поэтому следует оценить конференционные мероприятия, с целью включения в их программу высококлассных докладов, но так, чтобы их стоимость не оказалась запредельной. Участники также могут сэкономить, вызываясь поработать на конференциях волонтерами, но число таких мест ограничено. И хотя многие выбранные для проведения конференций места красивы и гламурны, - возможно, стоит подумать об использовании менее дорогих объектов, в то же время обеспечивая посетителям конференции полноценную отдачу, в том числе и в образовательном плане.

Что касается законодательно-нормативных изменений, то даже в США, несмотря на введение 5-6 лет назад новых гражданско-процессуальных правил, регламентирующих поиск и представление электронных документов, всё ещё существует пелена таинственности вокруг применения этих правил на практике. Канадское же государство еще не ввело аналогичного стандарта. Будет полезно продолжать помогать членам ассоциации в этой сфере. Большинство из них фактически не готово к внедрению электронных систем управления документами и информацией (EDRMS), не говоря уже об облаках! Ключевым направлением остается дальнейшее участие в совершенствовании законодательно-нормативной базы, равно как и начало лоббирования в государственных органах других стран, помимо США.

Лив Изакс (Leigh Isaacs), претендент на пост директора: Наша профессия стремительно меняется. Существует уникальная возможность для повышения значимости управления документами и информацией в организациях, и для повышения квалификации тех, кто этим занимается. Наряду с темой исполнения законодательно-нормативных требований и аудита, будут остро стоять вопросы обеспечения безопасности и неприкосновенности частной жизни (особенно в отношении к трансграничной деятельности). Читая заголовки новостей, становится ясно, что никто – ни коммерческие организации, ни государственные органы, - не застрахован от взлома их информационных систем, и использование недостаточных мер защиты может иметь катастрофические последствия.

Члены ассоциации ARMA коллективно обладают огромным количеством информации и потенциалом для инноваций. Ассоциация должна не только расширять возможности своих членов, но и способствовать образованию, лидерству и возможностям общения.

ARMA проводит замечательную работу по предоставлению информации своим членам. В сферах обеспечения неприкосновенности частной жизни и безопасности (и в отношении любые вновь появляющихся вопросов), мы также должны вносить согласованность и упорядоченность в объемные массивы информации, дистиллируя эту информацию таким образом, чтобы она стала усваиваемой и понятной.

Ответ на вопрос «Что это значит для меня?» различен для каждого специалиста в зависимости от положения и отрасли, в которой он работает, - однако образовательную деятельность следует вести соответствующим образом. Чтобы лучше оценивать успешность, ассоциация следует организовать информационные программы и возможности, одновременно предлагая конструктивную, организованную платформу для получения обратной связи и рекомендаций от профессионалов, которых она обслуживает.

Мы должны поощрять новые и инновационные идеи членов ассоциации, и понимать их специфические потребности. И как члены ассоциации должны иметь возможность учиться у своего профессионального объединения, так и ассоциация должна учиться у своих членов.

Принципы GARP могут и должны быть использованы для реагирования на эти изменения. Похоже, что многие до сих пор сталкиваются с трудностями в применении этих принципов на практике, и здесь имеется прекрасная возможность для повышения осведомленности членов ассоциации.

Ассоциация должна служить единым голосом, публично продвигающим управление документами и информацией во всех организациях, выполняя в ряде случаев роль наставника, и одновременно осуществляя непрерывное самообучение. Мы должны помочь членам ассоциации выступать в роли педагогов, генераторов новых идей, стратегов и движущей силы изменений.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2012/01/arma-international-iii.html )

Источник: ARMA International

Установлен порядок использования участниками внешнеэкономической деятельности средств электронной подписи при взаимодействии с таможенными органами

2012-01-18T00:05:00.000+04:00

Приказом Федеральной Таможенной службы (ФТС РФ) от 25.10.2011 № 2187 утверждено «Положение об использовании участниками внешнеэкономической деятельности и лицами, осуществляющими деятельность в сфере таможенного дела, средств электронной подписи при реализации информационного взаимодействия с таможенными органами Российской Федерации».

Положение утверждено «в целях совершенствования ведомственной системы обеспечения информационной безопасности таможенных органов Российской Федерации в части организации эксплуатации в таможенных органах средств криптографической защиты и электронной подписи информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну». Оно определяет условия и единый порядок использования средств электронной подписи (далее - СрЭП) участниками внешнеэкономической деятельности и лицами, осуществляющими деятельность в сфере таможенного дела, при осуществлении информационного взаимодействия с таможенными органами Российской Федерации.

Каждой информационной технологии, используемой в информационной системе таможенных органов для таможенных целей и предусматривающей информационное взаимодействие с таможенными органами Российской Федерации с применением электронной подписи, созданной по заказу ФТС России, присваивается соответствующий идентификатор информационной технологии. Перечень информационных таможенных технологий и соответствующих им идентификаторов публикуется на официальном сайте ФТС России (п.4).

При информационном взаимодействии с информационной системой таможенных органов (рассмотрении электронных документов, предоставляемых заинтересованными лицами и направлении ответов таможенным органам) необходимо убедиться в том, что информация о лице, имеющая ограниченный доступ, передается именно тому лицу, к которому она относится (п.5).

Для подтверждения принадлежности и неизменности электронных документов в информационной системе таможенных органов применяется квалифицированная электронная подпись. Информация в электронной форме, передаваемая в процессе осуществления информационного обмена и подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

Владельцем квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи и соответствующего ему ключевого носителя является уполномоченный представитель заинтересованного лица (далее - пользователь СрЭП) (п.6).

Мой комментарий: По-моему, в этом пункте пропущено важное слово – речь идёт о представителе заинтересованного юридического лица.

Удостоверяющий центр таможенных органов (далее - УЦ ТО) будет наделять доверенные удостоверяющие центры полномочиями по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей на основании заключаемых соглашений (п.8).

УЦ ТО и доверенные удостоверяющие центры образуют систему удостоверяющих центров таможенных органов Российской Федерации (далее - система УЦ) (п.9).

При организации информационного взаимодействия с информационной системой таможенных органов РФ применяется электронная подпись, сгенерированная с использованием сертификатов ключей подписей, выданных удостоверяющими центрами системы УЦ (п.10).

В документе установлен порядок создания и выдачи квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи (пп.13-23).

Мой комментарий: Порядок создания и выдачи квалифицированных сертификатов содержит положения, который у меня вызывают сомнения. Согласно нему уполномоченные удостоверяющие центры должны будут выдавать не только квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной, но и уже сгенерированные ключи электронной подписи. Такой подход на сегодняшний день – не лучший с точки зрения обеспечения информационной безопасности и неотказуемости электронных подписей.

20. Выдача удостоверяющим центром, входящим в систему УЦ ТО, ключевых носителей, содержащих квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи и ключи электронной подписи, уполномоченным представителям Заинтересованных лиц осуществляется на основании оригинала утвержденной Заявки.

21. При выдаче ключевых носителей, содержащих квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи и ключи электронной подписи, ставятся подписи в журнале учета ключевых носителей, выданных уполномоченным лицам (работникам) организаций в целях представления таможенным органам сведений в электронной форме.

22. После получения ключевого носителя владелец квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи либо его уполномоченный представитель должен убедиться в целостности упаковки ключевого носителя и сделать соответствующие отметки в Журнале. Получение и использование ключевого носителя при наличии признаков вскрытия конверта до его получения владельцем квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи недопустимо.

При выдаче ключевых носителей делается запись в журнале учета ключевых носителей, выданных уполномоченным лицам (работникам) организаций в целях представления таможенным органам сведений в электронной форме (п.21).

После получения ключевой носитель вручается в запечатанном конверте, и получающий его должен убедиться в целостности упаковки и сделать соответствующие отметки в журнале учета (п.22).

Документ вступает в силу по истечении 30 дней после дня официального опубликования.

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=124630

ARMA International: Главные проблемы, стоящие перед специалистами по управлению документами и информацией, часть I

2012-01-17T11:00:00.001+04:00

В настоящее время проходят очередные выборы высших руководителей международной ассоциации специалистов по управлению документами и информацией ARMA International. По традиции, все кандидаты ответили на ряд вопросов, один из которых, как мне кажется, будет особенно интересен для многих отечественным специалистам.

Вопрос формулирован следующим образом: «Назовите два, по Вашему мнению, наиболее существенных изменения в государственном управлении и деловой деятельности, которые в ближайшие три-пять лет повлияют на управление документами и информацией как профессию, и поясните, как ARMA могла бы отреагировать на эти изменения». На него претенденты на руководящие посты в ассоциации ответили следующим образом:

Джулия Колган (Julie J. Colgan), претендент на пост Президента ассоциации: На мой взгляд, изменения, которые я предвижу на ближайшие три-пять лет, произойдут в рамках нашей отрасли (или в ИТ либо где-нибудь ещё, если мы не будем или не сможем действовать), и будут связано с быстро развивающимися технологиями, с чреватой потрясениями политической, правовой и финансовой обстановкой и с «информационным потопом», который будет только увеличиваться в его разнообразии, объеме и скорости.

У специалистов по управлению документами и информацией сейчас возникла неотложная профессиональная необходимость выйти за рамки «просто» управления документами и информацией. Информационная среда, в рамках которой ведётся деловая деятельность и осуществляется государственное управление, настолько огромна, и разнообразие технологий и головокружительная скорость их эволюции и внедрения настолько поразительны, что наша точка зрения на информацию должна быть гораздо более целостной и всеобъемлющей. Назревает переход от «управления документами и информацией» (Records and Information Management) к более многоплановому и высокоуровневому «управлению информацией» (Information Governance).

Как государственные, так и частные организации отчаянно пытаются (и это будет лишь усиливаться) разобраться в своих информационных средах и системах; причем не только с целью исполнения существующих законодательно-нормативных требований, но и ради увеличения прибыли, максимизации инвестиций, для снижения рисков, инноваций, и в интересах ведения агрессивной конкурентной борьбы на своём рынке. Наши организации нуждаются в руководстве относительно того, как правильно защищать информацию, обеспечивать её безопасность, управлять ею, использовать и распространять.

На данный момент, ни одна из дисциплин не имеет достаточного для решения этой задачи стратегического и тактического опыта и знаний. Я считаю в этом плане профессию по управлению документами и информацией наиболее подходящей, актуальной и лучше всего готовой к тому, чтобы взять на себя решение этой задачи. Ассоциация ARMA International, во многом благодаря публикации и дальнейшему развитию «Общепринятых принципов делопроизводства» (Generally Accepted Recordkeeping Principals, GARP – см., например, http://rusrim.blogspot.com/2009/06/arma-international-garp.html - Н.Х.), может и должна проложить для специалистов по управлению документами путь, позволяющий им вырваться за рамки делопроизводства и перейти на более высокий, стратегический уровень управления информацией, - посредством образования и обучения, пропаганды, активного взаимодействия, сертификации и разработки продуктов.

Уильям Лефевр (William W. LeFevre), претендент на пост Президента ассоциации: Двумя основными изменениями в бизнесе и государственном управлении, которые повлияют на профессию управления документами и информацией в течение ближайших 3-5 лет, станут экспоненциальный рост объёмов собираемых данных, в сочетании с тем, как эти данные используются и делаются общедоступным продуктом.

Ассоциация ARMA уже проложила путь в сферу более высокоуровневого управления документированной информацией, разработав «Общепринятые принципы делопроизводства» (GARP). Ассоциация должна сейчас приложить усилия с целью повлиять на то, как и почему захватываются данные, какие правила и нормы влияют на использование и хранение данных, и, в конечном счете, на то, как деловые и государственные данные превращаются в общедоступные продукты.

Фред Пульцелло (Fred Pulzello), претендент на пост Президента ассоциации: Основной проблемой, стоящей сегодня перед профессией по управлению документами и информацией, является необходимость для специалистов-практиков стать более востребованными вне рамок традиционного профессионального сообщества. Последствия успехов и провалов в управлении информацией повысили видимость профессии. Все больше людей из организаций и служб, не имеющих непосредственного отношения к управлению документами и информацией, вовлекаются в эту деятельность.

Ассоциация ARMA занимает уникальное положение как авторитетный ресурс для практики и для специалистов по управлению документами и информацией, - однако она всё еще не получила должного признания за пределами делопроизводческого сообщества. Мы проводим большую работу по расширению того, что мы можем предложить юридическому и ИТ-сообществам, и должны делать больше для повышения осведомленности в этом плане высшего руководства организаций. Следует продолжить рассказывать об ARMA лицам, принимающим решения и формирующим политику, с тем, чтобы при возникновении проблем в сфере управления информацией, об ARMA вспоминали как об авторитетном центре компетенции.

Ещё одна проблема заключается в том, что, хотя ARMA имеет успешный опыт распространения передового опыта и предоставления качественных ресурсов, - но если лица, принимающие решения, об ARMA не знают, то где они будут искать решения? Они обратятся к ИТ, финансовым и юридическим подразделениям, но получают в итоге лишь половину того, что на самом деле необходимо для разработки всеобъемлющей программы управления документами и информацией.

Чтобы донести до организаций стлль необходимые им опыт и знания, ассоциации ARMA необходимо продолжать расширять сферу своего влияния за пределы традиционных делопроизводческих каналов. Задача ассоциации – добиться официального признания в качестве авторитетного центра компетенции в области управления документами и информацией и соответствующих наилучших практик, а членов ARMA – в качестве признанных экспертов в этой области.

(Продолжение следует, см. http://rusrim.blogspot.com/2012/01/arma-international-ii.html )

Источник: ARMA International

Арбитражная практика: Очередная попытка восстановить утраченные документы о выпуске акций наказана штрафом в 200 тысяч рублей

2012-01-17T00:05:00.010+04:00

Акционерное общество, при попытке восстановить утраченные документы о выпуске акций, было оштрафовано Федеральной службой по финансовым рынкам (ФСФР) на 200 тысяч рублей. Правомочность наказания оценивал Арбитражный суд города Москвы в июле 2011 года (дело № А40-63884/11).

Суть дела

В ноябре 2009 года ЗАО «Айгентум» заключило договор на обработку своих документов с физическим лицом. При проведении этой работы было выявлено отсутствие ряда документов: решения о выпуске акций при учреждении общества, отчета о выпуске акций и уведомления о регистрации выпуска акций и отчета. На основании заявления исполнителя, в январе 2010 года генеральным директором ЗАО был составлен акт об утере документов. Одновременно генеральным директором общества был издан приказ о принятии мер по восстановлению этих документов.

В апреле 2011 года ЗАО обратилось в федеральную службу с заявлением о предоставлении копий утраченных документов. В связи с выявлением факта неисполнения обществом обязанности по подлежащих обязательному хранению документов, предусмотренных законодательством об акционерных обществах и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, а также факта нарушения установленного порядка хранения таких документов, региональным отделением ФСФР России в Центральном федеральном округе было принято решение о привлечении общества к административной ответственности по ст. 13.25 КоАП РФ, с назначением наказания в виде штрафа в размере 200 тысяч рублей.

Данное постановление ЗАО оспорило в арбитражном суде.

Позиция Арбитражного суда города Москвы

Факт пропажи (утраты) указанных документов ЗАО не оспаривало. Факт нарушения обществом требований ст. 89 Федерального закона № 208-ФЗ, пунктов 3.4. и 2.1.4. Положения о порядке и сроках хранения документов, утвержденного Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс, был подтвержден доказательствами. На этом основании арбитражный суд пришел к выводу о наличии в действиях ЗАО состава административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена частью 1 статьи 13.25 КоАП РФ.

Суд отметил, что у ЗАО имелась возможность для соблюдения правил и норм действующего законодательства, за нарушение которых предусмотрена административная ответственность, и доказательства обратного в материалах дела отсутствуют. Данный факт, по мнению суда, свидетельствовал о вине общества в допущенном административном правонарушении. Доказательств, свидетельствующих о том, что общество приняло все зависящие от него меры по хранению документов, суду не было представлено.

Суд, подчеркнул, что действия, совершенные генеральным директором ЗАО «Айгентум»: составление акта при выявлении утраты документов, издание приказа по вопросу восстановления документов, обращение в РО ФСФР России в ЦФО с запросом о предоставлении копий утерянных документов - не свидетельствовали об отсутствии вины в действиях общества, поскольку факт утраты документов, подлежащих постоянному хранению был подтвержден материалами дела, и обществом не оспаривался.

Оценив данные обстоятельства и представленные в материалы дела доказательства, суд пришел к выводу о доказанности вины ЗАО в совершении вменяемого ему административного правонарушения. На этом основании в удовлетворении требований ЗАО было отказано полностью.

В сентябре 2011 года постановлением Девятого арбитражного апелляционного суда решение было оставлено без изменения. Федеральный арбитражный суд Московского округа также оставил в декабре 2011 года эти решение без изменения, а кассационную жалобу ЗАО без удовлетворения.

Источник: Официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://ras.arbitr.ru/

Является ли электронная цифровая подпись в PDF-файлах действительно защищённой?

2012-01-16T11:00:00.030+04:00

Данная заметка была опубликована на сайте L'Atelier - BNP Paribas Group 12 января 2012 года.

Подмена контента PDF-файла, при которой по-прежнему проверяется ЭЦП, возможна, если заранее провести определенные манипуляции с содержащимся в файле кодом.

Как в рамках электронной коммерции, так и электронного правительства широко используется подписание PDF-файлов электронными цифровыми подписями для подтверждения целостности документа и личности подписавшего его лица. Однако, как теперь выясняется, этот метод, по-видимому, не является непогрешимым. Дан-Сабин Попеску (Dan-Sabin Popescu), научный сотрудник Военно-технической академии в Бухаресте, Румыния, нашел способ модификации информационного контента подписанного с помощью ЭЦП PDF-файла, при использовании которого подпись продолжает успешно проверяться (см. его статью: Дан-Сабин Попеску «Сокрытие вредоносного контента в PDF-документах» (Hiding Malicious Content in PDF Documents), http://www.atelier.net/sites/default/files/articles/fraude_pdf.pdf или http://www.jmeds.eu/index.php/jmeds/article/view/Hiding-Malicious-Content-in-PDF-Documents - особенно в части технических подробностей, которые журналисты пересказали довольно «вольно» - Н.Х.).

По сути, румынский исследователь, зная структуру кода PDF-документа, с самого начала вставлял в неё скрытые элементы, которые трудно обнаружить. Процедура основана на методике, известной как «атака Дали» (Dali Attack). Злоумышленник может создать «двойной» (полиморфный) файл, содержащий как первоначальный контент PDF-файла, так и графический образ в файле формата TIFF, в котором, например, могут быть изменены денежная сумма или процент. Используя шестнадцатеричный редактор, злоумышленник может скопировать все первичное содержимое PDF-файла, поместив его в виде кода в графический образ. Затем все, что ему остается сделать, это скорректировать разметку PDF-файла, с тем, чтобы получившийся новый файл был совместим с программой Acrobat Reader.

Динамический файл, представление которого зависит от программного обеспечения, используемого для его открытия

Благодаря манипуляциям со структурой документа, возможно, таким образом, сформировать динамический контент, который будет по-разному отображаться в зависимости от способа открытия файла. При использовании Acrobat Reader, будет показываться первоначальная сумма денег, указанная в PDF-файле. Если же для открытия файла использовать программное обеспечение для работы с графическими изображениями, то отобразится «подправленная» сумма из TIFF-файла.

Таким образом, изменив расширение созданного полиморфного документа с TIFF на PDF, злоумышленник обеспечивает беспроблемное прочтение PDF-документа в Acrobat Reader; никаких синтаксических ошибок обнаружено не будет. Когда файл получит подписывающая сторона, она увидит обычный PDF-документ, и подпишет его с помощью программного приложения или смарт-карты. Файл с электронной подписью будет иметь расширение PDF.PKCS7. Злоумышленнику нужно будет сменить расширение на TIFF.PKCS7 и открыть файл в программе просмотра графических образов, чтобы отобразилась фальшивая сумма. Это метод работает, поскольку в процессе проверки ЭЦП не контролируется расширение файла.

Средства обнаружения сравнительно просты

ЭЦП успешно проверится, поскольку поток образующих файл битов не был изменен, и все элементы кода уже присутствовали в файле с самого начала. К счастью, полиморфные файлы такого типа можно обнаружить. Программа Acrobat Reader X Pro систематически переписывает открываемые документы, удаляя все предыдущие модификации. В этом случае сохранится только сумма, указанная в первоначальном PDF-файле. Исследователь создал также пакетную программу с помощью пакета ImageMagick, которая детектирует ситуации, когда PDF-документ содержит параметры TIFF-изображения - такие, как размеры или разрешение изображения. В этом случае программа, копирует документ в файл с расширением TIFF и открывает его при помощи браузера, раскрывая таким образом, попытку мошенничества.

Мой комментарий: Об «атаке Дали» известно уже несколько лет, и этот метод постоянно совершенствуется. В принципе, от данного способа мошенничества не очень сложно защищаться – при условии, однако, что нет слепой веры в то, что подписание документа электронной цифровой подписью гарантирует его целостность и аутентичность. Кроме того, важно, чтобы и право содержало положения, защищающее потенциальную жертву – так, в законодательстве ряда стран уже есть положения, что подписанный электронной цифровой подписью документ может быть признан ничтожным, если выяснится, что он содержит встроенный код или иной контент, способный изменить его визуальное представление.

Источник6 сайт L'Atelier - BNP Paribas Group
http://www.atelier.net/en/trends/articles/digital-signature-pdf-really-secure

Постановлением Правительства утверждены «Правила обеспечения перехода на межведомственное информационное взаимодействие в электронном виде при предоставлении государственных услуг»

2012-01-16T00:05:00.013+04:00

Постановлением Правительства от 28 декабря 2011 г. № 1184 утверждены «Правила обеспечения перехода федеральных органов исполнительной власти и органов государственных внебюджетных фондов на межведомственное информационное взаимодействие в электронном виде при предоставлении государственных услуг».

Правила устанавливают, какие нормативные документы для организации межведомственного электронного взаимодействия должны разработать его участники:

Получатели информации - Перечень оказываемых ими государственных услуг, требующих межведомственного взаимодействия, и поддерживают его в актуальном состоянии (п.2).
Получатели информации - Технологическая карта межведомственного взаимодействия (далее - технологическая карта) (для каждой государственной услуги), в которой определяется:

перечень документов (сведений), необходимых для оказания государственной услуги, которые находятся в распоряжении других федеральных органов исполнительной власти, органов государственных внебюджетных фондов, органов исполнительной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственной услуги (далее - обладатели информации) и перечень таких органов;
перечень межведомственных запросов и состав запрашиваемых в них сведений в отношении каждого обладателя информации.

Установлено, что при формировании межведомственного запроса используются идентификаторы, предусмотренные распоряжением Правительства РФ от 15 апреля 2011 года № 654-р «О базовых государственных информационных ресурсах», а также наименования документов (сведений) в соответствии с нормативными правовыми актами, регулирующими порядок подготовки и предоставления соответствующих документов (сведений) обладателями информации. Использование иных идентификаторов и наименований документов (сведений) не допускается.

Сроки и форматы предоставления сведений при осуществлении межведомственного взаимодействия определяются обладателем информации, за исключением органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (для них сроки и форматы устанавливаются ФОИВ). Сроки предоставления сведений определяются в пределах сроков, установленных законодательством Российской Федерации для направления ответов на межведомственный запрос в рамках межведомственного взаимодействия (п.4).

Обладатели информации и получатели информации осуществляют межведомственное взаимодействие с помощью единой системы межведомственного электронного взаимодействия (п.11).

В целях организации и осуществления межведомственного взаимодействия получатели информации и обладатели информации назначают следующих ответственных лиц (п.13):

заместитель руководителя, ответственный за организацию и обеспечение межведомственного взаимодействия;
сотрудники, ответственные за обеспечение межведомственного взаимодействия;
сотрудники, имеющие право на передачу межведомственных запросов и получение ответов на них.

Сведения об ответственных лицах подлежат опубликованию в единой системе межведомственного электронного взаимодействия. Требование о размещении сведений не применяется в случаях, если межведомственное взаимодействие осуществляется с использованием электронной подписи и обеспечена возможность идентификации сотрудников, выполнивших операции в рамках межведомственного взаимодействия (п.14).

Мой комментарий: Данные Правила, к сожалению, ничего не говорят о том, как же на самом деле переходить на межведомственное электронного взаимодействие, а лишь перечисляют, какие нормативные документы нужно разработать. Эти нормативные документы, конечно, нужны, но, помимо этого, стоило бы более конкретно сказать и о процедуре перехода…

Источник: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=111803;fld=134;dst=4294967295

Арбитражная практика: Как использовать Перечни?

2012-01-15T00:05:00.024+04:00

Это дело - одно из типичных. Очередным акционерам очередного акционерного общества не были предоставлены по их запросу интересующие их документы. Как водится при рассмотрении подобных споров, все участники процесса ссылались на Перечни 2000 и 2010 годов, причем апелляционный суд в своем решении подробно обосновал возможность применения Перечня 2010 года.

Арбитражный суд города Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассмотрел дело в мае 2011 года (дело № А56-70976/2010).

Суть дела

Ряд акционеров ОАО «Кировский завод», владеющие в совокупности более чем 25% обыкновенных именных акций, обратились в июне 2010 года в Общество с запросом о предоставлении им заверенных копий документов, в том числе приказов о проведении ежегодных и внеочередных инвентаризаций имущества и обязательств за 2005-2010 годы, со всеми изменениями, дополнениями и приложениями. Запрос был направлен почтой с описью вложения, а также посредством факсимильной связи.

Письмом ОАО «Кировский завод» было сообщено об удовлетворении требований о предоставлении положений об учетной политике и рабочих планов счетов бухгалтерского учета, а также приказов об их утверждении, - и эти документы действительно были предоставлены. В информации, подлежащей предоставлению лицам, имеющим право на участие в годовом общем собрании акционеров, было отказано. В отношении иных документов, указанных в запросе, было сообщено, что вопрос об их предоставлении будет решен дополнительно. Приказы о проведении ежегодных и внеочередных инвентаризаций так и не были предоставлены.

Предоставление акционерным обществом документов не в полном объеме послужило основанием для предъявления иска в арбитражный суд.

Позиция Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области

ОАО в отзыве возражало против удовлетворения исковых требований, ссылаясь на отсутствие у него обязанности по хранению и предоставлению истцам истребуемых теми документов.

По мнению суда, обязанность по предоставлению акционерам копий приказов о проведении инвентаризаций имущества и обязательств следует из норм Федерального закона «Об акционерных обществах», а также из «Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утвержденного Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс, и пункта 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

При рассмотрении дела суд принял во внимание и разъяснения, данные в пунктах 2, 4, 11, 16, Информационного письма Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 18.01.2011 № 144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ » и посчитал, что заявленные требования акционеров являются обоснованными и подлежат удовлетворению.

Суд обязал ОАО «Кировский завод» в течение семи дней с даты вступления решения в законную силу предоставить надлежащим образом заверенные копии приказов о проведении ежегодных и внеочередных инвентаризаций имущества и обязательств за 2005-2010 гг. со всеми изменениями, дополнениями и приложениями.

На решение суда ОАО «Кировский завод» подало апелляционную жалобу.

Позиция ОАО «Кировский завод»

В апелляционной жалобе ОАО «Кировский завод» пыталось доказать, что в действующих нормативных документах отсутствуют требования по сохранению документов, которые затребовали акционеры.

В перечне документов, предусмотренных пунктом 1 статьи 89 Федерального закона «Об акционерных обществах», отсутствуют документы, об обязании предоставить которые было заявлено требование. При этом названная норма содержит положение, согласно которому общество обязано хранить иные документы, предусмотренные правовыми актами Российской Федерации. На момент обращения акционеров с запросом к обществу действовал Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000), и в этом документе не поименованы приказы о проведении инвентаризаций имущества в качестве документа, подлежащего обязательному хранению в обществе.
Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (начало действия с 01.10.2010) также не содержит истребуемых истцами документов.
Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» также не содержит обязанностей обществ по составлению приказов о проведении ежегодных и внеочередных инвентаризаций имущества и обязательств, а иные документы по инвентаризации имущества, предусмотренные указанным приказом Минфина № 49, не были запрошены акционерами у общества, в связи с чем у последнего отсутствует обязанность по их представлению.

На этом основании, ОАО «Кировский завод» просил отменить решение суда первой инстанции и принять по делу новый судебный акт об отказе в удовлетворении требований истцов.

Позиция Тринадцатого арбитражного апелляционного суда

Суд апелляционной инстанции рассмотрел дело в октябре 2011 года.

Суд сослался на то, что ОАО «Кировский завод» не представило доказательств отсутствия у него спорных приказов, а также на то, что обязанность по проведению инвентаризации имущества и обязательств установлена ст.12 Федерального закона «О бухгалтерском учете».

Кроме того, «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49, определен порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации, а также оформления ее результатов.

Согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному Росархивом 06.10.2000
(действовавшему до 01.10.2010), и «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному приказом Минкультуры №558 от 25.08.2010 (действующему с 01.10.2010), приказы по организации по основной деятельности хранятся постоянно, а по административно-хозяйственной деятельности хранятся не менее пяти лет. Ссылки ответчика на судебную практику противоречат Информационному письму Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 №144. (как жаль, что в решении не приведены данные о том, на какую же судебную практику ссылалось акционерное общество! – Н.Х.)

Очень подробно суд остановился на вопросе применения при решении данного судебного спора Перечней 2000 и 2010 года. Это тем более интересно, что именно в этот момент развивалась известная эпопея с Перечнем 2010 года.

Пунктом 2.1.5 Постановления ФКЦБ РФ от 16.07.2003 №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» к документам Общества, подлежащим хранению, также отнесены внутренние документы общества, в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организацией с указанием сроков хранения», утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (Перечень 2000). Указанный нормативный акт Росархива действовал до 26.08.2010, то есть в период, за который истребованы спорные документы, равно как и на момент обращения акционеров к Обществу с требованием об их предоставлении. Перечень утратил силу на основании приказа Федерального архивного агентства от 26.08.2010 №63 в связи и изданием приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (Перечень 2010). Согласно пункту 6 Раздела 1 Перечня 2000, хранению подлежат приказы по основной деятельности – постоянно, приказы по административно-хозяйственным вопросам – в течение пяти лет.

Такие же сроки хранения в отношении приказов установлены и разделом 1 перечня, утвержденного приказом № 558. Следует отметить, что в решении Высшего арбитражного суда РФ от 06.09.2011 №7889/11 «Об отказе в удовлетворении заявления о признании частично недействующим Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 №558» действительно сделан вывод о том, что, поскольку приказ не опубликован в полном объеме (в публикации отсутствовал текст самого перечня), он не влечет правовых последствий. В то же время, после вынесения решения ВАС РФ от 06.09.2011, Перечень 2010 был повторно опубликован в полном объеме в «Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» от 19.09.2011 №38. При этом, по мнению суда, подлежат применению именно те нормативные акты, регулирующие порядок хранения документов, которые действовали в те периоды, за которые заявлено требование о предоставлении документов.

Суд также посчитал, что на необходимость применения Перечня 2000 и Перечня 2010 указано и в пункте 16 Информационного письма Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 18.01.2011 №144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ».

Исходя из изложенного выше, приказы о проведении очередных и внеплановых инвентаризаций за 2005 – 2010, как внутренние документы Общества, подлежали хранению им и предоставлению по запросу акционеров.

Принимая во внимание положения пункта 2.1 Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 №49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» о том, что количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, устанавливаются руководителем организации, который, как правило, выражает свою волю в форме приказов, такие документы должны иметься у Общества. На непроведение инвентаризаций в спорный период, либо о каком-либо ином принятом в ОАО «Кировский завод» порядке их назначения, ответчик не ссылается.

Суд также отметил, что даже отсутствие у акционерного общества документа, в отношении которого имеется обязанность по его хранению, само по себе не является основанием игнорировать запрос акционера о его предоставлении.

Апелляционный суд посчитал, что основания для отмены решения суда первой инстанции отсутствуют.

На этих основаниях Тринадцатый арбитражный апелляционный суд оставил решение Арбитражного суда города Санкт-Петербурга и Ленинградской области без изменения, а апелляционную жалобу ОАО «Кировский завод» без удовлетворения.

В кассационной инстанции дело не рассматривалось.

Мой комментарий: В данном случае, трудно согласиться с мнением суда о том, что Перечень 2010 года действует с 1 октября 2010 года. Поскольку Перечень был опубликован в «Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» от 19 сентября 2011 года, то, он вступил в силу только 29 сентября 2011 года.

Источник: Официальный сайт Высшего арбитражного суда
http://ras.arbitr.ru/