Сотрудничество между архивами в Евросоюзе

Сотрудничество между архивами государств-членов Евросоюза не является каким-то новым явлением. Оно зародилось в начале 1990-х годов после резолюции Совета Евросоюза  и первого доклада «Об архивах в странах Европейского союза», опубликованного Европейской Комиссией в 1994 году. Реакцией на этот доклад со стороны Совета министров стали «Выводы Совета», впоследствии почти десятилетие служившие важным катализатором развития сотрудничества между архивами в Европе. Одним из примеров такого сотрудничества и прямым следствием «Выводов Совета» стала организация больших конференций DLM-форума, проводимых раз в три года, первая из которых прошла в Брюсселе в 1996 году.

С тех пор это  сотрудничество расширилось и углубилось. Кооперация между архивами распространилась географически вследствие последовательных расширений Евросоюза. Число государств-членов, и, соответственно, число участвующих в программе национальных архивов, возросло с 12 в начале 1990-х годов до 27 в настоящее время. И хотя этот численный  рост способствовал увеличению возможностей и получаемой отдачи, но он же создает и проблемы.

Эти проблемы стали особенно очевидными в первые годы этого десятилетия, на пороге очередного этапа расширения и принятия десяти новых государств в члены Евросоюза. Поэтому в 2003 году Совет принял новую резолюцию, в которой содержался призыв провести оценку ситуации с государственными архивами в Евросоюзе, в особенности с учетом его расширения. Еврокомиссии было поручено представить доклад, в котором  бы рассматривались возможности для расширения координации и сотрудничества.

В соответствии с данной резолюцией, группа экспертов из архивов стран-членов ЕС подготовила подробный «Доклад о положении архивов в расширенном Европейском Союзе». В докладе содержится как анализ ситуации с архивами в странах Европейского Союза, так и предлагается ряд мер, направленных на расширение сотрудничества между архивами на европейском уровне. За эти последовало принятие «Рекомендаций Совета» от 14 ноября 2005 года по приоритетным мерам с целью расширения сотрудничества в области архивов в Европе.

Рекомендации Совета 2005 года ознаменовали новый этап в сотрудничестве между архивами. В них предлагалось создать «Европейскую архивную группу» (European Archives Group, EAG), что и было оперативно выполнено Европейской комиссией в начале 2006 года. В EAG входят эксперты, представляющие архивы стран-членов ЕС и учреждений ЕС. Страну, как правило, представляет руководитель национальной архивной службы или его заместитель.

EAG обеспечивает сотрудничество и координацию по общим вопросам, относящимся к архивному делу, о которых упоминалось в докладе о положении архивов. В частности, EAG занималась реализацией  пяти приоритетных мер в плане архивного сотрудничества, изложенных в рекомендациях Совета, достигнув следующих результатов:

• Обеспечение сохранности и предотвращение ущерба европейским архивам. Был достигнут значительный прогресс в региональном сотрудничестве между Чешской Республикой, Польшей и Германией, особенно в деле развития интернет-службы,  предоставляющей подробную информацию по предупреждению и ликвидации последствий стихийных бедствий. Конечная цель заключается в том, чтобы расширить эту базу данных и сделать её сетевым инструментом на европейском уровне. Это позволит архивам на всей территории ЕС быть готовыми на случай катастроф, и эффективно реагировать в случае их возникновения.
  
  
• Укрепление европейского междисциплинарного сотрудничества в области электронных документов и электронных архивов. В 2008 году Европейская комиссия опубликовала обновленную редакцию типовых требований к управлению электронными документами (MoReq2), которые должны стать стандартом для программного обеспечения по управлению документами, как в Европе, так и за ее пределами. За дальнейшее развитие MoReq2 несет ответственность DLM-форум, который регулярно отчитывается о своей работе перед EAG.
  
  
• Создание и поддержание интернет-портала, посвященному архивному наследию Евросоюза. Консорциум из 12 национальных архивов и Фонда европейской электронной библиотеки (European Digital Library Foundation) готовит интернет-портал для европейских архивов (см. http://www.apenet.eu/ ). Этот портал позволит получать в Европе архивную информацию, независимо от национальных, институциональных или отраслевых границ. Он будет связан с «библиотечным» порталом EUROPEANA (http://www.europeana.eu/portal/ ),  и будет способствовать реализации концепции единой многоязычной точки доступа к культурному и научному наследию Европы в электронном виде.
  
  
• Распространение передовой практики в сфере национального и европейского архивного законодательства. В сотрудничестве с Европейским отделением Международного Совета Архивов, идет создание Euronomos (http://www.euronomos.org/ ) - правовой базы данных для европейских архивов. Euronomos будет предоставлять доступ к архивному и взаимосвязанному с ним законодательству, а также к контекстуальной информации и интерпретациям. Проект хорошо стартовал, а его успех в будущем будет зависеть от продолжения сотрудничества со странами-членами ЕС, которые должны обеспечивать контент для этой базы.
  
  
• Меры по предотвращению хищений и по возвращению украденных документов. Была создана рабочая группа по мерам по предотвращению краж в архивах, во главе с Национальным Архивом Швеции (Riksarkivet). В июне 2007 года группа представила доклад, подготовленный на основе обследования около 200 европейских архивов, дающий представление о характере и масштабах этой проблемы. Затем группа разработала рекомендации по предотвращению краж, которые станут общим инструментом, используемым архивными учреждениями. В ноябре 2008 года главами Национальных Архивов 27 стран ЕС была принята Декларация о предотвращении краж в архивах и о борьбе с незаконной торговлей архивными материалами.

Летом 2008 года EAG утвердила промежуточный отчет о ходе работ, в котором не только перечислены достижения в реализации «Рекомендаций Совета» 2005 года, но и выявлен ряд проблем, которые предстоит решить в будущем. Эти проблемы главным образом связаны с меняющейся ролью государственных архивов в создании «электронного правительства», со взаимоотношениями между традиционным доступом к архивам и онлайн-доступом, с повторным использованием информации государственного сектора, с планами по укреплению сети архивных учреждений, и, наконец, с подготовкой нового поколения профессиональных специалистов по управлению архивов в европейском контексте.

Сотрудничество между архивами стран-членов ЕС продвинулся вперед со времени принятия «Рекомендаций Совета» в 2005 году. Как и в прошлом, такое сотрудничество представляет собой эволюционный процесс, основанный на общности интересов и амбиций, и на признании того, что сотрудничество может и должно быть взаимовыгодным. Основанное на этих принципах, сотрудничество между европейскими архивами было поразительно успешным в течение последних двух десятилетий. Для того, чтобы продолжить этот успех, национальные архивные службы стран-членов ЕС будут продолжать работать совместно, а Европейская Комиссия будет и дальше оказывать поддержку работе Европейской архивной группы.

Мнения, высказанные в данной заметке, отражают личную точку зрения автора, и не могут рассматриваться как официальная позиция Европейской Комиссии.

Джеф Шрам (Jef Schram),
сотрудник подразделения по управлению документами Генерального секретариата Европейской Комиссии

Источник: блог «Not Just Another Archive Blog»
http://archivists.wordpress.com/2009/03/31/cooperation-between-archives-in-the-eu/

Рассказ о конференции по «архивам 2.0»

Пояснение для тех, кто не следит за последними новинками в сфере технологий: приставка «2.0»  (впервые появившаяся в термине «веб 2.0» т.е. «интернет нового поколения, с новыми возможностями») означает применение современных технологий (порталов, форумов, вики-средств, блогов и т.д.), позволяющим активно взаимодействовать с пользователями и даже привлекать их к основной деятельности архивов – например, давая им возможность помещать комментарии и дополнения к выложенному в интернете научно-справочному аппарату архива. – Н.Х.

Конференция «Архивы 2.0: Изменение характера взаимодействия между пользователями и архивистами» стала кульминацией программы мероприятий, проведенных Центром по исследованиям в области социально-культурных перемен при университете г. Манчестера. Наш Archives Hub («Архивный портал» - национальный портал в Великобритании, являющейся единой точкой доступа к описаниям 23 тысяч фондов из 174 хранилищ – в основном, это архивы университетов и колледжей. См. http://www.archiveshub.ac.uk/  - Н.Х.)  с удовольствием принял участие в организации конференции; а я сама, несомненно, получила очень многое от посещения четырех семинаров, в работе которых я приняла участие, - и в целом от всей двухдневной конференции, которая собрала вместе архивистов, ученых и других специалистов в области управления информацией.

Первая сессия называлась «Камо грядеши, архивы 2.0?» (названная так, видимо, в честь архивистов былых времен!). Я не совсем уверена, что мы смогли ответить на амбициозно поставленный вопрос о том, в какую сторону развиваются «архивы 2.0», - разве что в общем плане:  что использование возможностей социальных сетей и вовлечение пользователей (в широком смысле) будут только набирать темпы.

Как мне кажется, докладчики, выступающие по сложным темам, часто склонны перечислять стоящие проблемы и вопросы, не обязательно добавляя что-либо ещё. Было опасение, что мы зациклимся на  обсуждении одних лишь проблем и препятствий (что тоже, конечно, важно), -  но на самом деле получилась хорошая смесь из описания сложившейся ситуации, более широкого философского осмысления вопроса и возможных последствий, а также рассказов о реальных проектах, которые уже дали определенные  плоды.

В своём докладе (слайды доступны на Slideshare по адресу http://www.slideshare.net/JaneStevenson/archives-20-the-archives-hub-and-aim25 ) я ссылалась на «Манифест архивов 2.0», опубликованный Кейт Теймер (Kate Theimer) некоторое время назад на блоге ArchivesNext. Никто из коллег принципиально не отвергал высказанные в этом манифесте идеи более открытого, включающего и коллективного подхода, но ощущалось, что степень их принятия  была различной. Само собой, были высказывания о том, что профессионализм и строгость стандартов по-прежнему уместны и необходимы, и поэтому трудно выработать какой-то сбалансированный подход. Были ссылки на вопросы контроля: на необходимость того, чтобы у профессионалов был определенный уровень контроля над архивом и соответствующими метаданными - увлекательная тема для дискуссий. Интересно, что мы не стали тратить много времени на определение того, что означает  термин «архив 2.0» (я, наверное, оказалась единственной, кто в какой-то степени попытался это сделать). В принципе, это, наверное,  хорошо, поскольку очень легко увязнуть в определениях, - но, возможно, существуют различия между теми, кто предпочел бы определить это явление более широко, исходя из идей  открытости и коллективной работы;  и теми, кто были в большей степени сосредотачивает внимание на нынешних популярных инструментах, которыми можно пользоваться, таких, как Flickr, Twitter, YouTube и т.д.

Майкл Кеннеди (Michael Kennedy), доклад которого был посвящён документам по ирландской внешней политике, особенно решительно отстаивал позицию, что для дипломатических архивов, подобных тому, за который он отвечает, целостность является ключевым качеством. Он с большой осторожностью отнёсся к идее использования подхода «архивов 2.0», который потенциально может дать пользователю возможность вмешиваться в текст. Сам он, похоже, считал, что это означает в определённой степени неприятие им такого подхода, - но мы не хотим скатываться к формальному толкованию того, что веб 2.0/архивы 2.0 означают для архивов и их научно-справочного аппарата; мы не должны разрешать пользователям модифицировать тексты только ради того, чтобы поставить лишнюю «галочку» в списке используемых нами возможностей.

В некоторых представленных на конференции проектах меня поразила их самодостаточность, то,  что они в основном функционировали в рамках своих собственного  «огороженного» пространства. Это напоминает мне аналогию с «огороженным садиком», которую  Эван Макинтош (Ewan McIntosh) развивал на этой неделе на конференции JISC (Joint Information Systems Committee – британский Объединённый комитет по информационным системам. Комитет управляет научно-исследовательскими и инновационными программами по вопросам использования ИКТ для создания и накопления знаний. Его деятельность в основном финансируется государством. См. http://www.jisc.ac.uk/ - Н.Х.). Мы по-прежнему склонны создавать собственную среду в собственном пространстве, и просить людей прийти к ней - прибыть в пункт назначения, который мы им предписали. Эван говорил о виртуальных средах обучения(VLE) – о том, что студенты вынуждены идти туда за учебными материалами, но, как правило,  зайдя туда,  они мгновенно возвращаются обратно, в свою более комфортную и привлекательную среду.

Для меня, идея «архивов 2.0» отчасти связана с нестандартным мышлением – не ограничивающимся, например, рамками веб-сайта проекта и рассматривающим вопросы распространения информации более широко. Это, конечно, непросто, поскольку мы тут же  возвращаемся  к  неприятному вопросу  о контроле (или отсутствием такового). Фактически, встает вопрос об отказе от  традиционных, знакомых и удобных методов и способов работы. Это означает экскурсы в другие пространства, в которых мы не обязательно «стоим у руля». Однако новый подход может дать и обширные плоды. Думаю, это наглядно продемонстрировал проект MLA (Museums, Libraries and Archives Council - Совет по музеям. Библиотекам и архивам. – Н.Х.) «Возвращаясь к архивным коллекциям», о котором рассказывал Йон Ньюман (Jon Newman). Я еще вернусь к этой теме в  другом сообщении, поскольку, как мне кажется, в этом докладе прозвучал ряд интересных мыслей, рассказать о которых в данной заметке просто нет места.

Дерек Ло (Derek Law,) из университета Стретклайда (Strathclyde) рассказывал о персмотре задач библиотеки. Может быть, он не сказал ничего такого, чего бы мы ещё не слышали,  но он достаточно убедительно донёс основную мысль о том, что библиотеки (и архивы??) просто не справляются с тем вызовом, который нам бросает мир интернета. Его слова напомнили мне  недавние программы «Горизонт» на Би-би-си, о том, как люди реагируют на стихийные бедствия. И хотя угроза библиотекам – совсем не такого масштаба, всё же Дерек нарисовал картину библиотекарей, упорно цепляющихся за старое перед лицом  происходящих вокруг быстрых перемен, которые неминуемо изменят сам характер библиотечного дела и то, чем является библиотека ... если, конечно, через 10-20 лет библиотеки вообще останутся. Хотя Дерек был очень убедителен, меня не оставляло ощущение,  что здесь и другая, более оптимистичная сторона медали. По-видимому, в Великобритании издается больше книг, чем в любой другой стране (извините, не могу найти ссылку, но я уверена, что слышала это из надёжного источника!). Таким образом, хотя обстановка меняется и библиотекам действительно придётся приспосабливаться, всё же «безбумажный» мир, который нам предрекали, вряд ли  настанет при нашей жизни.

Брайан Келли (Brian Kelly) из UKOLN (Центр компетенции по вопросам управления электронной информацией на базе университета г. Бат, финансируемый MLA и JISC – Н.Х.) говорил о рисках, связанных с внедрением технологий «веб 2.0» (презентация его доклада доступна на Slideshare по адресу http://www.slideshare.net/lisbk/a-risks-and-opportunities-framework-for-archives-20 ). Он подчеркнул, что риски есть всегда, и иногда стоит пойти на определенный уровень риска, с тем, чтобы получить желаемый полезный результат. Нам нужны те, кто готов первым внедрять и использовать новые технологии, и если мы выберем взвешенный подход, то сможем избежать разочарования, которое часто следует за неоправданно радужными ожиданиями. Брайан ссылался на концепцию, которая может быть  использована для оценки и управления рисками. Такой подход представляется разумным, - хотя, если вспомнить,  мы начали вести блог Archives Hub,  создали Netvibes и iGoogle-«виджеты», и научились «щебетать» на Twitter-е без какого-либо анализа целей, выгод, рисков и издержек. Может быть, нам стоило тогда это сделать,  - но мне приятно думать, в нас есть восхитительное чувство любви к  приключениям, а также настрой, что если что-то требует сравнительно небольшого времени и усилий, то, может быть, стоит попробовать, и посмотреть, что из этого выйдет.

Джейн Стивенсон (Jane Stevenson)

Источник: Archives Hub Blog
http://www.archiveshub.ac.uk/blog/2009/03/archives-20-conference-report.html

DLM-форум: Опубликована программа встречи в Праге

Опубликован проект очередной встречи участников DLM-форума 21-22 апреля 2009 года. Согласно регламенту,  встреча пройдет в стране, президентствующей в Евросоюзе – на этот раз в столице Чехии Праге.

Заседание 21 апреля откроется приветственным словом представителей правительства и архивной службы Чехии. Затем выступят:

• Ласло Хайнал (László Hajnal), руководитель проекта в чешском министерстве внутренних дел, - «На пути к новой парадигме официального обмена информацией»
  
  
• Д-р Бертольд Конрат (Berthold Konrath) из Национальных Архивов Австрии – «Обеспечение долговременной сохранности электронным материалом на основе партнерства организаций государственного и частного сектора»
  
  
• Мирослав Чейка (Miroslav) Cejka и Ян Кокес (Jan Kokes) из чешской компании GORDIC – «Теория и практика систем управления документами и информацией – теоретические основы и опыт»
  
  
• Михал Ваннер (Michal Wanner) из министерства внутренних дел Чехии – «Чешский опыт внедрения стандарта MoReq2»
  
  
• Золтан Сатучек (Zoltan Szatucsek) из Национальных Архивов Венгрии – «Проект Электронного архива в Венгрии»
  
  
• Сюзана Родригес Роман (Susana Rodríguez Román) из Государственного архива Испании – «Балмис (Balmis)»

На заседании 22 апреля выступят:

• Мартин Валдрон (Martin Waldron), компания Inform-Consult – «Совет по управлению MoReq2 – Кто мы? В чём заключается наша миссия? Что мы уже сделали? Каковы наши планы? Какие проблемы стоят перед нами, - и чем вы можете помочь»
  
  
• Марк Фреско (Marc Fresko), компания Inforesight Limited – «Новости MoReq2 –“год существования MoReq2”»
  
  
• Жан-Франсуа Муффле (Jean-François Moufflet), Дирекция архивов Франции – «Опыт Франции по подготовке национальной нулевой главы для MoReq2»
  
  
• Йон Гард (Jon Garde) из Objective Corporation – «Главное в MoReq2»
  
  
• Рори Стаунтон (Rory Staunton) из компании Strategy Partners – «Распространение слова о MoReq2 – Ознакомление с MoReq2 и деятельностью DLM-форума более широкой аудитории, которая в нас нуждается»
  
  
• Даниэль Дрезднер (Daniel Dresdner) из Национального вычислительного центра – «Информационная безопасность»
  
  
• Малькольм Тодд (Malcolm Todd), Национальные Архивы Великобритании – «Долговременная сохранность электронных материалов»
  
  
• Ханс-Фредрик Берг (Hans Fredrik Berg), Национальные Архивы Норвегии – «Пересмотренная модель передачи документов на постоянное хранение из систем, построенных на основе норвежского стандарта требований к системам управления электронными документами NOARK – Основные сведения, и выгоды с точки зрения хранилища электронных документов»

Коме того, запланировано проведение «круглого стола» по MoReq2 с участием Йона Гарда, Мартина Валдрона и Марка Фреско.

Источник: форум «DLM-форум и MoReq2»
http://dlmforum.typepad.com/dlm/2009/03/the-programme-for-prague-is-now-available.html

США: Федеральные документы и информация должны раскрываться, если от этого не ожидается существенного ущерба

Администрация Обамы дала указания федеральным агентствам раскрывать их документы и информацию, в соответствии с законом о свободе доступа к государственной информации (Freedom of Information Act, FOIA), если подобное раскрытие не может повлечь за собой существенный ущерб.

Генеральный прокурор Эрик Холдер (Eric Holder) выпустил новое руководство, облегающее в плоть отданный президентом Обамой 21 января 2009 года приказ шире раскрывать публике, согласно закону FOIA, государственную информацию в  случаях, когда подобное раскрытие прямо не запрещено другими законами. Ожидается, что такой подход поощрит агентства к раскрытию больших объёмов информации в ситуациях, когда законодательство оставляет решение о раскрытии на усмотрение агентств. Таким образом, усиливается распоряжение Обамы о «презумпции раскрытия».

Этот новый подход является возвратом к практике времен администрации Клинтона, которую отменила более ограничительная политика, проводившаяся администрацией Дж.Буша.

Майкл Сниффен (Michael J Sniffen),
"Ассошиэйтед Пресс"

Мой комментарий: С первого января 2010 года аналогичный закон вступит в силу в Российской Федерации

Источник: Google
http://www.google.com/hostednews/ap/article/ALeqM5gRxkXgVSW3KF4M0vDNKQIonyXsAAD97195KG0

Опубликован современный отечественный стандарт по использованию метаданных в управлении документами

ГОСТ Р ИСО 23081 дает ответ на вопросы – что такое метаданные? как их использовать для управления документами согласно требованиям ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007?

На сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии выложен текст нового стандарта ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы», см.
http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=1&year=2007&search=23081&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=166090&pageK=8932BCF7-BAF0-4BA4-A104-93C612D43988

Стандарт подготовлен Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела «ВНИИДАД» на основе аутентичного перевода международного стандарта ISO 23081-1:2006 «Information and documentation – Records management processes – Metadata for records – Part 1. Principles»

Стандарт устанавливает основы для создания, управления и использования метаданных об управлении документами, а также объясняет принципы, лежащие в основе управления ими.

Стандарт является руководством к пониманию и применению метаданных в рамках ИСО 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление документами. Общие положения». В нём подчеркивается значение метаданных об управлении документами в деловых процессах, и описываются различные роли и типы метаданных, которые поддерживают деловые процессы и процессы управления документами. В документе также устанавливается структура управления этими метаданными.

Стандарт вводится в действие  с 01 июля 2009 года.

Источник: сайт Федерального агентства по техническому регулированию
http://protect.gost.ru/document.aspx?control=7&baseC=6&page=0&month=1&year=2007&search=23081&id=173987

Национальные Архивы США выпустили руководство по особенностям управления документами при использовании средств «веб 2.0»

Документ, озаглавленный «Влияние новых веб-технологий на рекомендуемые Национальными Архивами США методы управления веб-документами» (Implications of Recent Web Technologies for NARA Web Guidance) доступен по адресу http://www.archives.gov:80/records-mgmt/initiatives/web-tech.html .

В документе рассматриваются некоторые виды программных приложений, характерные для обновляющегося Интернета (порталы, RSS-ленты новостей, блоги, вики-приложения), и их влияние на практику управления документами.

В первые годы своего существования интернет рассматривался в основном как среда, в которой можно было размещать статические (неизменяемые) документы и которая обеспечивала к ним доступ. В последнее время  интернет уже стал рассматриваться как инструмент, способствующий  взаимодействию через географические и институциональные границы.

В новом документе рассматриваются четыре вида программных приложений, которые создают контент, который, скорее всего, будет существовать только в Интернете. Государственные агентства должны продолжать управлять созданным с помощью этих приложений контентом в соответствие с изданными Национальными Архивами руководствами по управлению документами, включая «Политику управления веб-документами и их передачи на постоянное хранение».

Документ содержит анализ таких понятий, как «портал» (в частности, рассматривается вопрос о том, в чем отличие портала от сайта), «RSS-лента». «блог», «вики». Далее говорится о том, как особенности нового «веба 2.0», - такие, как интерактивность, коллективная работа над контентом, сведение в одну точку контента из различных источников, поэтапная разработка контента с сохранением промежуточных версий, и репликация контента, - сказываются на деятельности служб документационного обеспечения, которые обязаны (согласно законодательству США) управлять веб-контентом как одним из видов государственных документов.

В документе уточняются существующие рекомендации по управлению веб-документами, в том числе порядок передачи образованных при использовании средств «веб 2.0» документов на постоянное хранение в Национальные Архивы.

Источник: сайт Национальных Архивов США
http://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/web-tech.html

Президент США утвердил бюджет Национальных Архивов на текущий год в размере полумиллиарда долларов

В отличие от России, Соединенные Штаты считают нужным укреплять национальную архивную службу и увеличивать её финансирование – даже несмотря на кризис
В соответствии с законопроектом, принятым Конгрессом США и подписанным 11 марта 2009 года президентом Бараком Обамой, Национальные Архивы США (National Archives and Records Administration, NARA)  на текущий финансовый год 460 миллионов долларов. Это примерно на 48 млн. (12%) больше, чем было выделено в прошлом году.

«Мы чрезвычайно довольны получению дополнительных средств, которые позволят нам профинансировать наши основные программы, ввести в эксплуатацию новую президентскую библиотеку Джорджа Буша, а также повысят наши возможности в плане обработки президентских документов за счет приёма на работу 15 новых архивистов, и позволят взять в штат управления генерального инспектора следователя по уголовным делам», сказала Адриен Томас (Adrienne C. Thomas), исполняющая обязанности Архивиста (руководителя архивной службы) Соединенных Штатов.

 «Мы также сможем продолжить создание «Архива электронных документов» (программа Electronic Records Archives, ERA). Дополнительные средства будут использованы для того, чтобы начать разработку программного обеспечения для обеспечения публичного доступа к системе ERA и для поддержки базовых функциональных возможностей по обеспечению долговременной сохранности электронных документов», отметила она. «При условии неизменной поддержки программы ERA Администрацией, всего лишь несколько лет отделяет нас от момента открытия публичного доступа к этой системе».

На расходы, связанные с оперативной деятельностью Национальных Архивов, выделено более 330 млн., что больше прошлогоднего уровня в 315 миллионов. Эти деньги расходуются на оплату аренды, энергии, на обеспечение безопасность и на оплату персонала объектов NARA на 44 «площадках», расположенных по всей стране.

В бюджет заложено продолжение финансирования услуг новых архивистов, принятых на работу в течение 2008 финансового года, в том числе 875 тыс. долларов выделено для дальнейшего увеличения численности штатных архивистов. Агентству предписано в течение 30 дней подготовить доклад Конгрессу о конкретных мерах, принимаемых для восстановления численности персонала архивов до уровня, существовавшего до 2002 года.

Кроме того, 1 млн. долларов выделен для нового Управления государственных информационных служб, которое была создано в 2007 году в соответствии с поправкой, внесенной в закон о свободе доступа к государственной информации (Freedom of Information Act, FOIA). Задача управления заключается в том, чтобы совершенствовать исполнение требований закона, контролировать его соблюдение федеральными агентствами, а также обеспечивать, чтобы  государственные документы оставались открытыми и доступными для общественности.

Администрация Обамы выделила 650 тыс. долларов на завершение экспертизы документов правительства США, документирующих деятельность нацистов и японского императорского правительства. Эти средства будут расходоваться в течение двух лет для того, чтобы Национальные Архивы смогли подготовить отчет, дополняющий отчет агентства по этому вопросу, выпущенный в 2007 году.

Для дальнейшего развития системы ERA, Конгресс ассигновал около 67 млн. долл., - увеличение по сравнению с 58 млн. в прошлом году. Система ERA была официально «запущена» в прошлом году, а в этом году система приняла на хранение электронных документы Административного управления (Executive Office) администрации Дж.Буша.

В бюджете также содержатся указания Национальным Архивам  представлять Конгрессу и контрольно-счетной палате (Government Accountability Office) ежеквартальные отчеты о ходе программы ERA, и предупреждать их о любые потенциальных задержках, перерасходе средств и других проблемах, связанные с развитием системы ERA.

Конгресс также предоставил более 6 млн. долларов для оперативной работы Президентской библиотеки Джорджа Буша в Далласе. В настоящее время библиотека временно располагается  в Люисвилле, штат Техас, - до тех пор, пока не будет построено постоянное помещение библиотеки на территории Южного методистского университета (Southern Methodist University).

Конгресс ассигновал более 50 млн. долл. на ремонт и реставрацию объектов NARA. Сюда включены 22 млн. на завершения работ по реконструкции и расширению президентской библиотеки Кеннеди в Бостоне, штат Массачусетс, и 17,5 млн. долл. на первый этап реконструкции и расширения библиотеки Рузвельта в Гайд-парке, штат Нью-Йорк.

Национальная комиссия по историческим публикации и документам (National Historical Publications and Records Commission (NHPRC) получит на текущий финансовый год более 11,2 млн. долл., из которых 2 млн. долл. будут использованы на оперативные расходы. В прошлом году Конгресс выделил NHPRC  9,5 млн. долл., в т.ч. 2 млн. на оперативные расходы. Этот новый уровень финансирования позволит NHPRC продолжить свою работу по проектам «Отцы-основатели» (Founding Fathers), публиковать исторические документы, а также выдавать гранты на обеспечение сохранности, доступа и на оцифровку архивов.

Источник: сайт ARMA International
http://www.arma.org:80/news/policybrief/index.cfm?BriefID=3427

В области архивного дела у Росархива появился помощник

Теперь вопросами архивного дела (пусть и в ограниченной области) будет также заниматься Министерство финансов Российской Федерации.

Постановлением Правительства РФ от 10 марта 2009 г. № 212 «О внесении изменений в положение о Министерстве финансов Российской Федерации», в Положение о Министерстве финансов внесен следующий пункт:  «[5.2... Министерство принимает следующие нормативные правовые акты:] 5.2.3.5. порядок и сроки хранения регистрирующим органом содержащихся в Едином государственном реестре юридических лиц и Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей документов, а также порядок их передачи на постоянное хранение в государственные архивы».

Когда-нибудь документы реестров (в том числе электронные) нужно будет сдавать в государственные архивы, - и будет интересно посмотреть, как Росархив и Минфин будут согласовывать свои позиции. Любопытно также, не захотят ли и другие министерства последовать примеру Минфина?

AKH

Текст постановления: Консультант+
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=85709

Конференция секции Международного Совета Архивов по архивам университетов и научно-исследовательских организаций пройдет в сентябре 2009 года

Ежегодная конференция секции Международного Совета Архивов по архивам университетов и научно-исследовательских организаций (Section on University and Research Institution Archives, SUV) пройдет 8-11 сентября 2009 года в Бразилии, в г. Рио-де-Жанейро.

Тема конференции: "Природа университетских архивов и архивов научно-исследовательских организаций: Международная перспектива" (The Nature of University and Research Institution Archives: An International Perspective).

Организаторы предлагают желающим подавать заявки на доклады (см. http://www.dundee.ac.uk/archives/SUV2009/cfp-eng.htm ). Намечено четыре основные темы:

• Выбор стратегий отбора материалов и управления коллекциями,
  
  
• Воздействие внешних факторов на управление документацией и на формирование архивных коллекций,
  
  
• Взаимосвязь архивного дела и управления документами,
  
  
• Оказывает ли архивная практика влияние на электронные хранилища?

Предварительная программа конференции доступна по адресу: http://www.dundee.ac.uk/archives/SUV2009/programme-eng.htm

Источник: сайт конференции
http://www.dundee.ac.uk/archives/SUV2009/welcome-eng.htm

Австралийский архивист похвалил практику стран Тихоокеанского региона

Член высшего руководства австралийских Национальных Архивов отметил, что правительство его страны могло бы улучшить систему делопроизводства и архивного дела, приняв на вооружение методы, используемые в странах Тихоокеанского региона.

Директор Национальных Архивов Австралии по вопросам общенациональной координации и стратегических связей Адриан Каннингем (Adrian Cunningham) принял участие в архивном семинаре, в рамках которого идет разработка предназначенного для стран Тихоокеанского региона набора инструментов для управления государственными документами.

Господин Каннингэм выразил надежду, что его правительство рассмотрит вопрос о принятии более прямолинейной стратегии управления документами, типа той, что используют Соломоновы острова, - что, в свою очередь, позволит сократить расходы.

По его словам. «У нас есть тенденция переусложнять, до такой степени, что всё увязает в слишком многочисленных процессах и в избыточных сложностях. Мы видели, что наши коллеги могут весьма эффективно решать сложные проблемы, поскольку им работать при мизерном финансировании. Они не обещают совершенных решений, поскольку это нереально, но они собираются обеспечить поддержание неких минимальных стандартов».

Источник: Radio New Zealand International
http://www.rnzi.com/pages/news.php?op=read&id=45304

В апреле 2010 года в Женеве пройдет 8-я Европейская конференция по вопросам "электронного" архивного дела

Очередная Европейская конференция по архивному делу была переименована в «8-ю Европейскую конференцию по вопросам электронного архивного дела».

По приглашению Научного комитета конференции, группа молодых архивистов уже начала готовить интересную программу для этого важной встречи членов архивного сообщества, которая пройдет в Женеве в 2010 году.

Предварительно конференция планируется на 28-30 апреля 2010 года.

Источник: Сайт Международного Совета Архивов
http://www.ica.org/en/2010/04/28/8th-european-conference-digital-archiving-geneva-2010

Канада: Прошёл международный симпозиум на тему о профессиональной самобытности архивистов в «электронном» мире

11-13 февраля 2009 года в г. Ванкувере, в университете канадской провинции Британская Колумбия (University of British Columbia, UBC) прошёл международный симпозиум на тему «Наша профессиональная самобытность в мире, который становится электронным» (University of British Columbia)

Для участия в этом трехдневном мероприятии собрались специалисты Национальной архивно-библиотечной службы Канады (Library and Archives Canada), Национальных Архивов США (National Archives and Records Administration), Национальных Архивов Великобритании и  голландского Института архивного дела и архивного образования (Archiefschool) – чтобы обсудить роль архивистов, документоведов и специалистов в области управления информацией в современную эпоху.

Кен Тибодё (Ken Thibodeau, NARA) выступает перед студентами университета UBC

Слева направо: Вики Лемьё (Vicki Lemieux), Ричард Браун (Richard Brown), Женевьев Аллард (Genevieve Allard), Жан-Стефан Пише (Jean-Stephen Piche) и Лючиана Дюранти (Luciana Duranti)

Первые два дня были отведены для докладов на коллоквиумах и на дискуссии со студентами и преподавателями Университета Британской Колумбии. Затем в течение целого дня проходил симпозиум, в котором могли принять участие студенты и преподаватели университета, и представители всех «информационных» профессий. Симпозиум привлек специалистов в области управления информацией из Британской Колумбии, Альберты, Юкона и штата Вашингтон. Все мероприятие было организовано и проведено студенческим отделением UBC Ассоциации канадских архивистов.

Доклады и презентации (на английском языке) доступны по адресам: http://www.interpares.org/ip3/sponsored/event(aca-20090211).cfm или http://www.slais.ubc.ca/PEOPLE/students/student-groups/aca/symposium.php

В симпозиуме приняли участие такие специалисты мирового класса, как Лючиана Дюранти (Luciana Duranti), руководитель многолетнего международного проекта по обеспечению долговременной сохранности электронных материалов; Кен Тибодё (Ken Thibodeau), руководитель масштабного проекта «ERA» Национальных Архивов США по созданию электронных архивов; Джейсон Бэрон (Jason R. Baron), руководитель юридической службы Национальных Архивов США; и ряд других.

Из выложенных на сайте материалов, наверное, наибольший интерес представляет доклад Кена Тибодё на тему «Выживание документов (и управления документами как профессии) в 21-м веке» (The Survival of Records (and Records Management) in the Twenty-First Century), в котором руководитель проекта создания государственных электронных архивов США, помимо прочего, обсуждает вопрос о том, что из себя представляют электронные документы, и чем они принципиально отличаются от традиционных бумажных документов – особенно в сложных случаях, когда, скажем, документы «собираются» из информации, содержащейся в различных полях базы данных.

Прямая ссылка на доклад Тибодё: http://www.interpares.org/ip3/display_file.cfm?doc=UBC_Symposium_13Feb2009_Thibodeau--The_Survival_of_Records.pdf

Источник: Сайт проекта InterPARES (UBC)
http://www.interpares.org/ip3/sponsored/event(aca-20090211).cfm

Великобритания: «Белая книга» о миграции документов

Директор компании Inforesight Марк Фреско (Marc Fresko) 26 февраля 2009 года на сайте ассоциации Intellect, представляющей интересы британских компаний, работающих в сфере передовых технологий, опубликовал новую «Белую книгу» по вопросам миграции документов. Марк является основным автором этой публикации, которая была подготовлена при участии группы ассоциации Intellect по вопросам управления документами и информацией (вице-председателем которой он является). Это самая свежая из серии публикаций по вопросам управления документами и информацией, опубликованных группой за последние два года.

В документе под названием «Миграция: скрытые опасности, которые нас поджидают», описаны все виды миграции документов, в том числе сканирование бумажных документов и преобразование существующих электронных документов в новые форматы и / или перенос в новые системы. В нем рассказано о многих ловушках, встречающихся при выполнении миграции документов, и даны конструктивные советы по поводу того,  как избежать этих опасностей.

«Существует потребность в руководстве по этим вопросам», отметил Марк, «поскольку задача миграции чаще всего недооценивается в программах управление документами. Риски при выполнении миграции высоки. На практике плохо спланированная миграция может нарушить повседневную деловую деятельность, может привести к утрате важных документов, и может даже привести к неудаче целых проектов. Данная «Белая книга» должна будет внести позитивный вклад в обеспечение успеха будущих проектов.

Сравнительно небольшой документ объёмом 14 страниц рассматривает следующие вопросы:   

• Почему миграция имеет важное значение,
  
  
• Виды миграции,
  
  
• Решения, принимаемые при выполнении миграции,
  
  
• Как спланировать миграцию,
  
  
• Кто осуществляет миграцию?
  
  
• Что надо сделать.

Напомним, что Марк Фреско – ведущий разработчик широко известных европейских требований к системам управления электронными документами MoReq / MoReq2.

Копии «белой книги» можно бесплатно скачать по запросу с сайта  компании
Inforesight (http://inforesight.co.uk/contactus/reqinf ) или с сайта Intellect (http://www.intellectuk.org/ ). 

Источник: Inforesight
http://inforesight.co.uk/news